Abmahnung: Ihr Dienstherr sollte nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen

Klar kann Ihre Dienststellenleitung immer abmahnen, wenn ihr etwas missfällt. Doch oft ist das einfach überzogen. Zudem: Eine Dienststellenleitung, die immer gleich mit der Holzhammermethode kommt, macht sich schnell lächerlich. Und gute Fachkräfte hält man so ohnehin nicht. Also wird sie Alternativen zur Abmahnung suchen müssen.

Abwägung ist sinnvoll

Auch vor einer Abmahnung sollte Ihr Dienstherr abwägen, ob wirklich eine Abmahnung notwendig ist oder nicht auch eine Ermahnung oder ein Gespräch ausreichend ist.

Es geht auch milder: Bevor Ihre Dienststellenleitung zur Abmahnung greift, kann sie Ihre Kolleginnen und Kollegen rügen oder ermahnen.

Variante 1: Rüge

Teilt Ihre Dienststellenleitung einem Kollegen ohne Androhung weiterer möglicher Konsequenzen ihre Unzufriedenheit – etwa über seine unterdurchschnittliche Arbeitsleistung – mit, handelt es sich rechtlich gesehen um eine sogenannte Rüge (auch Vorhaltung genannt). Sofern die Rüge sachlich und mit Argumenten belegt vorgetragen wird, sollte sie schon zu einem Umdenken bei Ihrem Kollegen führen. Er sollte es nicht auf eine Abmahnung ankommen lassen.

Gegen eine Rüge können sich Ihre Kolleginnen und Kollegen übrigens nicht gerichtlich wehren. Denn das Recht Ihrer Dienststellenleitung zur Rüge ist von ihrem Recht auf freie Meinungsäußerung gedeckt.

Variante 2: Ermahnung

Auch mit einer Ermahnung bringt Ihre Dienststellenleitung die Missbilligung eines bestimmten Verhaltens eines Kollegen zum Ausdruck. Von der Rüge unterscheidet sich die Ermahnung durch ihren offiziellen Anstrich: Sie wird meist schriftlich abgefasst und auch schon eine Abmahnung für den Fall der erneuten Zuwiderhandlung in Aussicht gestellt. Der Kollege wird auch hier aufgefordert, sein Fehlverhalten künftig zu unterlassen.

Der Unterschied zur Abmahnung besteht darin, dass hier (noch) nicht mit einer Kündigung gedroht wird.

„3-mal muss abgemahnt werden“ – das ist ein Märchen

Immer wieder kommen Arbeitnehmer in meine Kanzlei und wundern sich, dass sie beim 2. Pflichtverstoß bereits die Kündigung erhalten haben. Sie sind der felsenfesten Ansicht, dass man erst 3-mal abgemahnt werden muss, bevor der Arbeitgeber sie entlassen kann. Ich weiß nicht, woher diese Ansicht kommt.

Dafür weiß ich eines umso besser: Diese Ansicht ist falsch! Grundsätzlich gilt die folgende Formel:

eine Abmahnung

+ Wiederholung des Pflichtverstoßes

= Kündigung

Ausnahme: Hat ein Mitarbeiter nur eine geringfügige Pflichtverletzung begangen, kann schon eine Abmahnung unverhältnismäßig sein, etwa bei einem ganz minimalen Missbrauch der Arbeitszeit. Das könnte z. B. die Anfertigung von Einladungsschreiben zur Personalratswahl während der Arbeitszeit sein ( für die freie Wirtschaft: Arbeitsgericht Kiel, 16.9.2010, Az. 5 Ca 1030 d/10).

Und selbst dann, wenn man die Abmahnungsberechtigung bejaht, kann in manchen Fällen für den Ausspruch einer Kündigung eine einzige vorherige Abmahnung als Warnschuss unter Umständen nicht ausreichen. In diesem Ausnahmefall ist es dann notwendig, mehr als einmal abzumahnen.

Bei geringfügigen Pflichtverletzungen (Mitarbeiter kommt 2 Minuten zu spät) gilt folgende Formel:

maximal 2 Abmahnungen

+ Wiederholung des Pflichtverstoßes

= Kündigung

Mehr einschlägige Abmahnungen sollten es allerdings auch nicht sein. Denn sonst würde Ihre Dienststellenleitung die Warnfunktion ihrer Abmahnungen abschwächen: Sie würde dann nicht mehr ernst genommen werden, weil die angedrohte Kündigung ja jeweils ausbleibt.

