Auch das Personalratsgremium hat Aufklärungspflichten

Auch bei Ihnen im Personalratsbüro landen jede Menge Daten. Bei Ihrer Datenerhebung geht es im Personalratsbüro zum einen um Daten, die Sie vom Dienstherrn erhalten, zum anderen aber auch um Daten, die Sie selbst sammeln. Und dabei – es wird Sie nicht wirklich wundern – treffen Sie ähnliche Pflichten wie Ihren Dienstherrn.

Bei Ihrem Dienstherrn dürfen Sie die Rechtmäßigkeit unterstellen

Haben Sie die Daten vom Dienstherrn erhalten, müssen Sie als Personalrat davon ausgehen, dass dieser die Daten rechtmäßig erhoben hat. Der Dienstherr ist verpflichtet, die Kollegen über die Datenverarbeitung zu informieren. Das heißt wiederum für Sie als Personalrat, dass Sie nicht weiter tätig werden müssen. Sie müssen Ihre Kollegen nicht noch mal gesondert über die Datenerhebung informieren.

Eigene Datenerhebung des Personalrats – eigene Absicherung

Nur wenn Sie als Personalrat eigene Daten erheben – die Sie nicht schon z. B. im Rahmen Ihrer Mitbestimmung erhalten –, müssen Sie die Kollegen informieren. Dies ist zum Beispiel dann notwendig, wenn Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen, die nicht anonymisiert ist. In diesem Fall müssen Sie als Personalrat die Einwilligung der Kollegen einholen. Information und Einwilligung sollten in schriftlicher Form erfolgen. Denken Sie daran, die Kollegen auch darüber zu informieren, wie sie dieser Datenverarbeitung widersprechen können. Ihr Schreiben könnte etwa so lauten:

Muster-Schreiben: Einwilligung in die Datenerhebung

Ort, Datum

Liebe Frau …, / Lieber Herr …,

für die Mitarbeiterbefragung benötigen wir folgende Angaben von Ihnen: …

Zur Datenerhebung und Verarbeitung benötigen wir Ihre Zustimmung, um die wir mit diesem Schreiben bitten. Bitte geben Sie uns die Daten im Fall Ihres Einverständnisses auf dem unteren Abschnitt des Schreibens an, kreuzen Sie das entsprechende Feld an und lassen Sie uns das Schreiben möglichst umgehend unterzeichnet zukommen. Ihre Daten werden im Fall der Zustimmung elektronisch verarbeitet und nach Auswertung noch 12 Monate lang aufbewahrt. Danach werden sie gelöscht. Sie haben die Möglichkeit, der Datenverarbeitung und -erhebung zu widersprechen. Falls Sie dies tun möchten, kreuzen Sie einfach das entsprechende Feld an.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Personalrat

Meine Daten: …

Mit der Erhebung meiner Daten bin ich, Frau/Herr …,

• einverstanden.
  
• nicht einverstanden.
  

Ort, Datum

Unterschrift

Downloads zum Thema

Sind Ihre Kollegen schon fit im Datenschutz?

Nicht nur Sie als Personalrat müssen fit im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sein, sondern auch Ihre Kollegen aus bestimmten Abteilungen. Haken Sie hier mal nach. Wenn auch nur ein Nein kommt, muss nachgeschult werden. In folgenden Abteilungen müssen die aufgeführten rechtlichen Kenntnisse vorhanden sein:

1. IT-Abteilung: Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG), BDSG, Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Telekommunikationsgesetz, Telemediengesetz, Datenschutz und IT-Sicherheit, technische und organisatorische Maßnahmen nach der Anlage zu § 9 BDSG Satz 1, Überwachung durch EDV- und Telekommunikationsanlagen, Videoüberwachung
2. Personalabteilung: BPersVG, BDSG, DSGVO, Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, Rechte des Arbeitnehmers, Bewerbungen, Verpflichtung auf das Datengeheimnis (§ 5 BDSG), Personalakte, Weitergabe von Daten
3. Sonstige Abteilungen: BPersVG, DSGVO, Customer Relationship Management, (unerwünschte) Werbung, Kaltakquise, Telefonwerbung, Datensicherheit bei E-Mail, Laptop, Handy, Rechte der Kunden, Rechte der Kollegen, Mindestanforderungen BDSG