Gestalten Sie die Arbeitsplätze so stressfrei wie möglich

Nur viel Arbeit, nur die Kinder – das allein verursacht oft schon Stress, der uns schadet. Aber viel Arbeit, ein dunkles Zimmer, gemeine Kollegen, die Hausaufgaben on top – da ist zu viel Stress programmiert. Hier einige Dinge, auf die Sie als Personalrat in der Gesamtschau achten sollten, denn auf Seite 3 dieser Ausgabe konnten Sie es lesen: Stress ist ein Hauptgrund für Arbeitsunfähigkeit.

Immer mehr Arbeit für gleichbleibende Manpower?

Eine Hauptursache für Stress ist sicher die Arbeitsverdichtung. Schauen Sie sich doch einmal an, ob und inwieweit sich die Dienststelle, in der Sie als Personalrat tätig sind, in den letzten Jahren oder Monaten entwickelt hat:

• Haben die Aufgabenfelder der Mitarbeiter stark zugenommen?
  
• Wurden Mitarbeiter, die gegangen sind, nicht ersetzt, sondern wurden deren Aufgaben einfach auf die verbliebenen Köpfe verteilt?
  
• Konnten Stellen wegen des Fachkräftemangels/demografischen Faktors nicht nachbesetzt werden?
  
• Und wie ist es mit Vertretungen für Erkrankte oder Elternzeitler? Werden hier (befristet) Arbeitnehmer eingestellt oder werden diese Aufgaben auf die restliche Belegschaft umgesattelt?
  
• Müssen Sie bestimmte Kennzahlen erfüllen?
  

Und jetzt sehen Sie sich die einzelnen Arbeitnehmer näher an: Schaffen diese ihre Arbeit mühelos oder gibt es hier schon „Wackelkandidaten“, die ihrem Pensum hinterherhinken? Zeigen einzelne Beschäftigte klare Ermüdungserscheinungen und Anzeichen von Stress, dann wird es höchste Eisenbahn, diese Mitarbeiter anzusprechen und zu fragen, wie es ihnen wirklich geht. Treten Sie auch hier schon an Ihren Dienstherrn heran. Es kann so auch für ihn nicht weitergehen, er riskiert schlechte Arbeitsleistungen, ermüdete Arbeitnehmer, damit steigen die Unfallgefahr und die Gefahr längerer Zeiten der Arbeitsunfähigkeit.

Diese umsetzbaren Maßnahmen können Sie von der Dienststellenleitung verlangen

Im Folgenden einige Sofort-Maßnahmen zur Abhilfe für Sie und Ihre Kollegen und Kolleginnen:

• Bestätigt sich, dass die Ursache des „Schwächelns“ im Arbeitsbereich liegt, dann lassen Sie sich mit Ihrem Dienstherrn zusammen genau schildern, was den einzelnen Mitarbeiter am meisten belastet bzw. was ihm am meisten helfen würde. So gewinnen Sie Lösungsansätze.
  
• Falls der Beschäftigte sich vor der Dienststellenleitung nicht äußern möchte, dann lassen Sie sich die Belastung genau schildern. Sie geben die Beschwerde dann an die Dienststellenleitung weiter.
  
• Wenn der Betroffene selbst keine rechte Lösung weiß, prüfen Sie folgende Möglichkeiten und schlagen Sie diese dann gezielt vor:
  
• Lohnt sich eine Neueinstellung? Vielleicht ist das Arbeitspensum inzwischen so gestiegen, dass sich das Team erweitern könnte. Wenn Ihre Dienststellenleitung keine Vollzeitkraft bezahlen kann oder will, können vielleicht in einzelnen Bereichen zur Entlastung Minijobber eingesetzt werden? Die kosten nicht so viel. Natürlich müssten hier die entsprechenden Haushaltsmittel bereitstehen.
  
• Vertretung prüfen: Geht ein Mitarbeiter in Elternzeit oder ist er länger krank, sollte seine Arbeit nicht einfach nach „Schema F“ auf die anderen verteilt werden. Vielleicht hat jemand Kapazitäten frei und kann die Vertretung übernehmen. Vielleicht will ein Teilzeitler von Teilzeit auf Vollzeit aufstocken. Vielleicht kann auch ein Zeitarbeiter oder eine befristete Arbeitskraft für Abhilfe sorgen.
  
• Verteilungsmodus unter die Lupe nehmen: Grundsätzlich sollten Sie mit Ihrem Dienstherrn auch einmal das Arbeitsverteilungsmodell in Ihrer Dienststelle ins Visier nehmen: Ist es noch aktuell? Trägt es den zwischenzeitlichen Entwicklungen immer noch ausreichend Rechnung? Werden einige Mitarbeiter überproportional belastet, andere hingegen wenig oder gar nicht? Sofern es hier Handlungsbedarf gibt, sollte in der Dienststelle umgeschichtet werden, sodass alle in etwa gleich viel zu tun haben.
  

Schlagen Sie Ihrer Dienststellenleitung doch mal vor, über flexible Arbeitszeitmodelle nachzudenken. Die Möglichkeit zur freieren Zeiteinteilung oder 2 Nachmittage in Telearbeit könnten auch eine deutliche Entlastung für die Mitarbeiter mit Familie bringen. Gerade wenn es um die Telearbeit geht, können Sie Ihren Dienstherrn wiederum mit einem Sparargument locken: Mit Telearbeit kann er an Büroraum und Ausstattung sparen – das freut sicher auch den Staat.