Kündigung nur im Wiederholungsfall

Hat Ihre Dienststellenleitung einen Ihrer Kollegen einmal wegen eines Fehlverhaltens abgemahnt und verletzt dieser dann erneut seine vertraglichen Pflichten, kann sie ihm kündigen. Das erneute Fehlverhalten, das sie zum Anlass der Kündigung nimmt, muss allerdings der abgemahnten Pflichtverletzung entsprechen oder zumindest gleichartig sein. Die Abmahnung muss einschlägig sein bzw. es muss der gleiche „Pflichtenkreis“ betroffen sein – wie die Juristen sagen.

Keine konkrete Frist

Bei einem Fehlverhalten gibt es keine Frist, innerhalb derer Ihr Dienstherr eine Abmahnung aussprechen muss. Dennoch: Wenn er sich Zeit lässt, indiziert dies, dass der Verstoß doch nicht so erheblich war.

Einschlägige Abmahnung liegt vor	Einschlägige Abmahnung liegt nicht vor
Ihre Dienststellenleitung hat eine Abmahnung wegen Zuspätkommens ausgesprochen. Sie kann dann eine spätere Kündigung wegen erneuten Zuspätkommens oder vorzeitigen Verlassens des Arbeitsplatzes aussprechen.	Ihre Dienststellenleitung hat Ihren Kollegen wegen Zuspätkommens abgemahnt. Anschließend spricht sie eine Kündigung wegen Verstoßes gegen ein Rauchverbot aus. Hier sind verschiedene Pflichtenkreise betroffen; die Abmahnung ist nicht einschlägig.

Der Fall: Wie wichtig für Ihre Dienststellenleitung die gleichlaufenden Abmahnungen sind, zeigt auch das folgende Urteil des Landesarbeitsgerichts (LAG) Hessen (18.1.2011, Az. 12 Sa 522/10): Ein 37-jähriger Vorarbeiter war bei einem Dienstleistungsunternehmen am Frankfurter Flughafen im Bereich Flugzeugreinigung beschäftigt. Mehrfach war er bereits arbeitsunfähig erkrankt, meistens wegen Beschwerden an der Lendenwirbelsäule, ohne sich unverzüglich bei seinem Arbeitgeber abzumelden.

Bereits 6-mal wurde er darauf hingewiesen, dass die sofortige Krankmeldung bei der Personalabteilung wichtig sei, um entsprechend disponieren zu können. Den Vorarbeiter kümmerte das aber wenig. 4-mal wurde er deshalb noch abgemahnt. Dann reichte es dem Arbeitgeber: Er kündigte fristlos, hilfsweise ordentlich zum nächsten möglichen Termin.

Das Urteil: Zumindest die ordentliche Kündigung war wirksam. Die wiederholte Verletzung der Meldepflicht bei Erkrankung rechtfertigte nach Ansicht des LAG Hessen nach erfolgloser Abmahnung die Kündigung des Vorarbeiters. So oft, wie der 37-Jährige gegen die Meldepflicht verstoßen habe, überwiege hier das Interesse des Arbeitgebers an einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses.

Die Eigenart der vom Arbeitgeber erbrachten Dienstleistung, nämlich die Flugzeuginnenreinigung, bringe es mit sich, dass sie nur in einem engen zeitlichen Fenster erledigt werden könne. Umso wichtiger sei es für den Arbeitgeber, bei Krankheitsfällen schnell anderweitig disponieren zu können, so die hessischen Richter.

Ihr Kollege kann sich wehren

Wurde einer Ihrer Kollegen abgemahnt und fühlt sich ungerecht behandelt, dann muss er die Abmahnung nicht akzeptieren. Eine zu Unrecht erteilte Abmahnung verletzt das allgemeine Persönlichkeitsrecht Ihres Kollegen. Er kann daher einen Anspruch auf ihre Entfernung aus der Personalakte haben. Daneben hat Ihr Kollege noch folgende Reaktionsmöglichkeiten:

●  eine Gegendarstellung zu der Personalakte einreichen oder

●  eine Beschwerde beim Personalrat erheben.

