Als Versammlungsleiter legen Sie die Themen fest

Eine Versammlung ist nur so gut wie ihr Versammlungsleiter. Was darf er, was nicht? Was muss er beachten, damit die Versammlung zu einer wirklichen Aussprache wird? Wie muss er auftreten, damit ihm die Versammlung nicht entgleitet? Die Grundregeln habe ich Ihnen im folgenden Beitrag zusammengefasst.

Das ist bei Eröffnung und Begrüßung zu beachten

Wenn Sie in die Versammlung starten, fragen Sie zunächst, ob es gegen die Tagesordnung Einwände gibt oder ob Ergänzungswünsche bestehen. Gegebenenfalls sind Änderungen nötig. Über die Änderung oder Ergänzung der Tagesordnung ist abzustimmen. Sie muss von der Mehrheit angenommen werden.

Danach geben Sie eine kurze Einführung über den Ablauf der Versammlung (insbesondere, wenn die vorher bekannt gegebene Tagesordnung verändert wurde) und rufen den ersten Tagesordnungspunkt auf. Kommen keine neuen Punkte mehr, dann beenden Sie die Diskussion zu diesem Thema. Ziehen Sie ein Fazit und wiederholen Sie noch einmal die wichtigsten Beiträge. Danach gehen Sie zum nächsten Tagesordnungspunkt über. Haben Sie alle Punkte abgehandelt, schließen Sie die Personalversammlung.

Besprechen Sie sich zunächst im Personalratsgremium

Über die Gestaltung und den Zeitpunkt einer Personalversammlung sollten Sie erst mal im Gremium sprechen. Was steht an? Handelt es sich um die turnusmäßige Versammlung oder muss ein aktuelles Thema besprochen werden? Reicht eine Teilversammlung oder muss die gesamte Belegschaft geladen werden?

Beachten Sie, dass Sie grundsätzlich Vollversammlungen durchführen müssen, Teilversammlungen sind die Ausnahme.

Legen Sie den Zeitpunkt fest

Den Zeitpunkt für eine turnusmäßige Personalversammlung können Sie frei festlegen. Sie müssen dabei sowohl auf die dienstlichen Interessen als auch auf die der Beschäftigten Rücksicht nehmen. Arbeiten Sie in gleitender Arbeitszeit, müssen Sie die Personalversammlung in die Kernzeit legen.

Besprechen Sie sich mit der Dienststellenleitung. Bieten Sie ihr mehrere Ausweichtermine an. Sie müssen aber das Anberaumen einer Personalversammlung nicht von der Dienststelle genehmigen lassen.

Bereiten Sie die Inhalte vor

Genauso wichtig wie die Terminauswahl – eigentlich noch wichtiger – ist die Themenauswahl. Beim Tätigkeitsbericht tun Sie sich noch leicht. Daneben sollten Sie aber für Ihre Kollegen wichtige Themen aufgreifen.

Behalten Sie im Hinterkopf, dass Sie auf das Wohlwollen der Beschäftigten angewiesen sind. Setzen Sie also auf populäre Themen. Nehmen Sie sich immer vor, Ihrer Belegschaft die Wichtigkeit und den Nutzen, die sie aus Ihren Handlungen zieht, näherzubringen. Die Kollegen kommen ja in die Personalversammlung, um zu erfahren, was Sie für sie tun. Vermitteln Sie den Nutzen nicht, wird die Belegschaft nicht mehr kommen. Das wiederum wirft ein schlechtes Licht auf Sie als Personalrat.

Denken Sie daran, dass der Zuhörer einer Einladung meistens folgt, wenn er vorher eine klare Erwartung daran hat, welchen Nutzen er aus der Teilnahme an der Veranstaltung zieht. Die Frage nach dem Nutzen der Versammlung sollte möglichst früh, etwa schon in der Einladung, beantwortet werden.

Halten Sie die Kosten gering

Als Personalrat haben Sie die Pflicht, die Kosten für die Dienststelle so gering wie möglich zu halten. Grundsätzlich müssen Sie sich auch bei der Vervielfältigung von Material für die Personalversammlung mit Ihrer Dienststellenleitung absprechen. Das können Sie schriftlich tun, etwa mit dem folgenden Schreiben. Das Schreiben können Sie ganz einfach an die Gegebenheiten in Ihrer Dienststelle und an andere Themen anpassen:

Muster: Kopien für die Versammlung

Downloads zum Thema

Aufgaben der Versammlungsleitung

Dem Versammlungsleiter obliegen sämtliche Leitungsaufgaben. Wirklich wahrnehmen kann er diese nur, wenn er selbst neutral bleibt. Dazu gehört es, mit Kritik an der eigenen Person genauso umzugehen wie mit anderen Wortmeldungen auch. Behalten Sie als Personalrat im Hinterkopf: In der Versammlung können die Beschäftigten ihren Ärger, Unwillen und Sorgen endlich mal ablassen. Vor diesem Hintergrund relativiert sich doch einiges. Ihnen als Personalrat kann an einer lebhaften Aussprache nur gelegen sein, denn nur so erfahren Sie die Wahrheit und erhalten Ansatzpunkte für Ihr weiteres Handeln als Personalrat. Wird die Dienststelle selbst angegriffen, geben Sie den Vertretern der Verwaltung in der Aussprache Gelegenheit, ihre Sicht der Dinge darzustellen. So wird es Ihnen gelingen, die Parteien auf einen gemeinsamen oder zumindest auf den kleinsten gemeinsamen Nenner zu bringen.

