Sicher haben Sie auch schon mal Vorträgen oder Präsentationen beigewohnt, bei denen die Zuhörer nach 10 Minuten schon ein Gähnen unterdrücken mussten oder, schlimmer noch, nach kurzer Zeit den Saal verließen. In solch einem Fall hat der Vortrag sein Ziel verfehlt. Das sollte Ihnen nicht passieren. Die folgenden 6 Tipps helfen Ihnen, eine kurze und aussagekräftige Präsentation bzw. einen kurzen und aussagekräftigen Vortrag aufzubauen.
1. Arbeiten Sie sich vollständig in den Sachverhalt Ihrer Präsentation ein
Die Wirklichkeit ist manchmal ganz schön komplex. Wenn Sie über komplexe Sachverhalte sprechen wollen, sind Sie gezwungen, den Inhalt vollständig zu verstehen. Das bedeutet: Sie müssen sich vor Ihrem Vortrag intensiv mit der Thematik auseinandersetzen und vertraut machen. Schließlich müssen Sie damit rechnen, dass Ihre Zuhörer nach Ihrer Präsentation Fragen zu dem Thema stellen. Da wirkt es dann sehr unprofessionell, wenn Sie ins Schwimmen geraten bzw. ganz überfragt sind.
2. Stilmittel für Prägnanz und Kürze Ihres Vortrags einsetzen
Kurze und prägnante Sätze zu schreiben ist auch eine Frage der Begabung. Allerdings lässt sich ein prägnanter Stil durchaus erlernen und üben. Wollen Sie auf „kurz, prägnant und aussagekräftig“ umstellen, sollten Sie besonders in der Anfangsphase jeden Satz einer Präsentation selbstkritisch dahingehend prüfen, ob alle Wörter wirklich notwendig sind bzw. ob nicht das eine oder andere Füllwort noch gestrichen werden kann.
3. Prüfen Sie gekürzte Sätze auf ihre Verständlichkeit und Aussagekraft hin
Sie verstehen die Sätze, die Sie formulieren. Aber verstehen Ihre Zuhörer sie auch? Auch kurze Sätze können umständlich formuliert sein. Hin und wieder führt das Kürzen zudem dazu, dass ein Satz an Aussagekraft einbüßt. Lesen Sie deshalb auch Ihren gekürzten Satz noch einmal selbstkritisch im Hinblick auf Aussagekraft und Verständlichkeit.
4. Besser als Bild? Besser als Text?
Einige Informationen lassen sich besser in Worte fassen, andere wirken besser als Bild bzw. visualisiert. Wenn Sie alles zeigen und zusätzlich alles erläutern, dürfen Sie sich nicht wundern, wenn Ihre Präsentation länger dauert als beabsichtigt.
Entscheiden Sie deshalb zunächst, was Sie „rüberbringen“ wollen. Prüfen Sie im Anschluss, ob die Information besser im Text oder als Bild erfasst werden kann, und entscheiden Sie sich für eines der beiden. Berücksichtigen Sie bei dieser Entscheidung, mit wem Sie sprechen und wie komplex das Thema insgesamt ist.
5. Setzen Sie auf aussagekräftige Bilder und Visualisierungen
Bilder und andere Visualisierungen sind beim Publikum meist beliebt. Schließlich handelt es sich oft um „leichtere Kost“. Dennoch: Ein Bild bzw. eine Visualisierung muss aussagekräftig sein – und zwar viel aussagekräftiger als ein Schriftstück. Geht von dem Bild nicht die notwendige Aussagekraft aus, „verschwenden“ Sie Aufmerksamkeitszeit Ihrer Zuhörer. Das sollten Sie tunlichst vermeiden. Trennen Sie sich lieber von Bildern, die nicht absolut notwendig sind. Überfrachten Sie etwaige Visualisierungen auch nicht mit Informationen.
Fragen Sie sich deshalb: Veranschaulichen per Bild, Grafik etc. hilft dabei, etwas zu erklären, und kann zu einem späteren Zeitpunkt eine wichtige Ressource von Ideen sein. Aber: Ersetzt Ihr jeweiliges Präsentationsbild wirklich 1.000 Worte? Benötigen Sie keine zusätzlichen Erläuterungen? Nur wenn Sie das bejahen können, sollten Sie das Bild auch wirklich einsetzen.
6. Halten Sie Ihren Zeitplan ein
Gut durchdachte Inhalte, prägnant zusammengefasst in Wort und Bild, bieten Ihnen beste Voraussetzungen für eine kurze Präsentation – aber keine Garantie. Notwendig ist zudem, dass Sie Ihren Zeitplan einhalten. Lassen Sie sich z. B. während des Vortrags nicht auf längere Diskussionen ein, wenn Sie dies nicht von vornherein vorgesehen haben. Häufen sich Zwischenfragen und gefährden den Zeitplan, bitten Sie die betreffenden Zuhörer, ihre Einwände bis zur Abschlussdiskussion zurückzustellen.
Ebenso gut können Sie anbieten, aufgetretene Fragen im Nachgang zum Vortrag oder auch gesammelt per Mail zu beantworten. Hier sind Ihnen keine Grenzen gesetzt. Wichtig ist nur, dass sich Ihre Zuhörer auch gehört fühlen und dass keine Fragen offenbleiben. Das würde Ihre Zuhörer nur verärgern und ein schlechtes Licht auf Ihren guten Vortrag werfen!
Einen guten Vortrag zu halten ist nicht so einfach, aber je mehr Gedanken Sie sich darüber machen, je besser Sie sich vorbereiten, je öfter Sie vortragen, umso einfacher wird es! Und wenn Ihnen doch mal ein Lapsus passiert oder Sie den Faden verlieren? Schwamm drüber – aus Fehlern lernen Sie, wie Sie es das nächste Mal (noch) besser machen.
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