Egal, ob Anhörungs- oder Zustimmungsverfahren in personellen Angelegenheiten, ob Entsendung zur Schulung oder Hilfe durch einen Sachverständigen: Über all diese Themen ist zu beschließen. Ohne Beschluss geht es für Sie als Personalrat nicht. Sie müssen also fit im Verfahren zur Beschlussfassung sein.
Es gibt kein vorgegebenes Abstimmungsverfahren
Im BPersVG findet sich keine Regelung, die das Abstimmungsverfahren an sich regelt. Ob Sie also in geheimer Wahl, durch Handheben, Urnenwahl … abstimmen, bleibt Ihnen überlassen. Am besten ist, Sie legen das Abstimmungsverfahren in Ihrer Geschäftsordnung fest. Die meisten Personalräte stimmen durch Handzeichen ab.
Möchte ein einzelnes Personalratsmitglied eine geheime Abstimmung, sollten Sie diesem Wunsch regelmäßig Rechnung tragen. Sie können dann nämlich davon ausgehen, dass das Mitglied persönliche Gründe hat, diesen Antrag zu stellen. Deswegen ist über diesen Antrag auch nicht abzustimmen, sondern ihm ist grundsätzlich Folge zu leisten.
Allerdings: Kommen Sie dem Wunsch nicht nach, hat Ihr Kollege kein einklagbares Recht auf Abstimmung im Geheimen.
Den Beschluss selbst können Sie als Personalrat nur auf einer Personalratssitzung fassen, zu der die Personalratsmitglieder des Gremiums ordnungsgemäß geladen sind.
So weit, so gut, doch wenn es um die elektronische Beschlussfassung geht, kommt der eigentliche Knackpunkt in § 39 Abs. 1 BPersVG. Denn dieser setzt für eine wirksame Beschlussfassung die Mehrheit der Stimmen der in der Sitzung anwesenden Personalratsmitglieder voraus. Und „anwesend“ heißt ja bekanntermaßen körperlich im Raum.
Nicht jedes Personalratsmitglied hat aber immer die Zeit, zu den Sitzungen zu erscheinen. Es stellt sich also die Frage, wie „körperlich im Raum“ tatsächlich in Ihrer täglichen Arbeit ersetzt werden kann.
Beschluss im Umlaufverfahren möglich?
Das Umlaufverfahren funktioniert so: Der Personalratsvorsitzende versendet eine Beschlussvorlage an die einzelnen Personalratsmitglieder. Diese haben dann die Möglichkeit, über den Beschluss abzustimmen, indem sie ein Ja oder Nein ankreuzen oder sich enthalten.
Klingt nach einer einfachen Lösung. Ist es aber nicht. Denn wie gesagt setzt eine wirksame Beschlussfassung die vorherige Beratung voraus. Es muss die Möglichkeit zum direkten Einfluss auf die Willensbildung des anderen gegeben sein. Dies ist im Umlauf nicht der Fall. Es kann nicht gewährleistet werden, dass die Abstimmenden überhaupt wissen, worum es geht. Daher scheidet das Umlaufverfahren zur wirksamen Beschlussfassung aus.
Das heißt für Sie: Eine ordnungsgemäße Beschlussfassung kann im Umlaufverfahren nicht erfolgen – erst recht nicht elektronisch per E-Mail!
Sie können das Umlaufverfahren natürlich für Ihre tägliche Organisationsarbeit, also z. B. für Ihre Terminvereinbarungen, informelle Besprechungen, Anfragen etc., nutzen. Hierzu müssen Sie sich nicht immer treffen!
Die Unwirksamkeit von Beschlüssen im Umlaufverfahren können Sie auch nicht dadurch vermeiden, dass der Vorsitzende zuvor die Zustimmung aller Personalratsmitglieder zu dem Verfahren einholt. Denn es dürfen ja z. B. auch die Schwerbehindertenvertretung und Gewerkschaftsmitglieder an Ihren Sitzungen teilhaben, doch durch das Umlaufverfahren könnte dieses Teilnahmerecht unterlaufen werden!
