Ihre alte Amtszeit ist abgelaufen und Sie gehen voller Tatendrang in die neue Amtsperiode über – also alles beim Alten? Nein! Denn auch wenn Sie und andere Mitglieder wiedergewählt wurden, gibt es wichtige Übergaben und Formalitäten zu erledigen.

Als erfahrenes Mitglied wissen Sie: Die Dienststelle sollte keinen Tag ohne aktiven Personalrat sein. Damit die Arbeit des alten und die des neuen Gremiums nahtlos ineinander übergeht, sollten Sie die Weichen stellen und prüfen, ob alles seine Richtigkeit hat. Dabei findet quasi eine Übergabe vom Wahlvorstand an Sie und Ihre Kollegen statt.

Unmittelbar nach der Wahl müssen alle gewählten Beschäftigten – auch Sie – schriftlich vom Wahlvorstand von ihrer Wahl benachrichtigt werden, § 22 Wahlordnung (WO) zum Bundespersonalvertretungsgesetz. Damit beginnt die Amtszeit des neuen Personalrats.

Danach werden die Namen der neuen Personalratsmitglieder per Aushang bekannt gegeben. Diese Bekanntmachung entfernt der Wahlvorstand dann nach 2 Wochen wieder (§ 23 WO). Die Bekanntmachung des Wahlergebnisses hat dort zu erfolgen, wo auch die Wahlvorschläge ausgehängt wurden.

Die konstituierende Sitzung: Beginn Ihrer Amtszeit

Ihre erste Sitzung ist die konstituierende Sitzung. Hierzu lädt noch der Wahlvorstand ein, und zwar vor Ablauf einer Woche nach dem Wahltag. Eingeladen werden alle neu gewählten Personalratsmitglieder und ggf. Ersatzmitglieder, die die Wahl angenommen haben. Zudem setzt der Wahlvorstand noch eine Tagesordnung fest. Der Vorsitzende des Wahlvorstands leitet die konstituierende Sitzung, bis der Personalrat aus seiner Mitte einen Wahlleiter bestellt hat.

Vermeiden Sie diesen Fehler: die personalratslose Zeit

Ihr Dienstherr muss Ihre Mitbestimmungsrechte erst beachten, wenn Ihr Gremium konstituiert ist. Sie sollten deshalb Ihre konstituierende Sitzung so legen, dass sie noch während oder unmittelbar im Anschluss an die Amtszeit des alten Personalrats stattfindet.

Das ist wichtig während der konstituierenden Sitzung

1. Sinn und Zweck der Sitzung

Wichtigstes Thema und Pflichtbestandteil der Tagesordnung ist die Wahl des Personalratsvorsitzenden und seines Stellvertreters. Die Beschlussfähigkeit des Gremiums wird noch vom Wahlvorstand festgestellt. Ist dies geschehen, muss zunächst ein Leiter für die Wahl des Vorsitzenden und des Stellvertreters bestimmt werden – per Wahl durch Sie und alle anderen anwesenden Personalräte.

Hier endet die Arbeit des Wahlvorstands

Sobald der Wahlleiter feststeht, entfällt das Teilnahmerecht des Vorsitzenden des Wahlvorstands. Er muss den Raum dann verlassen. Der Wahlleiter übernimmt die Leitung der konstituierenden Sitzung des Personalrats.

2.  Der Wahlvorstand geht, der Wahlleiter übernimmt

Die Aufgabe des Wahlvorstands endet hier. Man könnte es so formulieren: „Der Wahlvorstand hat seine Schuldigkeit getan, der Personalrat ist gewählt, der Wahlvorstand kann gehen.“

3.  Die Wahl Ihres Vorstands, Vorsitzenden und seines Stellvertreters

Jetzt bilden Sie aus Ihrer Mitte den Vorstand. Diesem muss ein Mitglied jeder im Personalrat vertretenen Gruppe angehören. Nachdem der Vorstand gewählt ist, bestimmt der Personalrat, welches Vorstandsmitglied den Vorsitz übernimmt, § 35 Abs. 1 Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG). Gewählt ist, wer die einfache Mehrheit erhält. Außerdem sind die Stellvertreter zu bestimmen (§ 35 Abs. 1 BPersVG).

4.  Sitzungsprotokoll nicht vergessen

Halten Sie das Ergebnis der Wahl im Sitzungsprotokoll fest. Der gewählte Personalratsvorsitzende sowie ein weiterer Personalratskollege unterschreiben es.

Möchten Sie Vorsitzender werden?

Für das Amt des Personalratsvorsitzenden und seines Stellvertreters sind in erster Linie erfahrene Personalräte gefragt. Hier könnten Sie sich als alter Hase einbringen.

Wenn Sie doch nicht wollen

Sind Sie erst einmal zum Vorsitzenden gewählt, tragen Sie grundsätzlich 4 Jahre lang eine große Verantwortung. Allerdings können Sie die Wahl auch ablehnen oder Ihr Amt später jederzeit niederlegen. Die Niederlegung erfolgt durch Erklärung gegenüber dem Personalrat (nicht gegenüber dem Dienstherrn). Nehmen Sie die Wahl nicht an, ist so lange zu wählen, bis ein Vorsitzender gefunden ist.

