Wie Sie die Pünktlichkeit auf Personalratssitzungen verbessern können

„Pünktlichkeit ist die Höflichkeit der Könige“, heißt es in einem alten Sprichwort. Eine der zentralen Aufgaben des Personalratsvorsitzenden ist es, die Arbeit des Gremiums effizient zu gestalten. Pünktlich beginnende und strukturierte Sitzungen sind dabei essenziell, um die begrenzte Zeit produktiv zu nutzen.

Doch in vielen Personalratsgremien ist die mangelnde Pünktlichkeit der Mitglieder ein wiederkehrendes Problem. Deshalb habe ich für Sie einmal zusammengestellt, wie Sie durch gezielte Maßnahmen die Pünktlichkeit fördern und so die Arbeitsweise Ihres Personalratsgremiums insgesamt verbessern können.

1. Klare Kommunikationskultur etablieren

Der erste Schritt zur Verbesserung der Pünktlichkeit ist eine klare und offene Kommunikationskultur. Als Vorsitzender sollten Sie Ihre Erwartungen zur Pünktlichkeit unmissverständlich kommunizieren. Dabei können folgende Punkte hilfreich sein:

• Senden Sie allen Mitgliedern eine detaillierte Tagesordnung mit klaren Zeitangaben. So wissen alle Beteiligten, wann und wie lange sie eingeplant sind.
  
• Besprechen Sie mit dem Gremium verbindliche Grundsätze, wie beispielsweise ein gemeinsames Ziel, alle Sitzungen pünktlich zu beginnen.
  
• Stellen Sie sicher, dass die Einladungen zu den Sitzungen Ihres Personalrats mindestens eine Woche im Voraus verschickt werden. So können die Mitglieder ihre Termine rechtzeitig einplanen.
  

2. Sitzungen professionell vorbereiten

Eine gute Vorbereitung hilft, die Motivation der Mitglieder zu erhöhen und die Pünktlichkeit zu steigern. Mitglieder, die wissen, dass eine Sitzung gut organisiert ist, erscheinen erfahrungsgemäß eher rechtzeitig. Einige Ansätze dazu:

• Planen Sie für jeden Tagesordnungspunkt ausreichend Zeit ein. Überladen Sie die Tagesordnung nicht, um Verzögerungen zu vermeiden.
  
• Nutzen Sie Kalendereinladungen mit automatisierten Erinnerungen, um die Mitglieder rechtzeitig auf die bevorstehende Sitzung aufmerksam zu machen.
  

3. Konsequenzen bei Unpünktlichkeit definieren

Wenn Pünktlichkeit ein wiederholtes Problem ist, sollten Konsequenzen nicht fehlen. Dabei gilt es jedoch, eine Balance zwischen Strenge und Verständnis zu finden:

• Beginnen Sie die Sitzungen immer pünktlich – auch wenn nicht alle Mitglieder anwesend sind. Das setzt ein klares Signal, dass die Zeit der Anwesenden respektiert wird.
  
• Dokumentieren Sie die Anwesenheit und Verspätungen in den Sitzungsprotokollen. Wiederholte Unpünktlichkeit kann so im Gremium besprochen werden.
  
• Sprechen Sie mit chronisch unpünktlichen Mitgliedern unter 4 Augen und thematisieren Sie konstruktiv die Ursachen ihrer Verspätung.
  

4. Positive Anreize schaffen

Nicht nur Konsequenzen, sondern auch positive Anreize können dazu beitragen, die Pünktlichkeit zu verbessern:

• Bedanken Sie sich regelmäßig bei den Mitgliedern, die pünktlich erscheinen. Wertschätzung kann motivierend wirken.
  
• Halten Sie sich strikt an geplante Pausenzeiten, sodass Mitglieder nicht das Gefühl haben, Sitzungen würden unnötig in die Länge gezogen.
  
• Planen Sie eine 5- bis 10-minütige informelle Phase ein, in der sich die Mitglieder vor Beginn austauschen können. Diese lockere Eingangsphase kann dazu beitragen, dass alle rechtzeitig vor Ort sind.
  

5. Feedback einholen und selbst reflektieren

Ein konstruktiver Umgang mit Feedback ist eine weitere Methode, um Pünktlichkeit langfristig sicherzustellen:

• Fragen Sie die Mitglieder regelmäßig nach ihrer Meinung zur Organisation der Sitzungen. Führen Sie Feedbackrunden ein: Gibt es Punkte, die ihrer Ansicht nach eine Verspätung begünstigen?
  
• Hinterfragen Sie Ihren eigenen Anteil an der Pünktlichkeit. Beginnen Sitzungen zu spät, weil Sie selbst noch technische Probleme lösen mussten? Fördern Sie ein positives Vorbildverhalten durch Ihre eigene Pünktlichkeit.
  

6. Digitalisierung nutzen

Digitale Tools können hilfreich sein, um die Pünktlichkeit zu verbessern. Eine automatische Anwesenheitserfassung dokumentiert Pünktlichkeit. Das schafft Transparenz. Plattformen wie Microsoft Teams oder Trello können die Organisation und Strukturierung der Tagesordnung unterstützen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder ihre Unterlagen vorab digital erhalten. Verzögerungen aufgrund unzureichender Vorbereitung werden so minimiert.