So gehen Sie richtig mit Wortmeldungen um

Die Versammlungsleitung erteilt und entzieht das Wort. Wichtig ist hier, das Wort in der richtigen Reihenfolge zu erteilen. Machen Sie sich eine kleine Rednerliste, in der Sie die Namen nach der Reihenfolge der Wortmeldungen notieren. So wird niemand übergangen. Kommt es zu Wortbeiträgen, die ihrem Inhalt nach sachfremd sind, weisen Sie den Redner zunächst höflich darauf hin. Spricht er trotzdem weiter, entziehen Sie ihm mit der Bitte um Verständnis das Wort. Sie haben das Recht hierzu! Und im Endeffekt zeigen Sie damit auch Stärke, es ist Ihre Versammlung, Sie sind schließlich der Versammlungsleiter und haben das Heft in der Hand.

Kritik dürfen oder sollen Sie immer auch gegenüber jenen Personen üben, die für Missstände verantwortlich sind. Die Kritik kann sich auch auf den öffentlichen Arbeitgeber an sich, auf den Dienststellenleiter oder andere mit Führungsaufgaben beauftragte Personen, sprich Führungskräfte, beziehen. Aber auch hier gilt wieder das Sachlichkeitsgebot. Kritik immer gerne, aber nur konstruktiv!

So setzen Sie die Fragetechnik richtig ein

„Wer fragt, führt“ – das wird Diskussionsleitern gerne mit auf den Weg gegeben. Aber: Richtiges Fragen ist gar nicht so einfach. Als Versammlungsleitung sollten Sie jedoch damit umgehen können. Denn mit Gegenfragen oder Initiativfragen erhält Ihre Versammlung Leben und einen besseren Informationswert.

Hören Sie aktiv zu

Sie haben die folgende Situation sicher schon erlebt: Ein Beschäftigter meldet sich zu Wort. Sichtlich aufgeregt und erregt, kommt er aber gar nicht richtig zum Punkt. Man kann sich ungefähr vorstellen, worauf er hinauswill, aber er bringt sein Anliegen nicht in die Form einer konkreten Frage.

Jetzt sind Sie als Versammlungsleiter gefordert. Sie müssen die Frage bei dem Beschäftigten abholen. Hören Sie ihm genau zu. Greifen Sie ein paar seiner Schlagworte auf und stellen Sie dann für ihn die Frage. Dies machen Sie in Form einer Gegenfrage an den Beschäftigten, etwa so: „Herr/Frau …, Sie sagen, dass … Damit wollen Sie die folgende Frage stellen …“ Können Sie die Frage nicht heraushören, dann lassen Sie den Beschäftigten erst mal Dampf ablassen. Hat er sich dann etwas beruhigt, ergreifen Sie die Initiative. Zeigen Sie Verständnis und fragen Sie dann beim Beschäftigten nach, ob seine Kritik in diese oder jene Richtung geht. So lenken Sie ihn zur richtigen Frage.

Stellen Sie offene Fragen

Um eine lebendige Diskussion zu erreichen, sollten Sie vor allem offene Fragen stellen und anderen das Wort erteilen. Offene Fragen sind solche, auf die man nicht nur mit Ja oder Nein antworten kann. Auch während einer laufenden Diskussion sollten Sie möglichst einfache offene Fragen an die Versammlungsteilnehmer richten, denn nur so halten Sie die Diskussion am Laufen. Die Diskussionsfrage richten Sie immer an die ganze Versammlung. Sie sollte immer nur einen wichtigen Punkt des behandelten Themas treffen.

Anträge und Abstimmungen

Antragsberechtigt sind vorrangig die in der Versammlung anwesenden Beschäftigten der Dienststelle. Teilnahmeberechtigte aus anderen Dienststellen (Beauftragte oder Stufenvertretungsmitglieder) haben nur ein Beratungs-, aber kein Antragsrecht. Also dürfen Sie als Versammlungsleitung nur solche Anträge in der Personalversammlung behandeln, die in Ihren Zuständigkeitsbereich fallen, also nur Anträge von Beschäftigten Ihrer Dienststelle bzw. Anträge zu allen Angelegenheiten, die die Dienststelle oder ihre Beschäftigten unmittelbar betreffen.

Das können insbesondere folgende Themen sein:

• Tarif-,
  
• Besoldungs- und
  
• Sozialangelegenheiten sowie
  
• Fragen der Gleichberechtigung in Ihrer Dienststelle.
  

Alle Anträge sind mit der Mehrheit der Antragsberechtigten zu beschließen. Eine bestimmte Mindestzahl (Quorum) ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es liegt auch dann ein wirksamer Beschluss vor, wenn nur ein geringer Anteil der Beschäftigten an der Personalversammlung teilnimmt und der Antrag mit nur einer Stimme mehr als der Hälfte angenommen wird. Die Personalversammlung kann Ihnen nach § 51 Bundespersonalvertretungsgesetz Anträge unterbreiten und Stellung nehmen. Beschlüsse als solche sind hier aber nicht möglich.

Protokollieren ist lästig, aber sehr, sehr wichtig

Protokolle sind immer lästig. Es gibt auch keine Pflicht, über eine Personalversammlung ein Protokoll zu führen. Sie sollten dies aber schon aus Beweiszwecken tun. Nach einer Woche weiß sonst niemand mehr, was beschlossen wurde, wer zuständig war … Und das ist immer schlecht, dann fühlt sich niemand in der Pflicht und so bleiben die Sachen unerledigt. Und das wiederum entspricht nicht dem Anspruch, den Sie an sich selbst haben!