Wie Sie von einer Geschäftsordnung profitieren

Gleich zu Beginn Ihrer Amtszeit sollten Sie und Ihre Kollegen sich eine Geschäftsordnung geben. Sie sind hierzu zwar nicht verpflichtet, § 42 Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG). Eine Geschäftsordnung ist aber ein sinnvolles Instrument, das Ihnen – richtig angepackt – die Arbeit erleichtert und Sie vor Fehlern bewahrt. Zudem trägt sie dazu bei, dass die Arbeit für alle Personalratsmitglieder, insbesondere auch für Neulinge, transparent und rechtssicher ist.

Vermutlich wissen Sie aber bereits aufgrund Ihrer Erfahrung: Von einer durchdachten Geschäftsordnung kann ein Personalrat nur profitieren. Das Regelwerk gilt grundsätzlich für die Dauer einer Amtsperiode. Als neu gewähltes Gremium können Sie auch die Geschäftsordnung des bisherigen Personalrats übernehmen. Arbeiten Sie hier mit erfahrenen Personalräten zusammen. Für die Geschäftsordnung benötigen Sie einen Mehrheitsbeschluss.

Welche Themen außerdem speziell in Ihrer Dienststelle sachdienlich sind, wissen vor allem Sie als erprobter Personalrat. Bringen Sie bei der Zusammenstellung der Regeln möglichst viele Ihrer Erfahrungen ein. Anhand der unten stehenden Checkliste können Sie prüfen, ob einzelne Bestandteile speziell für Ihre Geschäftsordnung nützlich sind oder nicht.

Diese Wirkung haben die neuen Regeln

Die Geschäftsordnung gilt nur intern für Ihr Gremium. Sie verpflichtet weder Ihren Dienstherrn noch Ihre „Nicht- Personalratskollegen“. Sie können mit den festgelegten Regelungen keine gesetzlichen Bestimmungen ändern, sondern sie lediglich näher ausgestalten und ergänzen.

Verstößt ein Mitglied des Personalrats bewusst und wiederholt gegen die Geschäftsordnung, ist das eine grobe Pflichtverletzung, die mit dem Ausschluss aus dem Personalrat geahndet werden kann (§ 30 BPersVG).

So gehen Sie vor

Die Geschäftsordnung können Sie nur durch absoluten Mehrheitsbeschluss Ihres Gremiums verabschieden. Das bedeutet: Nicht nur die Mehrheit der anwesenden, sondern die Mehrheit aller Personalratsmitglieder muss zustimmen. Wie bei jeder Beschlussfassung sind auch hier eine ordnungsgemäße Einladung an alle Personalratsmitglieder (bzw. bei Verhinderung an die Ersatzmitglieder) und eine rechtzeitige Mitteilung über die Tagesordnung Voraussetzung. Beschlussfähigkeit liegt vor, wenn mindestens die Hälfte der Personalratsmitglieder an der Beschlussfassung teilnimmt.

Nach der Beschlussfassung ist das Regelwerk schriftlich festzuhalten und vom Personalratsvorsitzenden zu unterschreiben. Außerdem muss die Geschäftsordnung ins Protokoll der Sitzung aufgenommen werden.

Den Dienstherrn brauchen Sie nicht zu informieren

Händigen Sie den Personalratsmitgliedern und den Ersatzmitgliedern je ein Exemplar der Geschäftsordnung aus. Den Dienstherrn brauchen Sie nicht über die Inhalte Ihrer Geschäftsordnung zu informieren. Die Aushändigung eines Exemplars an ihn (zumindest in Teilen) kann aber sinnvoll sein, wenn Ihre Geschäftsordnung Regelungen enthält, die ihn betreffen. Ich würde davon aber eher Abstand nehmen, denn es ist Ihre Geschäftsordnung.

GESCHÄFTSORDNUNG

Stellen Sie alte Dienstvereinbarungen auf den Prüfstand

Wenn Ihr Gremium die ersten organisatorischen Hürden genommen hat und gut zusammenarbeitet, sollten Sie sich alte Dienstvereinbarungen vornehmen, die irgendwann einmal mit dem Dienstherrn geschlossen wurden. Das bringt frischen Wind in die Dienststelle.

Möglicherweise enden diese demnächst, sind thematisch überholt oder haben sich nicht bewährt. Vielleicht hat Ihr Gremium auch neue Mitglieder, die die Dienstvereinbarungen des bisherigen Gremiums aus Sicht der Belegschaft erlebt haben, sie daher kritisch sehen und hier wertvolle neue Impulse einbringen. Kümmern Sie sich in all diesen Fällen um neue, zeitgemäße und für die Belegschaft optimale Dienstvereinbarungen.

Das Ende der Amtszeit eines Personalrats oder dessen geänderte Zusammensetzung bzw. Größe führen nicht zum Ende einer Dienstvereinbarung. Wäre das der Fall, müsste jeder neu gewählte Personalrat gleich zu Beginn sämtliche Vereinbarungen neu schließen. Und das würde jedes Gremium erst mal „erschlagen“.

Dienstvereinbarungen können auf die folgenden 3 Arten enden

1. Fristablauf

Einige Dienstvereinbarungen werden befristet geschlossen, wenn sie von vornherein nur für einen bestimmten Zeitraum benötig werden. In diesem Fall prüfen Sie, ob eventuell neue Vereinbarungen – zumindest zum Teil – nötig sind.

