Ihr Tätigkeitsbericht in der Personalversammlung: Richtig präsentiert, haben Sie aufmerksame Zuhörer

Ein Hauptpunkt der Personalversammlung ist der Tätigkeitsbericht. Sie müssen hier der Belegschaft schildern, was der Personalrat als Gremium mit welchem Erfolg in Angriff genommen hat. Und so sollten Sie das tun:

Verschaffen Sie sich Aufmerksamkeit

20 Minuten, das ist bei Vorträgen das Maximum für die Aufmerksamkeit der Zuhörer. Mit 20 Minuten werden Sie aber nur in den seltensten Fällen auskommen. Überlegen Sie sich deswegen schon im Vorfeld, wie Sie die Kollegen bei Laune halten. Übersichten und gute Orientierungshilfen können hier helfen. Die Information wird so klarer verständlich, die Zuhörer ermüden nicht so schnell.

In einer Übersicht können Sie auch die Struktur Ihres Berichts aufzeigen. So verliert keiner der Kollegen den roten Faden. Halten Sie immer mal wieder ein Zwischenergebnis fest. So sieht der Zuhörer, wo Sie gerade stehen, und vor allen Dingen: Er hat damit den Punkt vor Augen, von dem Sie nun im Fortgang der Rede ausgehen. Ist einer mal „eingenickt“, kann er so wieder einsteigen.

Drücken Sie sich klar und deutlich aus

Vermeiden Sie auf jeden Fall Fachchinesisch. Der Zweck der Rede liegt in der Information der Teilnehmer. Die Teilnehmer müssen die Rede verstehen. Sie als Fachmann wissen ja schon Bescheid. Jede Information muss von den Zuhörern sofort verstanden werden. Bilden Sie also kurze Sätze. Vermeiden Sie Fremdwörter. Und greifen Sie auf eine bildliche Darstellung zurück, so können sich die Kollegen Dinge leichter vorstellen. Vermeiden Sie den sogenannten Substantivstil, also Wörter mit

• ung – nicht die „Erhöhung der Krankenzahlen“, sondern „Die Krankenzahlen sind gestiegen“,
  
• keit – nicht „Es gibt keine Vergleichbarkeit zwischen …“, sondern „Vergleichen wir A und B, erkennen wir folgende Unterschiede“ und
  
• heit – nicht die „Plumpheit des Vorgehens“, sondern „A ging bei seinem Vorhaben etwas undiplomatisch vor“.
  

Verwenden Sie lieber mehr Verben. Das macht den Bericht leichter verständlich und vor allen Dingen auch lebendiger.

Wecken Sie die Neugier Ihrer Zuhörerschaft

Gerade zu Beginn des Tätigkeitsberichts sollten Sie den sogenannten Spannungsbogen erzeugen. Gelingt es Ihnen, Neugier bei den Versammlungsteilnehmern zu wecken, können Sie mit einer größeren und damit längeren Aufmerksamkeit rechnen. Zeigen Sie dem Zuhörer möglichst schnell den Nutzen aus der Teilnahme an der Versammlung auf. Stellen Sie immer mal wieder Zwischenfragen und bitten Sie um anschließende Bewertungen und Kommentare. Sprechen Sie von der Dienststelle, von der Belegschaft. So erzeugen Sie von Anfang an eine „Wir“-Verbundenheit und Ihre Kollegen sehen, dass es um sie geht.

Tätigkeitsberichte sollten stets Fakten zum Inhalt haben

Werfen Sie Ihren Kollegen jetzt aber nicht wie wild Zahlen an den Kopf, sondern betten Sie die Fakten immer in einen Rahmen. Beispiel: Erzählen Sie vom Gesundheitsmanagement in der Dienststelle, dann berichten Sie, was Sie getan haben. Anschließend legen Sie die Zahlen nach, etwa „Der Krankheitsstand ist von … auf … gesunken“. So bleiben die Kollegen am Ball und können mit Ihren Ausführungen etwas anfangen. Manchmal fordern die Zuhörer auch Fakten ein. Dann sollten Sie diese auch ohne Umschweife liefern. Sonst wird der Personalrat als Blender oder Schwätzer abgestempelt. Das sollten Sie vermeiden.

Alles hat ein Ende – auch der Tätigkeitsbericht

Der wichtigste Teil einer Rede ist der Schluss. Das gilt auch für den Tätigkeitsbericht. Damit Ihnen hier ein guter Schluss gelingt, sollten Sie die folgenden Tipps befolgen:

• Bringen Sie zum Schluss keine neuen Gedanken ein.
  
• Sprechen Sie am Schluss auf jeden Fall frei.
  
• Vermeiden Sie, einen Hinweis darauf zu geben, dass Sie bald zum Schluss kommen. Denn dann schweifen die Zuhörer ab.
  

Wenn Sie einen Hinweis auf den Schluss geben wollen, müssen Sie ihn auch mit wenigen Sätzen erreichen. Anderenfalls verärgern Sie Ihre Zuhörer. Schließen Sie positiv. Das hinterlässt einen guten Eindruck bei den Teilnehmern. Hoffnung stimmt immer versöhnlich.