Muss sich Ihre Dienststellenleitung bei der Abmahnung beeilen?

Vom rechtlichen Standpunkt aus kann sich Ihre Dienststellenleitung mit dem Ausspruch einer Abmahnung Zeit lassen. Denn es gibt keine Ausschlussfrist dafür.

Allerdings kann ihr Abmahnungsrecht durch einen längeren Zeitablauf (von einigen Monaten) verwirkt sein. Auf eine Regelfrist, nach deren Ablauf eine Abmahnung grundsätzlich unwirksam ist, hat sich die Rechtsprechung bisher aber nicht festgelegt.

Deshalb verweisen die Gerichte, unter anderem auch das Bundesarbeitsgericht (BAG), immer auf die Umstände des Einzelfalls (21.5.1987, Az. 2 AZR 313/86). Meines Erachtens ist das Abmahnungsrecht schneller verwirkt, je geringer der Verstoß gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten ist.

BEISPIELE

Kommt jemand mal 3 Minuten zu spät, muss er nach 6 Monaten nicht mehr mit einer Abmahnung rechnen. Es handelt sich schließlich um eine Lappalie.

Beleidigt ein Kollege einen anderen Kollegen schwer, muss er sicher länger abwarten. Denn bei schweren Beleidigungen muss auch Ihre Dienststellenleitung überlegen dürfen, ob sie abmahnt oder doch gleich kündigt.

Wann muss die Abmahnung entfernt werden?

Die erteilte Abmahnung nimmt Ihre Dienststellenleitung zur Personalakte des Mitarbeiters. Aber wie lange bleibt sie in der Personalakte?

Dienstherr entscheidet über Verbleib

Grundsätzlich ist Ihr Dienstherr berechtigt, die Abmahnung so lange in der Personalakte zu belassen, wie er es für richtig erachtet. Schließlich hat er ein Interesse, auf die abgemahnten Vorgänge zurückgreifen zu können, etwa für künftige Personalentscheidungen oder für das Arbeitszeugnis.

Die Zeit heilt …

Lässt sich ein Kollege nach einer Abmahnung nichts oder nichts Gleichgelagertes mehr zuschulden kommen, verliert die Abmahnung mehr und mehr an „Substanz“. Ihr Dienstherr kann seine Kündigung nicht auf Uralt-Abmahnungen stützen!

Beschäftigte haben ein Recht auf Entfernung

Allerdings haben Ihre Kolleginnen und Kollegen aus ihrem allgemeinen Persönlichkeitsrecht heraus einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte – auch einer seinerzeit berechtigt erteilten Abmahnung. Ein solcher Anspruch besteht aber laut BAG nur, wenn die Abmahnung für die weitere Beurteilung des Betroffenen überflüssig geworden ist und ihn nur noch in seiner beruflichen Entwicklungsmöglichkeit fortwirkend beeinträchtigt (22.2.2001, Az. 6 AZR 398/99).

BEISPIEL

Eine Wiederholung des arbeitsvertragswidrigen Verhaltens des Mitarbeiters ist aufgrund eines Arbeitsplatzwechsels nicht mehr zu erwarten.

WICHTIG: Nichts in Stein gemeißelt

Feste Vorgaben, wann eine Abmahnung ihre Wirkung verliert, gibt es nicht. Das BAG ist jedenfalls nicht der Ansicht, dass eine Abmahnung allein aufgrund eines längeren Zeitablaufs (hier: 3,5 Jahre) ihre Wirkung verliert (10.10.2002, Az. 2 AZR 418/01). Es kommt also immer auf den Einzelfall an – darauf, wie sich das Beschäftigungsverhältnis weiterentwickelt hat, ob es weiterhin Reibereien gab …

Ich würde trotzdem nach etwa 3 Jahren die Entfernung der Abmahnung verlangen, sofern kein gleichartiger Verstoß mehr vorgekommen ist. In den meisten Fällen wird sich die Dienststellenleitung darauf einlassen. 3 Jahre an Wohlverhalten sind genug. Ihr Kollege hat mit dem Verlangen auf Entfernung nichts zu verlieren. Im Zweifel sollten Ihre Kollegen anwaltlich prüfen lassen, ob sich ein Vorgehen gegen die Abmahnung lohnt.