2. Einvernehmliche Aufhebung

Wenn Sie oder Ihr Dienstherr eine Dienstvereinbarung für überholt halten, können Sie sich darauf einigen, dass diese enden soll. Diese Aufhebungsvereinbarung sollte so erfolgen wie die Dienstvereinbarung auch, nämlich schriftlich. Sie können mit dem Dienstherrn auch eine Vereinbarung über denselben Gegenstand treffen. Die neuen Regeln lösen die alten dann automatisch ab.

3. Kündigung

Die wichtigste Beendigungsmöglichkeit einer Dienstvereinbarung, die unbefristet gültig ist, ist die Kündigung. Hiervon können Sie bei allen Dienstvereinbarungen Gebrauch machen. Der Dienstherr kann ebenfalls sämtliche Dienstvereinbarungen kündigen.

Nachwirkung: ja oder nein?

Im Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) ist keine Nachwirkung der Dienstvereinbarung geregelt. Sprich: Endet die Dienstvereinbarung, dann enden ihre Regelungen. Außer Sie haben in der Dienstvereinbarung explizit ihre Nachwirkung geregelt, also dass sie für einen gewissen Zeitraum oder bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung zu dem Thema weiterhin gelten soll.

ÜBERSICHT: HALTEN SIE DIESE VORGABEN EIN, UM DIE DIENSTVEREINBARUNG WIRKSAM ZU KÜNDIGEN

Frist Das BPersVG enthält keine Kündigungsfrist bei Dienstvereinbarungen, sprich: Sie müssten diese vereinbaren. Einige Landespersonalvertretungsgesetze sehen eine Kündigungsfrist von 3 Monaten vor. Daran können Sie sich orientieren, wenn Sie eine Kündigungsfrist vereinbaren wollen.

Form Laut Bundesarbeitsgericht (BAG) ist keine Schriftform für die Kündigung der Dienstvereinbarung nötig (19.2.2008, Az. 1 AZR 114/07). Formulieren Sie Ihre Kündigungen aber dennoch stets schriftlich. Fertigen Sie sie in doppelter Ausführung an und lassen Sie ein Exemplar vom Empfänger quittieren. So können Sie die Kündigung und deren Zugang beweisen.

Empfänger Kündigen Sie die Vereinbarung, ist der Empfänger der Dienstherr oder sein Vertreter. Ihr Vorsitzender selbst ist nur dann zu einer Kündigung befugt, wenn ein entsprechender Beschluss Ihres Gremiums vorliegt. Kündigt Ihr Dienstherr, muss er seine Erklärung an Sie als Personalratsgremium richten.

Inhalt Sie brauchen die Kündigung nicht zu begründen und nicht zu rechtfertigen. Es gibt keinen Kündigungsschutz für Dienstvereinbarungen (BAG, 10.3.1992, Az. 3 ABR 54/91). Wichtig ist allein, dass die Kündigungsabsicht eindeutig erkennbar ist. Allerdings kann in der Dienstvereinbarung wiederum festgelegt sein, dass eine Kündigung nur aus bestimmten Gründen in Betracht kommt.

 

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Gremium gute Öffentlichkeitsarbeit macht

„Tue Gutes und sprich darüber!“ Unter diesem Motto steht auch Ihre Personalratstätigkeit: Sie arbeiten für und mit der Belegschaft. Dabei erhalten Sie vor allem durch Transparenz das nötige Vertrauen und den Rückhalt Ihrer Kolleginnen und Kollegen. Als wiedergewählter Personalrat bringen Sie die nötige Erfahrung mit, um alle Kommunikationskanäle richtig zu nutzen. Die Belegschaft hat Sie gewählt, um deren Interessen zu vertreten.

Diese Aufgabe können Sie nur erfüllen, wenn Sie eine regelmäßige Rückkopplung von der Belegschaft erhalten. Eine echte Rückkopplung wiederum ist nur dann möglich, wenn Ihre Kolleginnen und Kollegen in der Dienststelle wissen,

1. was Sie überhaupt machen,

2.  was Sie mit Ihrer Tätigkeit bewirken,

3.  wann und wie sie sich an Sie wenden können.

Folgende Kanäle sollten Sie für die Kommunikation mit der Belegschaft und für Ihre Öffentlichkeitsarbeit nutzen:

Ständige Ansprechbarkeit in Eilfällen

Gleich zu Beginn Ihrer Amtszeit sollten Sie bekannt geben, dass jeder Mitarbeiter ein Personalratsmitglied seines Vertrauens konsultieren kann, um Fragen oder Probleme im Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis zu erörtern. Dies soll und darf laut Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) grundsätzlich innerhalb der Arbeitszeit erfolgen.

Das Arbeitsentgelt muss Ihr Dienstherr während dieser Zeit weiterzahlen. Möglicherweise ist das Ihren Kolleginnen und Kollegen bereits bekannt. Weisen Sie dennoch darauf hin.

Es gibt Arbeitnehmer, die sich einen Ruck geben müssen, um ein Problem anzusprechen, und Ermutigung benötigen, bevor sie sich trauen. Wählen Sie am besten 2 Personen aus, die als Hauptansprechpartner fungieren, und zwar möglichst ein männliches und ein weibliches Mitglied.

Ob Sie eine Sprechstunde einrichten, entscheiden allein Sie. Im Gegensatz zur offenen Ansprechbarkeit (die Sie mindestens für dringende Fälle aufrechterhalten sollten) können Sie im Rahmen von Sprechstunden die Gespräche mit den Kolleginnen und Kollegen gebündelt und ohne arbeitsbedingte Ablenkungen in Ruhe durchführen. Machen Sie die Sprechstundenzeiten über alle verfügbaren Kommunikationskanäle bekannt.

