Ihr Tag hat 24 Stunden. Einen großen Teil dieses Tages verbringen Sie am Arbeitsplatz bzw. im Personalratsbüro. Damit Sie als Personalratsvorsitzender Ihre Zeit bestmöglich einteilen und es nicht zu Überstunden kommt, können Sie bewährte Zeitmanagementtricks in Ihren Tagesablauf einbauen. Denn: Zeitmanagement hilft, die Zeit effizient zu nutzen.
Checkliste: Wie sieht Ihr Zeitmanagement aus?
- 1. Planen Sie im Voraus Der größte Fehler, den Sie machen können, ist, in den Tag hinein zu leben. Verlieren Sie morgens keine Zeit, indem Sie ohne Fokus von einer zur anderen Aufgabe wechseln! Je nach Zeitplan und kapazitäten können Sie diese Alternativen nutzen: Nehmen Sie sich abends 15 Minuten Zeit, um den Folgetag zu planen. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf und ordnen Sie Ihre Unterlagen in der Reihenfolge, in der Sie sie am nächsten Tag bearbeiten wollen.
- 2. Sagen Sie Nein Ob es um eine freundliche Anfrage oder eine genervte Bitte um Hilfestellung geht – Sie sind kein 24StundenDienstleister. Sie sind der Vorsitzende des Personalrats. Ihre Position bringt nicht mit sich, überall mitwirken und aushelfen zu müssen. Verdeutlichen Sie das Ihren Kolleginnen und Kollegen im Gremium und richten Sie sich ggf. Zeiträume ein, in denen Sie nur in Notfällen gestört werden wollen.
- 3. Führen Sie sich Ihre Ziele vor Augen Kontrollieren Sie bei jeder umfangreichen Aufgabe, inwiefern diese dazu beiträgt, Ihre Ziele zu erreichen. Verschwenden Sie Ihre Zeit nicht mit Aufgaben, die in keiner Verbindung zu Ihrem Erfolg als Vorsitzender des Personalrats stehen.
- 4. Delegieren Sie Erfolg hängt auch davon ab, wie gut Sie delegieren können. Ihre Aufgabe ist auch die langfristige Positionierung Ihres Personalrats. Tagesaufgaben müssen und können auch Ihre Kolleginnen und Kollegen aus dem Gremium bewältigen. Führen Sie sich vor Augen, welche Aufgaben und Entscheidungen nur Sie treffen können. Sind das schon genug für eine Person? Dann geben Sie den Rest an Ihre Mitstreiter ab.
- 5. Seien Sie realistisch Wenn Sie jeden Tag aufs Neue bemerken, dass Ihre TodoListe statt kürzer immer länger wird, sollten Sie sich eingestehen, dass Sie sich überschätzt haben. Legen Sie sich deshalb einen Wochenplan an. So können Sie für jeden Tag einen realistischen Zeitraum bestimmen, in dem Sie eine Aufgabe der TodoListe ohne Störungen und Unterbrechungen abwickeln können.
- 6. Keine Chance für Ablenkungen Legen Sie sich als Vorbereitung auf die nächste Aufgabe, die Sie abhaken wollen, alle nötigen Unterlagen zurecht. Notieren Sie sich dazu alle nötigen Schritte zur Bewältigung und ordnen Sie die Informationen dementsprechend. Falls Sie skeptisch sind, stellen Sie einfach den Vergleich der Dauer an: ● Aufgabenbewältigung inklusive Vorbereitung der Arbeitsschritte versus ● Unterlagen zusammensuchen, EMail an Geschäftspartner beginnen, Kollegen nach EMailAdresse fragen und bei der Gelegenheit sich schnell noch nach der schwangeren Ehefrau erkundigen, das hatten Sie ja schließlich schon den ganzen Tag vor … Sehen Sie, was gemeint ist?
Zeitmanagement
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