Um einen wirksamen Beschluss zu fassen, gehen Sie die folgenden Schritte:
- ordnungsgemäße Ladung aller Mitglieder und rechtzeitige Mitteilung der Tagesordnung
- ggf. Ladung von Ersatzmitgliedern und
- der Jugend- und Auszubildendenvertretung
- Beschlussfassung nur in einer Personalratssitzung
- Wahrung der Nichtöffentlichkeit von Personalratssitzungen
- Beschlussfähigkeit: Anwesenheit und Teilnahme von mindestens der Hälfte der Personalratsmitglieder
- Beschlussfassung grundsätzlich mit einfacher Stimmenmehrheit
- Ausnahme: absolute Mehrheit erforderlich, z. B. bei Rücktritt des Personalrats, Erlass der Geschäftsordnung, Übertragung von Aufgaben auf Arbeitsgruppen
- ordnungsgemäße Protokollierung von Beschlussergebnis und Stimmenverhältnis
Telefon- oder Videokonferenz statt Personalratssitzung in Präsenz?
Der Stein des Anstoßes bei der Beschlussfassung im Umlaufverfahren war ja, dass die Personalratsmitglieder nicht miteinander in Kommunikation treten, sprich: nicht auf die Willensbildung des anderen Einfluss nehmen können. Bei einer Telefonkonferenz ist dies anders. Jeder kann mit jedem sprechen und auf den anderen Einfluss nehmen, diskutieren und debattieren.
Das Problem: Körperlich in der Sitzung anwesend ist man ja trotzdem nicht. Zudem dürfen Personalratssitzungen nicht öffentlich stattfinden. Doch Nichtöffentlichkeit ist bei einer Telefonkonferenz oder Videokonferenz nicht unbedingt gegeben, denn hier ist nicht auszuschließen, dass Dritte doch mithören.
Das heißt für Sie: Auch eine Telefon- oder Videokonferenz ist an sich keine Alternative zur Beschlussfassung in der klassischen Personalratssitzung. Allerdings wurden wir ja durch die Corona-Krise lang genug ins Homeoffice verbannt und mussten die Geschäfte doch am Laufen halten. Da waren Online-Sitzungen sehr beliebt, und sie werden immer noch gern im Arbeitsalltag genutzt. Darum gibt es seit „damals“ den § 38 Abs. 3 BPersVG, der besagt:
(3) Die Sitzungen des Personalrats finden in der Regel als Präsenzsitzung in Anwesenheit seiner Mitglieder vor Ort statt. Die Sitzung kann vollständig oder unter Zuschaltung einzelner Personalratsmitglieder mittels Video- oder Telefonkonferenz durchgeführt werden, wenn
1. vorhandene Einrichtungen genutzt werden, die durch die Dienststelle zur dienstlichen Nutzung freigegeben sind,
2. nicht mindestens ein Viertel der Mitglieder oder die Mehrheit der Vertreterinnen und Vertreter einer Gruppe des Personalrats binnen einer von der oder dem Vorsitzenden zu bestimmenden Frist gegenüber der oder dem Vorsitzenden widerspricht und
3. der Personalrat geeignete organisatorische Maßnahmen trifft, um sicherzustellen, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können.
Eine Aufzeichnung ist unzulässig. Personalratsmitglieder, die mittels Video- oder Telefonkonferenz an Sitzungen teilnehmen, gelten als anwesend im Sinne des § 39 Absatz 1 Satz 1. § 43 Absatz 1 Satz 3 findet mit der Maßgabe Anwendung, dass die oder der Vorsitzende vor Beginn der Beratung die zugeschalteten Personalratsmitglieder feststellt und in die Anwesenheitsliste einträgt. Das Recht eines Personalratsmitglieds auf Teilnahme an der Sitzung vor Ort bleibt durch die Durchführung der Sitzung mittels Video- oder Telefonkonferenz unberührt.
Sie dürfen nach diesem Paragrafen also Video- und Telefonkonferenzen durchführen, müssen aber folgende Sicherheitsmaßnahmen ergreifen:
- Ihr Vorsitzender stellt vor jeder Beschlussfassung fest, wer Teilnehmer der Videokonferenz ist, und protokolliert dies.