Personalversammlung

Sie müssen einmal im Halbjahr eine Personalversammlung einberufen (§ 59 BPersVG) und einen Tätigkeitsbericht erstatten. Hier haben Sie die Gelegenheit, Ihre Arbeit zu präsentieren. Bereiten Sie Ihre Tätigkeitsberichte deshalb gut vor.

Schwarzes Brett

Jeder Personalrat muss mindestens ein Schwarzes Brett haben. Je nach Art und Größe der Dienststelle sind auch mehrere sinnvoll. Wählen Sie für Ihr Schwarzes Brett einen Ort aus, den alle Arbeitnehmer regelmäßig passieren und der gleichzeitig ausreichend Platz bietet.

Intranet

Das moderne Pendant zum Schwarzen Brett ist eine eigene Seite des Personalrats im Intranet. Das Intranet sollte grundsätzlich parallel zum Schwarzen Brett geführt werden und dieselben Informationen wie das Schwarze Brett enthalten, damit alle Kollegen davon Kenntnis erhalten können.

Lassen Sie sich nicht abhalten

Manch einem Dienstherrn ist die Öffentlichkeitsarbeit der Arbeitnehmervertretung ein Dorn im Auge. Ihr Dienstherr kann aber nichts gegen Ihre Veröffentlichungen im Intranet unternehmen, sofern diese keinen strafbaren Inhalt haben und auch nicht den Frieden in der Dienststelle massiv stören.

Vernachlässigen Sie das Intranet nicht

Nach dem Motto „Aus den Augen, aus dem Sinn“ wird das Intranet gern vergessen. Ihre Intranetseite muss aber regelmäßig gepflegt werden. Wenn hier über Monate dieselben Informationen stehen, entsteht bei der Belegschaft schnell der Eindruck, Sie hätten nichts zu tun oder keine Ambitionen.

So nutzen Sie Sprechstunden optimal

Beschließen Sie, für Ihre neue Amtszeit eine Sprechstunde einzuführen, werden Sie schnell merken, dass auch Sie davon profitieren. Die Sprechstunde ist eines der wichtigsten Instrumente für den stetigen Informationsaustausch mit den Beschäftigten. Das gilt aber nur, wenn Sie sie richtig organisieren und durchführen.

Für die ordnungsgemäße Einrichtung einer Sprechstunde ist ein Beschluss Ihrerseits notwendig. Doch zuvor müssen Sie abklären, ob, wann und wo eine Sprechstunde stattfinden soll.

Sie allein entscheiden über das „Ob“

Ihr Recht, Sprechstunden für die Beschäftigten einzurichten, ist in § 45 Bundespersonalvertretungsgesetz gesetzlich verankert. Diese Vorschrift stellt klar: Sie als Personalrat entscheiden über die Notwendigkeit, Sprechstunden einzurichten. Der Dienstherr darf Ihnen beim „Ob“ nicht reinreden.

Haben Sie entschieden, eine Sprechstunde einzuführen, kommt der Dienstherr doch noch zum Zuge. Sie haben nämlich mit ihm Zeit und Ort der Sprechstunden abzustimmen, falls diese während der Arbeitszeit stattfinden sollen:

1. Zeit bedeutet: Sie besprechen mit Ihrem Dienstherrn den konkreten Wochentag sowie die Uhrzeit und die Häufigkeit. Suchen Sie gemeinsam einen Zeitpunkt, den alle Beschäftigten nutzen können, ohne dass die Abläufe in der Dienststelle allzu sehr gestört werden. Aus diesem Grund ist es in der Regel erforderlich, die Sprechstunden während der betriebsüblichen Arbeitszeit abzuhalten. Wird im Schichtbetrieb gearbeitet, kann es auch nötig sein, mehrere Sprechstunden anzubieten.

2. Ort meint den Raum, in dem die Besprechungen stattfinden werden. Dabei muss Ihnen der Dienstherr auf seine Kosten auch für die Sprechstunden in erforderlichem Umfang Raum, sachliche Mittel, Informationsund Kommunikationstechnik sowie Büropersonal zur Verfügung stellen.

Erforderlich ist dabei mindestens ein Ort, an dem die Gespräche ungestört stattfinden können. Der Raum, der Ihnen für die Besprechungen zur Verfügung steht, muss die Anforderungen an einen Arbeitsplatz erfüllen. Zur Grundausstattung gehört also beispielsweise ein Fenster. Mit einer Abstellkammer müssen Sie sich nicht zufriedengeben (Landesarbeitsgericht Köln, 19.1.2001, Az. 11 TaBV 75/00).

Geben Sie die Sprechstunde bekannt

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben für die Bekanntgabe Ihrer Sprechstunde. Wichtig ist, dass alle entscheidenden Informationen enthalten sind und die Bekanntgabe auch nicht zu überfrachtet und damit unübersichtlich ist.

Die Sprechstunde ist keine Erzählstunde

Ihre Kolleginnen und Kollegen haben unter Umständen viel auf dem Herzen. Möglicherweise fällt Ihrem Gesprächspartner dies – kaum sitzt er Ihnen gegenüber – alles auf einmal ein und er verliert sich in unwichtigen Details.

