| Regel Nummer 1: Führen Sie Small Talk vor dem Meeting |
| Gerade wenn es um Meetings geht, bei denen externe Personen dabei sind, gilt der gute Rat: Mischen Sie sich unter die Leute und versuchen Sie, schon vor dem Meeting Kontakte zu knüpfen. So erfahren Sie vielleicht schon früh, wie außerhalb der Verwaltung oder des Personalrats gedacht wird. |
| Regel Nummer 2: Kommen Sie auf den Punkt |
| Nichts stört bei Meetings so sehr, wie nicht zielführendes Gerede. Meistens geht es um Personen, die wiederholt unnötige Informationen teilen müssen. Alle Beteiligten sollten sich nur zu Wort melden, wenn sie wirklich etwas zum Thema beizutragen haben. Immer wieder neigen Kolleginnen und Kollegen dazu, persönliche Geschichten einzustreuen. Diese haben auf Meetings in der Regel nichts zu suchen und stören nur die Effizienz. |
| Regel Nummer 3: Stellen Sie sich hin, wenn Sie vorgestellt werden |
| Auch wenn es etwas altbacken klingt: Bei einer Vorstellung aufzustehen, gehört zum guten Ton. Außerdem hilft das Aufstehen, Ihre Präsenz zu verdeutlichen. Stehen Sie ruhig und fest mit beiden Beinen auf dem Boden. |
| Regel Nummer 4: Seien Sie pünktlich |
| Achten Sie besonders bei Meetings darauf, dass Sie pünktlich sind. Sie spielen hier nicht nur mit Ihrer eigenen Zeit. Weisen Sie Personalratskolleginnen oder Kollegen, die wiederholt unbegründet unpünktlich kommen, darauf hin, dass ihretwegen die Sitzungen länger dauern wird. |
| Regel Nummer 5: Angemessene Kleidung ist wichtig |
| Natürlich sollte diese Regel eigentlich klar sein. Die richtige Kleidung ist wichtig – vor allem bei Meetings mit Externen. Falls Sie in Ihrer Dienststelle keine strenge Kleiderordnung haben, schadet es aber nicht, wenn Sie noch einmal darauf aufmerksam machen, dass für wichtige Meetings eine angemessene Kleidung sinnvoll ist. Natürlich muss das nicht immer gleich ein Business-Outfit sein. Aber zu legere Kleidung kann dazu führen, dass Ihre Autorität leidet. |
| Regel Nummer 6: Bereiten Sie sich vor |
| Wenn Sie die Effizienz Ihrer Meetings beeinflussen wollen, können Sie das über eine gute Vorbereitung tun. Finden Sie im Vorfeld auch heraus, ob Sie einen vorher definierten Beitrag leisten müssen, und arbeiten Sie diesen aus. Seien Sie darauf vorbereitet, wenn es darum geht, Fragen zu beantworten oder Unklarheiten zu beseitigen. |
| Regel Nummer 7: Kein Meeting ohne strengen Zeitplan |
| Gerade wenn Sie das Meeting oder die Personalratssitzung leiten, ist es wichtig, dass Sie einen klaren Zeitplan einhalten und dafür sorgen, während des Meetings nicht vom Thema abzukommen. Wenn ein Kollege das Meeting leitet, machen Sie ihn im Vorfeld darauf aufmerksam, dass Nebenschauplätze nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen sollten. |
| Regel Nummer 8: Unterbrechen ist im Meeting erlaubt |
| In Meetings ist es erlaubt, jemanden zu unterbrechen. Gerade wenn Sie oder der Meeting Leitende feststellen, dass die Gruppe vom Thema abschweift, darf aktiv eingegriffen werden. Ein produktives Meeting hat hier klare Priorität. |
| Regel Nummer 9: Keine Telefone in Meetings |
| Heutzutage sind sie überall und immer aktiv: Smartphones. Doch aus Ihren Meetings sollten Sie die Alltagsbegleiter verbannen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Kolleginnen und Kollegen die Handys nicht auf dem Tisch liegen haben, und weisen Sie vor dem Meeting darauf hin, dass nur in dringenden Fällen auf das Smartphone geschaut werden darf. Sie werden überrascht sein, wie viel konzentrierter die MeetingTeilnehmer bei der Sache sind. |
| Regel Nummer 10: Keine Ablenkung in HybridMeetings |
| Auch Online- oder Hybrid-Meetings verlangen die volle Aufmerksamkeit aller Teilnehmer. Jeder sollte während des gesamten Meetings seine Kamera eingeschaltet lassen. Das Surfen nebenbei ist eine Unart, die sich nicht gehört und zu keinem effizienten Meeting passt. |
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