- Die teilnehmenden Personalratsmitglieder versichern zu Protokoll, dass nur teilnahmeberechtigte Personen in dem Raum anwesend sind, von dem aus sie an der Videokonferenz teilnehmen.
- Die Personalratsmitglieder versichern zu Protokoll, die übrigen Mitglieder unverzüglich zu unterrichten, sobald nicht teilnahmeberechtigte Personen den Raum betreten.
- Der Personalratsvorsitzende verpflichtet sich, die Videokonferenz in dem Moment zu unterbrechen, in dem nicht teilnahmeberechtigte Personen einen Übertragungsraum betreten.
- Die Kommunikationsanlage wird technisch so verschlüsselt, dass sich Unberechtigte nicht unbemerkt in die Videokonferenz einwählen können.
- Der Personalratsvorsitzende fertigt die Sitzungsniederschrift, die das Beschlussergebnis und die Stimmenverhältnisse festhält, sowie die Anwesenheitsliste an und verschickt sie an die Teilnehmer der Personalratssitzung zwecks Unterschrift.
- Halten Sie sich immer an diesen Ablauf!
Online- und hybride Sitzungen wurden in der Corona-Krise ins Leben gerufen. Diese Möglichkeiten dürfen Sie auch heute noch nutzen. Sie müssen für eine Online-Sitzung also keinen dramatischen Grund wie eine Pandemie haben. Das bedeutet auch, dass eines Ihrer Mitglieder Sie nicht in die Präsenzsitzung zwingen kann, nur weil ihm dies so gefällt (Verwaltungsgericht Hannover, 4.4.2024, Az. 16 B 685/24).
In der Konsequenz können Sie auch in elektronischer Form beschließen – das muss aber in der Geschäftsordnung des Personalrats vorgesehen sein. Zulässig ist die Möglichkeit elektronischer Beschlüsse nur unter den engen Voraussetzungen von § 39 Abs. 4 BPersVG. Dieser lehnt sich an § 38 Abs. 3 BPersVG an und regelt zudem:
Die Beschlussfassung im elektronischen Verfahren ist unzulässig, wenn ein Mitglied des Personalrats oder eine nach § 37 teilnahmeberechtigte Person binnen einer von der oder dem Vorsitzenden zu bestimmenden Frist gegenüber der oder dem Vorsitzenden widerspricht. Die oder der Vorsitzende gibt das Ergebnis der Beschlussfassung im elektronischen Verfahren spätestens in der nächsten Sitzung des Personalrats bekannt.
Wenn Sie online oder hybrid tagen und elektronisch beschließen, dann notieren Sie sich, was gut läuft, was schlecht. So lernt das Gremium dazu und übt, mit den neuen Medien umzugehen. Denn Teams, Zoom & Co. sind für viele immer noch Neuland, wir können hier durchaus noch etwas Übung gebrauchen. Das ist kein Ausdruck von Unsicherheit, sondern von Professionalität.
Was passiert mit den Beschlüssen?
Beschließen Sie im Umlaufverfahren oder in einer sonst nicht geregelten Form, sind die Beschlüsse unwirksam – und das müssen Sie sich als Personalrat zurechnen lassen. Denn der Fehler stammt aus Ihrer Sphäre.
Die Konsequenzen sind jedoch nicht immer dramatisch. Bei Maßnahmen etwa, zu denen der Dienstherr Ihre Zustimmung nicht benötigt (Kündigung eines Arbeitnehmers), kann er seine Maßnahme auch ohne wirksamen Beschluss durchziehen. Der Fehler geht voll auf Ihre Kappe.
Stellt er aber jemanden ein oder entlässt er einen Ihrer Personalratskollegen (zu beiden Maßnahmen braucht Ihr Dienstherr Ihre Zustimmung), wird es bitter. Denn selbst wenn Sie als Gremium (fehlerhaft) zugestimmt haben, ist die Maßnahme unwirksam – Sie müssen neu beschließen, der Dienstherr erneut handeln. Der konservative Weg ist damit immer noch der sicherste zur wirksamen Beschlussfassung. Denn: Ein unwirksamer Beschluss ist so oder so ärgerlich und trägt sicher nicht zur guten Stimmung bei!
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