Die Moderation richtig vorbereiten und durchführen

Warum mögen wir moderierte Veranstaltungen so gern? Weil ein Moderator leitet und strukturiert. Das spart Zeit und lässt eine Veranstaltung gut organisiert werden. Gleiches gilt übrigens auch für andere Sitzungen und Meetings, so z. B. Krisensitzungen. Damit Sie als Personalrat ab sofort in Sitzungen und anderen Gesprächen systematisch arbeiten, lesen Sie im Folgenden, wie Sie moderierte Sitzungen optimal vorbereiten und durchführen.

Moderator sorgt für systematischen Ablauf

Wann immer Sie mit mehreren Personen zusammen ein Ziel erreichen wollen, sollten Sie über eine Moderation nachdenken. Ein erfahrener Moderator oder Sitzungsleiter bietet der Gruppe an, etwaige Ideen und Vorschläge systematisch aufzuarbeiten und in den Dienst der Gruppe zu stellen. Er sollte sich dabei als Dienstleister sehen.

Moderation beinhaltet Arbeits- und Darstellungstechniken, die der Moderator in Arbeitsgruppen, bei Konferenzen oder in ähnlichen Situationen einsetzt, um dem jeweiligen Personenkreis bei der Erreichung seiner selbst gesteckten Ziele behilflich zu sein.

Der Vorsitzende als Moderator

Einen Moderator können Sie grundsätzlich entweder intern rekrutieren oder von außen dazuholen. Bei Ihnen als Personalrat geht es um die interne Lösung. Der Vorsitzende moderiert die Personalratssitzungen. Haben Sie Ausschüsse gebildet, moderiert ein Mitglied des Ausschusses.

Umso wichtiger ist, dass Sie das Ziel der Dienstleistung „Moderation“ stets vor Augen haben. Um dieses Ziel erreichen zu können, ist Voraussetzung, dass Sie wirklich vollständig über das jeweilige Thema bzw. den Anlass informiert sind.

Das sind die Aufgaben des Moderators

An die notwendigen Informationen für eine Personalratssitzung werden Sie immer relativ einfach gelangen. Schwieriger kann es aber werden, wenn Sie sich um umfassende Informationen für Verhandlungen mit Ihrem Dienstherrn oder externen Stellen bemühen. Dabei sollten Sie es sich einfach zum Ziel setzen, so viele Informationen wie möglich zu sammeln. Wenn Sie einzelne Informationen nicht bekommen können, dann müssen Sie mit dem arbeiten, was Sie haben. Gutes und intensives Zuhören – auch in anderen Gesprächen – kann Ihnen dabei helfen. Als Moderator haben Sie zudem die Aufgabe, sicherzustellen, dass sämtliche Beteiligte rechtzeitig zur Sitzung eingeladen und über das Thema informiert wurden.

Erstellen Sie außerdem einen Zeit- und Arbeitsplan für die Sitzung. Das ist zwar viel Arbeit, aber sie lohnt sich. Je systematischer Sie vorgehen, desto schneller kommen Sie zum Ziel und desto größer sind Ihre Chancen auf einen Erfolg.

Vielleicht werden Sie auch beruflich verhandeln und moderieren müssen, also nicht nur als Beschäftigtenvertreter. Was Sie in diesem Bereich als Personalrat lernen, können Sie dann auch in Ihrem Beruf nutzen.

Die Moderation an sich

Jede Sitzung bzw. jedes Gespräch startet mit einer angemessenen Begrüßung. Sind Sie als Moderator tätig, halten Sie diese kurz und knapp und gehen Sie möglichst schnell dazu über, das Thema und Ziel der Sitzung noch einmal zu benennen. Dadurch schaffen Sie gleich die richtige Arbeitsatmosphäre.

Ziel der Sitzung formulieren und Kommunikation regeln

Im Anschluss an diese Einleitung sollten Sie das Ziel der Sitzung zusammen mit dem von Ihnen geplanten Zeit- und Arbeitsplan vorstellen. Nennen Sie zudem die wichtigsten Spielregeln der Kommunikation, z. B.:

• klare und offene Kommunikation
  
• Es darf „alles“ gesagt und gefragt werden, was im Zusammenhang mit dem Thema steht.
  
• genaues Zuhören
  
• andere Teilnehmer ausreden lassen
  

Sorgen Sie für Struktur

Als Moderator wird es Ihre Hauptaufgabe sein, die verschiedenen Beiträge zu strukturieren und immer wieder zu einem Ergebnis bzw. Zwischenergebnis zusammenzufassen. Das schließt auch ein, dass Sie komplizierte Redebeiträge sprachlich vereinfacht zusammengefasst darstellen.

Zwischenergebnisse festhalten

Am Ende jeder Sitzung sollte es zumindest ein Zwischenergebnis geben. Daraus muss ein Handlungsplan entwickelt werden, der klare Verpflichtungen enthält. Sie sollten also die Frage „Wer macht was mit wem bis wann mit welchem Ziel?“ beantworten können.

Zum Schluss fassen Sie alles zusammen

Den Abschluss jeder Sitzung sollten Sie als Moderator gestalten. Fassen Sie das Ergebnis des Tages noch einmal kurz zusammen. Liefern Sie zudem einen Ausblick, das heißt: Benennen Sie die nächsten Schritte ausdrücklich. Wenn es Ihnen möglich ist, können Sie schon den nächsten Termin nennen oder einen groben Zeitraum festlegen.