Personalversammlung: Ihre Aufgaben als Versammlungsleiter

Die Personalversammlung wird definiert als Zusammenkunft von Beschäftigten Ihrer Dienststelle. Sie als Personalrat sind Veranstalter und laden zur Personalversammlung ein, der Vorsitzende Ihres Gremiums leitet die Versammlung. Das Wichtigste für Sie zu diesem Thema habe ich Ihnen übersichtlich auf diesen Seiten zusammengefasst.

Einmal im Jahr ist ein Muss

Beim Bund und in den meisten Bundesländern ist gesetzlich festgelegt, dass Personalversammlungen mindestens einmal im Kalenderhalbjahr stattzufinden haben.

Bevor Sie zur Personalversammlung einladen, müssen Sie vorab einige Dinge klären: z. B. die Raumbelegung und die Themen, die besprochen werden sollen. Denken Sie bei Ihrer Vorbereitung etwa an die folgenden Punkte:

Besprechen Sie sich

Über die Gestaltung und den Zeitpunkt einer Personalversammlung sollten Sie zunächst im Gremium sprechen. Klären Sie die Fragen: Was steht an? Handelt es sich um die turnusmäßige Versammlung oder muss ein aktuelles Thema besprochen werden? Reicht eine Teilversammlung oder muss die gesamte Belegschaft geladen werden?

Beachten Sie, dass Sie grundsätzlich Vollversammlungen durchführen müssen; Teilversammlungen sind die Ausnahme.

Legen Sie den Zeitpunkt fest

Den Zeitpunkt für eine turnusmäßige Personalversammlung können Sie nach eigenen Vorstellungen frei festlegen. Sie müssen dabei sowohl auf die dienstlichen Interessen als auch auf die der Beschäftigten Rücksicht nehmen. Arbeiten Sie in Gleitzeit, dann müssen Sie die Personalversammlung in die Kernzeit legen.

Und besprechen Sie sich mit der Dienststellenleitung. Bieten Sie ihr mehrere Ausweichtermine an. Sie müssen aber das Anberaumen einer Personalversammlung nicht durch die Dienststelle genehmigen lassen.

Inhaltliche Vorbereitungen

Genauso wichtig wie die Terminauswahl ist die Themenauswahl. Beim Tätigkeitsbericht tun Sie sich noch leicht. Daneben sollten Sie aber für Ihre Kolleginnen und Kollegen wichtige Themen aufgreifen. Behalten Sie im Hinterkopf, dass Sie auf das Wohlwollen der Beschäftigten angewiesen sind. Setzen Sie also auf populäre Themen.

Kosten der Personalversammlung

Die Kosten der Personalversammlung trägt Ihre Dienststelle. Grundsätzlich müssen Sie sich auch bei der Vervielfältigung von Material für die Personalversammlung mit ihr absprechen. Das können Sie schriftlich tun, etwa mit dem folgenden Schreiben:

Muster-Schreiben: Vervielfältigung des Tätigkeitsberichts

An die Dienststellenleitung

im Hause

                                                                                                                      Ort, Datum …

Durchführung einer Personalversammlung; Vervielfältigung des Tätigkeitsberichts

Sehr geehrte Dienststellenleitung,

am … findet die mit Ihnen terminlich vereinbarte Personalversammlung statt, in der unter anderem der Tätigkeitsbericht vorgetragen werden soll. Wir möchten diesen Bericht den Teilnehmern der Personalversammlung auch in gedruckter Form zur Verfügung stellen.

Deshalb bitten wir als Personalrat um Ihr Einverständnis, dass die Vervielfältigungen dienstlich veranlasst und die mit der Arbeit Beauftragten zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Wir benötigen ca. … Kopien.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift Personalratsvorsitzende/-r

So endet die Versammlung

Die Personalversammlung ist durch den Versammlungsleiter förmlich abzuschließen. Die Eingangsformel der Schlussrede lautet: „Wir kommen zum Schluss.“ Die Schlussrede ist formell der Abschluss der Veranstaltung; die Formel hierzu lautet: „Die Versammlung ist geschlossen.“

Aufgaben der Versammlungsleitung

Dem Versammlungsleiter obliegen sämtliche Leitungsaufgaben. Wirklich wahrnehmen kann er diese nur, wenn er selbst neutral bleibt. Dazu gehört es, mit Kritik an der eigenen Person genauso umzugehen wie mit anderen Wortmeldungen auch.

Behalten Sie das als Personalratsvorsitzender im Hinterkopf: In der Versammlung können Ihre Kolleginnen und Kollegen ihren Ärger, Unwillen und Sorgen endlich mal ablassen. Vor diesem Hintergrund relativiert sich doch einiges. Ihnen als Personalrat kann an einer lebhaften Aussprache nur gelegen sein. Denn nur so erfahren Sie die Wahrheit und erhalten Ansatzpunkte für Ihr weiteres Handeln.

Wird die Dienststellenleitung angegriffen, geben Sie den Vertretern der Verwaltung in der Aussprache Gelegenheit, ihre Sicht der Dinge darzustellen. So wird es Ihnen gelingen, die Parteien auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen.

So gehen Sie richtig mit Wortmeldungen um

Die Versammlungsleitung erteilt und entzieht das Wort. Wichtig ist hier, das Wort in der richtigen Reihenfolge zu erteilen. Machen Sie sich eine kleine Liste, in der Sie die Namen nach der Reihenfolge der Wortmeldungen notieren. So wird niemand übergangen.