Behalten Sie die Führung im Gespräch mit dem Kollegen, um dies von vornherein zu verhindern, sonst können Sie nicht allen Mitarbeitern gerecht werden. Sorgen Sie sanft, aber nachdrücklich dafür, dass der Kollege bei seinem eigentlichen Problem bleibt.

MUSTER-SCHREIBEN: SPRECHSTUNDE DES PERSONALRATS

Sprechstunde immer dienstags und donnerstags

Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen,

wir als Ihr neuer Personalrat richten ab dem 1.2.2024 eine Sprechstunde ein. Die Kollegin Sabine Müller, der Kollege Thorsten Maier sowie der Kollege Andreas Schmidt stehen ab diesem Zeitpunkt abwechselnd im Raum XY, 13. Stock, zu den unten angegebenen Zeiten für alle Fragen, Anregungen, Gespräche zur Verfügung.

Wir weisen darauf hin, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter das Recht hat, unsere Sprechstunde während der Arbeitszeit ohne Minderung ihres/seines Arbeitsentgelts aufzusuchen.

Für die Inanspruchnahme der Sprechstunde ist keine Genehmigung nötig.

Die Sprechstunde findet statt an jedem Dienstag von 9 bis 11 Uhr sowie an jedem Donnerstag von 14 bis 15 Uhr. Wir freuen uns auf Sie!

Organisatorisches

Möglicherweise war Ihr Dienstherr beim letzten Personalrat knauserig, was dessen Ausstattung anging – vermutlich ist er dann bei Ihnen nicht weniger geizig. Aber: neuer Personalrat, neue Forderungen! Versuchen Sie, das Optimale herauszuholen – unter Berücksichtigung der Rechtsprechung.

Kosten: Bringen Sie Ihre Ausstattung auf Vordermann

Ihr Dienstherr ist nach § 46 Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) verpflichtet, Ihnen alles an Material zur Verfügung zu stellen, was Sie für Ihre Arbeit benötigen, z. B.: Büroraum, Schreibtisch, IT-Ausstattung, Telefon, ggf. Sitzungsräume, Büromaterial.

Sie dürfen grundsätzlich nur Sachmittel verlangen

Geht es um Büroausstattung, Räume oder Ähnliches, also um Ihren Anspruch nach § 47 BPersVG, haben Sie „nur“ einen Überlassungsanspruch. Kommt Ihr Dienstherr seinen Pflichten nicht nach, dürfen Sie ausnahmsweise alles Nötige zunächst selbst besorgen und von ihm Aufwendungsersatz verlangen. Möglicherweise ist es ihm sogar lieber, wenn Sie sich selbst um die nötigen Anschaffungen kümmern – nach vorheriger Absprache, versteht sich.

Diese Kosten muss Ihr Dienstherr außerdem tragen

Nach z. B. § 47 BPersVG und § 54 BPersVG hat Ihr Dienstherr Ihre Kosten, beispielsweise für Schulungen, Sachverständige etc., zu tragen. Überlegen Sie bereits jetzt, welche Kosten im Laufe Ihrer Amtszeit entstehen könnten.

Ihr Freistellungsanspruch

Ist Ihr Arbeitgeber verpflichtet, nach § 44 BPersVG bestimmte Kosten zu tragen (z. B. für Schulungen), haben Sie grundsätzlich einen Freistellungsanspruch gegen ihn. Das bedeutet: Sie können von ihm verlangen, dass er Ihren Zahlungsverpflichtungen gegenüber dritten Gläubigern nachkommt. Voraussetzungen:

●  Die in Anspruch genommene Leistung ist zur Erfüllung der Aufgaben des Personalrats erforderlich,

●  das Entgelt für die Leistung ist marktüblich und

●  es liegt ein ordnungsgemäß gefasster Beschluss des Personalrats zugrunde.

Vermeiden Sie die Budgetierung Ihrer Kosten

Ihr Dienstherr ist verpflichtet, Ihre Kosten, die notwendigerweise im Rahmen Ihrer Arbeit anfallen, zu tragen. Das betrifft Kosten für Sachverständige, Schulungen etc. Der Versuch einer Budgetierung von Kosten zu Beginn eines Jahres ist bei Arbeitgebern besonders beliebt. Das ist durchaus legitim, denn nur auf diese Weise lassen sich die Ausgaben verschiedener Kostenstellen planen.

Möchte Ihr Dienstherr dies aber auch mit Ihrem Finanzbedarf tun, legen Sie sofort ein Veto ein. Eine Budgetierung der Personalratskosten brauchen Sie nicht hinzunehmen. Ihre Ausgaben sind nicht planbar – Sie wissen am Jahresanfang ja noch gar nicht, welcher Bedarf entsteht, welche Streitigkeiten Sie mit dem Dienstherrn ausfechten müssen etc. Zwingt er Sie dazu, mit einem Budget hauszuhalten, behindert er Ihre Tätigkeit.

SCHNELL-CHECK: ANSPRUCH AUF KOSTENERSTATTUNG?

So kommen Alt und Neu zusammen

Ihr neues Gremium setzt sich nun aus neu gewählten und bereits erfahrenen Mitgliedern zusammen. Unerfahrenheit und Routine, Alt und Jung sowie die unterschiedlichsten Vorstellungen prallen aufeinander. Dennoch ist es ganz wichtig, dass Sie nach außen hin geschlossen auftreten: gegenüber der Belegschaft und vor allem gegenüber der Dienststellenleitung. Schnell ein gut funktionierendes, einheitliches Team zu werden, das ist jetzt die Aufgabe der alten und der neuen Personalratsmitglieder.

