Ein Einfallstor für Verstöße gegen den Datenschutz sind auch immer die Personalfragebögen. Als Personalrat bestimmen Sie bei der Einführung der Personalfragebögen nach § 75 Abs. 3 Nr. 8 Bundespersonalvertretungsgesetz mit. Nutzen Sie dieses Mitbestimmungsrecht und vereinbaren Sie mit Ihrer Dienststellenleitung eine Dienstvereinbarung zur Einführung von Personalfragebögen, in der Sie genau festlegen, was abgefragt werden darf und was nicht.
Dienstvereinbarung zur Einführung eines Personalfragebogens
Zwischen der Dienststellenleitung und dem Personalrat wird die folgende Dienstvereinbarung zur Einführung eines Personalfragebogens abgeschlossen:
§ 1 Persönlicher Geltungsbereich
Der Personalfragebogen ist grundsätzlich von externen Bewerbern auszufüllen, die sich auf ausgeschriebene Stellen bewerben. Interne Bewerber füllen die Personalfragebögen aus, wenn sie sich um eine andere Stelle innerhalb der Dienststelle bewerben und noch kein ausgefüllter Fragebogen für sie vorliegt.
Ein bereits in der Dienststelle tätiger Beschäftigter, für den ein ausgefüllter Personalfragebogen noch nicht existiert, kann die Ausfüllung eines Personalfragebogens beantragen.
§ 2 Sachlicher Geltungsbereich
Personalrat und Dienststellenleitung regeln mit dieser Dienstvereinbarung den Inhalt und die Gestaltung des Personalfragebogens. Möchte die Dienststellenleitung den Personalfragebogen ändern, ist dies nur mit vorheriger Zustimmung des Personalrats möglich. Dies gilt auch und im Besonderen dann, wenn für bestimmte spezielle dienstliche Verwendungen oder Aufgaben über den Inhalt des Fragebogens hinausgehende zusätzliche Fragen gestellt werden sollen.
§ 3 Inhalt und Gestaltung des Fragebogens
Im Fragebogen sind in Tabellenform Fragen zu folgenden Bereichen aufgeführt:
- persönliche Angaben (Name, Alter, Familienstand, Adresse, Telefonnummer, Staatsangehörigkeit; bei Minderjährigen sind diese Angaben auch über den Erziehungsberechtigten zu machen)
- Sozialversicherung (Mitgliedschaft in Kranken- und Rentenversicherung)
- Ausbildung (schulische und berufliche Abschlüsse)
- beruflicher Werdegang (bisherige berufliche Tätigkeiten unter Angabe früherer Arbeitgeber oder Dienstherren)
- Gesundheitszustand (soweit für konkrete Stelle relevant)
- Sonstiges (Angaben zu Vorstrafen, Lohn- oder Gehaltspfändungen – soweit für konkrete Stelle relevant)
Der Bewerber hat die Richtigkeit seiner Angaben zu versichern. Dies geschieht auf einem abgesetzten und drucktechnisch besonders hervorgehobenen Abschnitt des Fragebogens. Hierzu sind die möglichen Konsequenzen falscher Angaben (beispielsweise die Anfechtung des Arbeitsvertrags, evtl. strafrechtliche Folgen) anzugeben.
Über die Gestaltung des Fragebogens und die Formulierung der Fragen im Einzelnen entscheidet die Dienststelle im Einvernehmen mit dem Personalrat bis zum …
§ 4 Aufbewahrung
Die ausgefüllten Fragebögen werden in der Personalakte des Beschäftigten aufbewahrt. Die Fragebögen externer Bewerber, die nicht eingestellt werden, werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vernichtet.
Soll die Bewerbung des Externen noch für andere Stellenbesetzungsverfahren aufrechterhalten werden und sollen die Unterlagen deswegen aufbewahrt werden, wird die Einverständniserklärung des Bewerbers eingeholt. Die Einverständniserklärung ist auch auf die Aufbewahrung des Personalfragebogens zu beziehen.
Für die Aufbewahrung gelten die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz.
§ 5 Möglichkeit der Einsichtnahme
In Personalfragebögen dürfen ausschließlich die mit Personalfragen und Personalentscheidungen befassten Angehörigen des Personalreferats Einsicht nehmen. Ebenso kann der Beschäftigte selbst – auf Wunsch unter Hinzuziehung eines Mitglieds des Personalrats – Einsicht nehmen.
§ 6 Veränderungen
Bei Veränderung maßgeblicher Tatsachen kann der Beschäftigte verlangen, dass der in der Personalakte aufbewahrte Fragebogen entsprechend geändert wird. Der Zeitpunkt der Änderung ist zu vermerken.
§ 7 Laufzeit
Diese Dienstvereinbarung wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Sie kann beiderseits mit einer Frist von 3 Monaten gekündigt werden.
Nach einer Kündigung wirkt sie bis zum Inkrafttreten einer entsprechenden neuen Dienstvereinbarung fort.
§ 8 Inkrafttreten
Diese Dienstvereinbarung tritt am Tage ihrer Unterzeichnung in Kraft.
Ort, Datum
Unterschrift Dienststellenleitung und Unterschrift Vorsitzender des Personalrats
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