Ich habe Ihnen hier eine Übersicht zum rechtssicheren Bewerbungsverfahren erstellt. Dann können Sie gleich prüfen, ob es noch Verbesserungsbedarf gibt oder ob in Ihrem Bewerbungsverfahren alles schon bestens läuft.
| Prüfungspunkt | To-do |
| AGG | Die Daten nicht berücksichtigter Bewerber müssten eigentlich sofort nach Abschluss des Auswahlverfahrens gelöscht werden. Eigentlich deshalb, weil es noch die Klagefrist des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes zu berücksichtigen gilt (2 Monate). Die Frist beginnt aber nach Auffassung des BAG erst, wenn der Bewerber erfährt, dass er die Stelle nicht bekommt (29.6.2017, Az. 8 AZR 402/15). Ab Absage darf Ihr Dienstherr die Unterlagen also mindestens noch 2 Monate aufbewahren. Datenschutzrechtlich wird ohnehin von 6 Monaten ausgegangen. Fragen Sie also nach, ob die Daten nach 6 Monaten auch wirklich gelöscht wurden. |
| Auskunft | Nach Artikel 15 DSGVO haben Bewerberinnen und Bewerber das Recht, vom Dienstherrn umfangreiche Auskunft über die gespeicherten Daten zu verlangen. Klären Sie mit Ihrem Arbeitgeber ab, wie er sicherstellt, dass die Zweckgebundenheit bei der Speicherung der Daten jederzeit dokumentiert wird. Beispiel: Im Personalmanagement-System werden Kommentare zum Aufbewahrungsgrund hinterlegt, wie z. B. „Zustimmung zum Verbleib im Bewerberpool“, sofern diese Zustimmung dann auch tatsächlich vorliegt. |
| Beweislast | Die Beweislast zum Bewerberdatenschutz liegt ausschließlich bei Ihrem Dienstherrn. Haken Sie nach, wie er dieser nachkommt. |
| Aufbewahrung/Löschung | Maximal 6 Monate – dann muss Ihr Dienstherr die Daten abgelehnter Bewerber löschen. Möchte er Daten länger aufbewahren, z. B., weil der Bewerber in den „Bewerberpool“ aufgenommen werden soll, falls später einmal eine passende Stelle frei wird, braucht er das schriftliche Einverständnis des Bewerbers. |
| Dokumentation | Arbeitgeber müssen die Zweckgebundenheit bei der Speicherung von Bewerberdaten jederzeit dokumentieren. Ihr Arbeitgeber sollte daher im Personalmanagement-System alle entsprechenden Dokumente und Abläufe, also auch erteilte Einwilligungen, hinterlegen. |
| Information | Bewerber müssen bei Eingang der Unterlagen über die Art der Datenerhebung informiert werden. Prüfen Sie dies nach! |
| Rechtsgrundlage | Die Rechtsgrundlage für das Bewerbungsverfahren sind vor allem Artikel 88 DSGVO und § 26 Bundesdatenschutzgesetz. Alle am Bewerbungsverfahren Teilnehmenden sollten sich mit diesen Regelungen auseinandergesetzt haben. |
| Verschlüsselung | Bewerber sollten die Möglichkeit haben, ihre Unterlagen verschlüsselt zu versenden, also einzureichen. |
| Zugriffsregelung | Es sollte klare, schriftlich dokumentierte und von den im Haus Beteiligten unterschriebene Regelungen geben, wer auf Bewerberdaten zugreifen darf und wie hierbei der Datenschutz gewährleistet wird. Wer von den personenbezogenen Daten Kenntnis erlangt (inklusive Personalrat, Schwerbehindertenvertretung etc.), muss jederzeit nachvollziehbar sein. Prüfen Sie als Personalrat dies bei Gelegenheit nach. |
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