Meistens kommen Neulinge im Personalrat und wiedergewählte Personalräte das erste Mal in der konstituierenden Sitzung zusammen. Den neuen Mitgliedern kommt möglicherweise vieles fremd vor. Sie müssen feststellen, dass die Abläufe der Personalratsarbeit teilweise strengen Regeln unterworfen sind, die ihnen vielleicht sehr seltsam und bürokratisch erscheinen. Damit in solchen Fällen Berührungsängste und Vorurteile ausgeräumt werden, gibt es 2 wichtige Regeln:

1. Für neue Personalräte: Fragen Sie die „alten Hasen“, wenn Sie den Sinn einer Regel oder bestimmte Abläufe nicht verstehen. Scheuen Sie sich nicht, erfahrene Personalratsmitglieder immer und immer wieder zu löchern, bis Sie alles wissen, was Sie benötigen, um Ihr Amt ausüben zu können.

2. Für wiedergewählte Personalräte: Versuchen Sie, sich daran zu erinnern, wie unsicher und unwissend sich ein ganz neuer Personalrat in den ersten Tagen fühlen kann. Reagieren Sie deshalb nicht gestresst oder kurz angebunden, wenn die Neulinge mit vielen Fragen auf Sie einstürmen. Bemühen Sie sich, alle Fragen und Zweifel von vornherein auszuräumen.

Sollten Sie wirklich mal keine Zeit haben oder geht es um Fragen, zu denen auch Sie keine Auskunft geben können, verweisen Sie die neuen Kolleginnen und Kollegen ausnahmsweise an die Gewerkschaft. Vielleicht haben Sie im Rahmen Ihrer bisherigen Tätigkeit bereits gute Kontakte geknüpft, die Sie weiterempfehlen können.

Vermeiden Sie diesen Fehler: Teambildung läuft nebenher

Viele neue Personalratsgremien stürzen sich sofort ins Tagesgeschäft. Die Teamfindung muss sich so nebenher ergeben. Diese Herangehensweise sollten Sie auf alle Fälle vermeiden. Der Findungsprozess dauert so viel zu lange oder klappt gar nicht. Und plötzlich ist bereits das Folgequartal da, Sie müssen eine Personalversammlung einberufen und haben an sich nichts Handfestes vorzuweisen.

Gehen Sie Ihren Teamfindungsprozess bewusst und konsequent an. Kommunizieren Sie dies auch ruhig nach außen, damit Belegschaft und Dienstherr wissen, dass Sie etwas tun. Beherzigen beide Seiten diese Grundsätze, kann eigentlich kaum etwas schiefgehen. Darüber hinaus gibt es aber zahlreiche Schritte, die Sie gehen können, um möglichst schnell ein besonders effizientes Team zu werden.

Schritt für Schritt gemeinsam erfolgreich

1. Schritt: Aufgaben festlegen, die zu vergeben sind, und entsprechende Anforderungsprofile erarbeiten

In einem Personalrat, in dem keine Aufgaben an die einzelnen Mitglieder verteilt werden, bleibt schließlich die gesamte Arbeit an einigen wenigen – meist den erfahrenen – Mitgliedern hängen. Neue, schüchterne oder weniger engagierte Personalräte bleiben außen vor. Das ist für die Effizienz des Gremiums sehr ungünstig.

Denn gerade neue Mitglieder bringen häufig einen anderen Blickwinkel sowie einen starken Veränderungswillen mit. Sie wissen aber aufgrund ihrer fehlenden Erfahrung oft nicht, wie sie ihr Engagement in konkrete Aufgaben umsetzen können und welche Folgen bestimmte Handlungen nach sich ziehen. Sinnvoll ist es deshalb – abgesehen von den Ausschüssen, die ab einer bestimmten Größe des Gremiums ohnehin vorgeschrieben sind – feste Funktionen zu definieren und entsprechende Anforderungsprofile zu erarbeiten.

2. Schritt: Wissenskarten erstellen

Die einzelnen Mitglieder Ihres Gremiums sollten sich an Ihrem Schwarzen Brett mit Bild und kurzen Informationen zur Funktion vorstellen. Noch einen Schritt weiter gehen sogenannte Wissenskarten, die auf Papier erstellt und/oder im Intranet angelegt werden. Jede Wissenskarte benennt ein Mitglied und dessen Fähigkeiten, Aufgaben, Themenschwerpunkte und die Amtszeit. Das hilft nicht nur Ihren Kolleginnen und Kollegen in der Dienststelle enorm, wenn sie Personalräte mit bestimmten Fähigkeiten oder einfach nur viel Erfahrung suchen. Auch für Sie selbst kann eine Wissenskarte eine große Hilfe darstellen, wenn Ihr Gremium groß ist.

3. Schritt: Ein Patensystem einführen

Ist Ihr Gremium groß, ist ein Patensystem sehr sinnvoll. Dabei erhält jedes neue Mitglied einen erfahrenen Personalrat zur Seite gestellt. Das neue Mitglied arbeitet sich auf diese Weise schneller in das Gremium ein und versteht dessen Arbeitsabläufe sofort.