Zukunftsangst als Stressfaktor

Man kann sich keines Arbeitsplatzes mehr sicher sein, auch nicht im öffentlichen Dienst. Denken Sie nur an die Kollegen in den Jobcentern. Die von der Merz-Regierung geplanten Veränderungen beim Bürgergeld können auch Auswirkungen auf deren Stellen haben. Und das erhöht den Stress und den Druck noch obendrein.

• Muss Ihre Dienststellenleitung umstrukturieren, muss sie Entlassungen vornehmen, dann haben Sie Mitbestimmungsrechte. Setzen Sie sich aber schon vorab mit Ihrer Dienststellenleitung zusammen. Ihr Ziel: den Wandel so schonend wie möglich zu gestalten.
  
• Ihr Dienstherr kann mit Ihnen zusammen die Ängste Ihrer Kollegen, so gut es geht, abbauen bzw. minimieren. Gehen Sie dabei so vor:
  
• Veränderungen sollten so früh wie möglich angekündigt werden.
  
• Beweggründe hierfür sollten erläutert werden. Gerade das ist sehr wichtig: Denn wenn die Mitarbeiter die Motive der Dienststellenleitung kennen und das entsprechende Hintergrundwissen dazu bekommen, baut dies nachweislich Ängste ab.
  
• Wenn ein Personalabbau droht, sollte Ihre Dienststellenleitung zuerst Sie als Personalrat beteiligen, aber dies dann auch den Beschäftigten ehrlich sagen und auch gleich mitteilen, in welchen Bereichen der Abbau (voraussichtlich) vorgenommen wird. So nimmt sie zumindest einem Teil der Belegschaft die Angst. Die anderen können sich dann schon mal auf ihr mögliches Schicksal einstimmen und sich frühzeitig anderweitig bewerben.
  
• Kommt es definitiv zu keinem Personalabbau, dann sollte Ihr Dienstherr dies auch gleich sagen. Denn je beruhigter die Mitarbeiter sind, desto besser tragen sie notwendige Veränderungen mit.
  

Nehmen Sie sich die Arbeitsplatzgestaltung vor

Neben dem Arbeitspensum selbst kann sich das Raumklima negativ auf die Psyche auswirken. Einige markante Punkte:

• Denken Sie an Großraumbüros: Zu viel Lärm kann die Mitarbeiter in ihrer Konzentration stören und sie zusätzlich unter Stress setzen.
  
• Wie sind ihre Arbeitsräume überhaupt ausgestaltet? Haben die Mitarbeiter genug Platz?
  
• Gibt es genug Licht?
  
• Kann der Raum richtig temperiert werden (Kühlung/Lüftung bzw. Heizung)?
  
• Gibt es einen Pausen- oder Sozialraum, den die Mitarbeiter gern nutzen, um mal 5 Minuten abschalten zu können?
  

Wenn es hier Defizite gibt, sollten Sie und Ihr Dienstherr für Abhilfe sorgen. Das kommt Ihren Kollegen und damit letztlich auch dem Dienstherrn zugute. Zudem sollte Ihre Dienststellenleitung nicht unterschätzen, dass sie mit solchen Maßnahmen eine positive Botschaft vermittelt: „Seht her, liebe Mitarbeiter – ich tue etwas für euch!“ Vor allem angeschlagene Mitarbeiter werden das zu schätzen wissen.

Wenn Sie nicht wissen, wie es um diese Punkte in Ihrer Dienststelle steht, führen Sie doch eine Mitarbeiterbefragung zur Zufriedenheit mit den Arbeitsplätzen durch. So sehen Sie gleich, wo konkreter Verbesserungsbedarf besteht.

Warum die Arbeitssicherheit so wichtig ist

Zu den griffigeren Aspekten gehört auch die Arbeitssicherheit. Denn zu einem korrekten Arbeitsplatz gehört, dass dieser sicherheits- und arbeitsschutzrechtlich einwandfrei gestaltet ist. Gefahrenquellen haben immer mehr oder weniger Stresspotenzial.

Stellen Sie sich deshalb folgende Fragen und überprüfen Sie so, ob sich Ihre Dienststellenleitung an das Wichtigste in Sachen Arbeitsschutz hält:

• Sind die Arbeitsplätze ergonomisch ausgestaltet?
  
• Werden bei Maschinen, Fahrzeugen und anderen Arbeitsgeräten arbeitssicherheitsrechtliche Aspekte beachtet?
  
• Sind die Beschäftigten keinen giftigen Dämpfen (Tonerstaub) etc. ausgesetzt?
  

Gehen Sie doch einfach mal Arbeitssicherheitsgesetz, Arbeitszeitgesetz und Arbeitsschutzgesetz durch. Diese finden Sie in Ihrer Sammlung arbeitsrechtlicher Gesetze. Ihre Dienststellenleitung muss Ihnen diese in aktueller Fassung zur Verfügung stellen.

Ergonomie als Schlüsselfaktor

Ergonomie spielt bei der Stressvermeidung eine wichtige Rolle. Denken Sie dabei an eine ergonomische Gestaltung der Arbeitsplätze an sich (Mobiliar, Licht, Lärm …), aber auch der Software (Schriftgröße …). Wenn die Arbeitsmittel entlasten, entstresst das ungemein und hebt auch die Arbeitsleistung. Das sollte Ihr Argument für den Dienstherrn sein.

Erinnern Sie Ihren Dienstherrn an seine Pflichten. Er muss eine Gefährdungsbeurteilung für Stress erstellen. Dies ist die systematische Analyse von Arbeitsbedingungen, um psychische Belastungen und Risiken festzustellen und daraus abgeleitete Maßnahmen zu deren Minimierung abzuleiten. Dienstherren sind hierzu verpflichtet.