4. Schritt: Anforderungen festlegen

Wer bringt welche Fähigkeiten mit? Aufgrund des Anforderungsprofils (Übersicht Seite 10) sollten die Mitglieder selbst einschätzen, wie ausgeprägt ihre Kompetenzen sind. Anschließend überlegen Sie gemeinsam, wie die ermittelten Stärken optimal eingesetzt werden können. Anhand dieser Informationen können Sie nun auch die Schulungen planen, um die ermittelten Lücken möglichst schnell zu schließen. Das gilt übrigens nicht nur für die neuen Kandidaten. Auch die altbewährten Mitglieder sollten sich stets vor Augen halten, dass sie niemals auslernen.

ÜBERSICHT: SO KÖNNTE DIE LISTE AUSSEHEN, DIE JEDES MITGLIED AUSFÜLLT
Kenntnisse	Kaum	Grundlagen	Vertieft	Anmerkungen (z. B. zur Ausbildung etc.)
Personalvertretungsrecht			
Arbeits- und Dienstrecht			
Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz			
Betriebswirtschaft			
Steuerkenntnisse			
PC-Kenntnisse			
Stilsicherheit			
Strategisches Denken			
Verhandlungsführung			
Umgang mit Mobbing			
Teamfähigkeit			
Kommunikationsstärke			
Belastbarkeit			

Ein „gutes“ Wahlergebnis ist kein Kriterium für die Besetzung eines Amts. So können sich Personalräte mit vielen Stimmen nicht etwa als Erste ihr Lieblingsamt aussuchen. Die Kriterien für die Entscheidung der Wähler haben überhaupt nichts mit den Voraussetzungen für eine Position zu tun.

5.  Schritt: Eine Wissensdatenbank etablieren

Ein sehr effizientes Werkzeug, um das Wissen aller alten, neuen sowie bereits ausgeschiedenen Personalräte zusammenzubringen und auch für zukünftige Gremien zu bewahren, ist eine Wissensdatenbank. Dass ausgeschiedene und ausscheidende Mitglieder häufig einen großen Schatz an Erfahrungen mitnehmen, ist für ein derart wichtiges Gremium wie den Personalrat ein großer Verlust. Deshalb lohnt es sich in jedem Fall, die enorme Arbeit, die eine Wissensdatenbank macht, in Angriff zu nehmen. Warum nicht von Ihnen und Ihren Kollegen?

Eine Wissensdatenbank bedeutet konkret Folgendes: Sämtliches Wissen Ihrer Mitglieder, das beschrieben werden kann, wird in einer Datenbank strukturiert abgelegt. Es können Ordner eingerichtet werden, die Sie nach Schlagwörtern sortieren. Darin wiederum können Sie Gesetzestexte, Schreiben der Gewerkschaften etc. hinterlegen. Ganz wichtig, um Wiederholungsfehler zu vermeiden oder um an erzielte Siege anzuknüpfen, sind auch persönliche Erfahrungen. Deshalb sollte es einen Ordner geben, der wichtige Erfolgsgeschichten und markante Misserfolge enthält.

Beachten Sie bei der Planung dieses Projekts Folgendes

1. Ideal ist ein Datenbanksystem (Content-Management-System oder Wiki). Entscheiden Sie je nach technischen Möglichkeiten und nach Ausstattung, welches System sinnvoll für Sie ist. Haben Sie keinen Sachverständigen im Gremium sitzen, können Sie jemanden von außen zurate ziehen.

2. Vereinbaren Sie Dokumentenstandards (z. B. Benennungen für Ordner und Dateien).

3. Achten Sie von vornherein auf eine einfache ständige Erweiterbarkeit der Datenbank.

4. Denken Sie von Anfang an auch an die Sicherheit. Ideal ist ein Dokumentenserver (möglicherweise auch extern als Cloud) oder ein Intranet, zu dem alle Mitglieder Ihres Gremiums Zugang haben.

Termin- und Fristenplan

ÜBERSICHT: TERMIN- UND FRISTENPLAN ZUR WAHL
Nr.	Handlung	Zeitpunkt
1	Wahl, Bestellung oder Einsetzung des Wahlvorstands	vor Erlass des Wahlausschreibens
2	Bekanntgabe der Namen der Mitglieder des Wahlvorstands und Hinweis auf Frist für Vorabstimmungen	unverzüglich nach Wahl, Bestellung oder Einsetzung des Wahlvorstands
3	Feststellung der Zahl der in der Regel Beschäftigten und deren Verteilung auf die Gruppen	vor Erlass des Wahlausschreibens
4	Aufstellung des Wählerverzeichnisses	vor Erlass des Wahlausschreibens
5	Ermittlung der Zahl der zu wählenden Personalratsmitglieder, Verteilung der Sitze auf die Gruppen	binnen 6 Arbeitstagen seit der Bekanntgabe der Namen der Mitglieder des Wahlvorstands (vgl. Nr. 2)
6	Mitteilung über das Ergebnis von Vorabstimmungen	spätestens 6 Wochen vor dem letzten Tag der Stimmabgabe
7	Erlass und Aushang des Wahlausschreibens sowie Aushang der Wahlordnung	unverzüglich nach Einleitung der Wahl
8	Auslegung des Wählerverzeichnisses	binnen 6 Arbeitstagen nach Auslegung des Wählerverzeichnisses
9	Schriftliche Einsprüche gegen das Wählerverzeichnis	unverzüglich, spätestens einen Arbeitstag vor Beginn der Stimmabgabe
10	Schriftliche Bekanntgabe der Einspruchsentscheidung an den Beschäftigten	binnen 18 Kalendertagen nach Erlass des Wahlausschreibens
11	Einreichung von Wahlvorschlägen	unverzüglich nach Eingang beim Wahlvorstand
12	Behandlung der Wahlvorschläge, Rückgabe ungültiger Wahlvorschläge	Erklärungsfrist für Bewerber, Listenunterzeichner und Gewerkschaften: binnen 3 Arbeitstagen seit Zugang der Aufforderung
13	Aufforderung an Bewerber, die auf mehreren Wahlvorschlägen benannt sind, zu entsprechender Erklärung	binnen 3 Arbeitstagen seit Zugang der Aufforderung
14	Frist zur Beseitigung von Mängeln der Wahlvorschläge	sofort nach Ablauf der Fristen gemäß Nr. 11 oder Nr. 12 und Nr. 13
15	Bekanntgabe einer Nachfrist für die Einreichung von Wahlvorschlägen	6 Arbeitstage nach Bekanntgabe gemäß Nr. 14
16	Dauer der Nachfrist	sofort nach Ablauf der Nachfrist gemäß Nr. 15
17	Auslosung und Bezeichnung für Wahlvorschläge	spätestens 5 Arbeitstage vor Beginn der Stimmabgabe
18	Behandlung der schriftlich abgegebenen Stimmen	unmittelbar vor Abschluss der Stimmabgabe
19	Feststellung des Wahlergebnisses, Wahlniederschrift	unverzüglich nach Abschluss der Wahl
20	Schriftliche Benachrichtigung der Gewählten	unverzüglich nach Fertigung der Wahlniederschrift
21	Bekanntgabe des Wahlergebnisses und der Namen der Gewählten	unverzüglich nach Fertigung der Wahlniederschrift mittels 2-wöchigen Aushangs
22	Einberufung der konstituierenden Sitzung des Personalrats durch den Wahlvorstand	spätestens 6 Arbeitstage nach dem Wahltag (12 Arbeitstage bei Stufenvertretungen)
23	Vernichtung der verspätet eingegangenen, ungeöffneten Briefumschläge bei Briefwahl	ein Monat nach Bekanntgabe des Wahlergebnisses, wenn die Wahl nicht angefochten worden ist
24	Anfechtung der Wahl	innerhalb von 12 Arbeitstagen nach dem Tag der Bekanntgabe des Wahlergebnisses
25	Aufbewahrung der Wahlunterlagen	bis zur nächsten Personalratswahl

Positionieren Sie sich jetzt mit erfolgreichem Selbstmarketing richtig

Das Verhältnis zwischen Personalrat und Dienstherr ist heute in vielen Behörden partnerschaftlich. Die meisten Dienstherren wissen, dass ihre Personalräte die Arbeitnehmerinteressen unter Berücksichtigung der wirtschaftlichen Interessen der Dienststelle vertreten.

Ein gekonntes Selbstmarketing hilft Ihnen, sowohl von Ihren Kollegen aus der Belegschaft als auch von Ihrem Dienstherrn positiv wahrgenommen zu werden. Grundvoraussetzung dafür, dass das funktioniert, ist, dass Sie ein gesundes Maß an Selbstbewusstsein haben. Dazu müssen Sie Ihre eigenen Stärken und Schwächen kennen und akzeptieren. Zudem sollten Sie selbstverständlich bereit sein, sich weiterzuentwickeln und Ihre Schwächen möglichst abzumildern.

Wertschätzenden respektvollen Umgang pflegen

Als Personalrat sollten Sie Ihrem Gegenüber stets mit dem nötigen Respekt und einer grundsätzlichen Wertschätzung begegnen. Das ist sicherlich gerade in Konfliktsituationen nicht immer einfach. Dennoch trägt ein respektvoller Umgang grundsätzlich zur Entspannung von Krisensituationen bei. Und: Wer eine Krise erfolgreich meistert und dies auch entsprechend kommuniziert, stärkt sein Ansehen im Betrieb.

Richtig kommunizieren

Auch insoweit gilt: Die richtige Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Teilen Sie Ihren Kollegen und vor allem Ihrem Dienstherrn regelmäßig mit, womit Sie sich gerade beschäftigen. Stellen Sie gegenüber Ihrem Dienstherrn vor allem dar, dass Sie bei allen Problemen auch seine Belange im Blick behalten. Eine solche Offenheit trägt dazu bei, dass er sieht, dass Sie sich engagieren.

Übergabe von Dokumenten vom alten an das neue Gremium

Eine wichtige Frage, die sich mit dem Wechsel eines Personalratsgremiums fast immer stellt ist: Was passiert mit den Unterlagen des scheidenden Personalrats?

Dieser ist verpflichtet, dem neuen Personalrat grundsätzlich alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zu übergeben. Dabei gilt: Unterlagen des Personalrats müssen so lange aufbewahrt werden, wie sie von rechtlicher Bedeutung sind. Endet die Amtszeit eines Gremiums, sind solche Unterlagen an das nachfolgende Gremium zu übergeben. Dabei handelt es sich z. B. um noch nicht abgeschlossene Verfahren. Aber auch während der Amtszeit ausgehandelte Dienstvereinbarungen gehören dazu.