Kommt es zu Wortbeiträgen, die ihrem Inhalt nach sachfremd sind, weisen Sie den Redner zunächst höflich darauf hin. Spricht er trotzdem weiter, entziehen Sie ihm mit der Bitte um Verständnis das Wort. Sie haben das Recht hierzu!

HINWEIS

Recht auf freie Meinungsäußerung, aber Sachlichkeitsgebot

Jeder Beschäftigte hat in der Personalversammlung das Recht, zu allen dienststellenbezogenen Angelegenheiten seine Meinung frei zu äußern. Auch Ihre Kolleginnen und Kollegen aus dem Personalrat dürfen sich in Personalversammlungen frei äußern – auch Kritik an der Dienststellenleitung. Der Grundsatz der vertrauensvollen Zusammenarbeit steht dem nicht entgegen, Kritik gehört zu Ihrem Job. Sachlich muss sie aber sein.

Kritik dürfen oder sollen Sie auch gegenüber jenen Personen üben, die für die Missstände verantwortlich sind. Die Kritik kann sich auch auf den öffentlichen Arbeitgeber, auf den Dienststellenleiter oder andere mit Führungsaufgaben beauftragte Personen beziehen. Aber auch hier gilt wieder das Sachlichkeitsgebot.

So setzen Sie die Fragetechnik richtig ein

„Wer fragt, führt“ – das wird Diskussionsleitern gern mit auf den Weg gegeben. Aber: Richtiges Fragen ist gar nicht so einfach. Als Versammlungsleitung sollten Sie damit umgehen können. Denn mit Gegenfragen oder Initiativfragen gewinnt Ihre Versammlung an Leben und Informationswert.

Hören Sie aktiv zu

Sie haben die folgende Situation sicher schon erlebt: Ein Beschäftigter meldet sich zu Wort. Er ist sichtlich aufgeregt und erregt, kommt aber gar nicht richtig zum Punkt. Man merkt so ungefähr, worauf er hinauswill, aber er bringt sein Anliegen nicht in die Form einer konkreten Frage.

Jetzt sind Sie als Versammlungsleiter gefordert. Sie müssen die Frage bei dem Beschäftigten abholen. Hören Sie ihm genau zu. Greifen Sie ein paar seiner Schlagwörter auf und stellen Sie dann für ihn die Frage. Dies machen Sie in Form einer Gegenfrage an den Beschäftigten. Etwa so: „Herr/Frau …, Sie sagen, dass … Damit wollen Sie die folgende Frage stellen: …“

Können Sie die Frage nicht so richtig heraushören, lassen Sie den Beschäftigten erst mal Dampf ablassen. Hat er sich dann etwas beruhigt, ergreifen Sie die Initiative. Zeigen Sie Verständnis und fragen Sie ihn, ob seine Kritik in diese oder jene Richtung geht. So lenken Sie ihn zur richtigen Frage.

HINWEIS

Stellen Sie offene Fragen

Um eine lebendige Diskussion zu erreichen, sollten Sie vor allem offene Fragen stellen und anderen das Wort erteilen. Offene Fragen sind solche, auf die man nicht nur mit Ja oder Nein antworten kann. Auch während einer laufenden Diskussion sollten Sie möglichst einfache offene Fragen an die Versammlungsteilnehmer richten. Denn nur so halten Sie die Diskussion am Laufen.

Die Diskussionsfrage richten Sie immer an die ganze Versammlung. Sie sollte immer nur einen wichtigen Punkt des behandelten Themas betreffen.

Anspruch auf Freizeitausgleich

Bei der Teilnahme an einer außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit stattfindenden Personalversammlung muss Ihre Dienststellenleitung nur Freizeitausgleich gewähren, es sei denn, dass gesetzlich etwas anderes festgelegt worden ist. Anspruch auf Ausgleich von Wegezeiten oder auf zusätzliche Vergütung besteht nicht.

Anträge und Abstimmungen

Antragsberechtigt sind vorrangig die in der Versammlung anwesenden Beschäftigten der Dienststelle. Teilnahmeberechtigte aus anderen Dienststellen (Beauftragte oder Stufenvertretungsmitglieder) haben nur ein Beratungs-, aber kein Antragsrecht.

Also dürfen Sie als Versammlungsleitung nur solche Anträge in der Personalversammlung behandeln, die in Ihren Zuständigkeitsbereich fallen, also nur Anträge von Beschäftigten Ihrer Dienststelle oder zu allen Angelegenheiten, die die Dienststelle oder ihre Beschäftigten unmittelbar betreffen. Das sind z. B. insbesondere Fragen zu

●  Tarif-,

●  Besoldungs- und

●  Sozialangelegenheiten oder

●  der Gleichberechtigung und Gleichbehandlung in der Dienststelle.

WICHTIG

Missbilligung kann nicht ausgesprochen werden

Die Personalversammlung kann einem Dienststellenleiter nicht in einem förmlichen Beschluss ihre Missbilligung aussprechen. Sie ist kein Kontrollorgan! Deswegen kann in der Personalversammlung auch kein Mitglied des Personalrats per Misstrauensvotum abberufen werden. Diese Abberufung wäre unwirksam.

Alle Anträge sind mit der Mehrheit der Antragsberechtigten zu beschließen. Eine bestimmte Mindestzahl (Quorum) ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es liegt auch dann ein wirksamer Beschluss vor, wenn nur ein geringer Anteil der Beschäftigten an der Personalversammlung teilnimmt und der Antrag mit nur einer Stimme mehr als die Hälfte angenommen wird.

Beschlussfassung

Die Personalversammlung kann Ihnen nach § 61 Bundespersonalvertretungsgesetz Anträge unterbreiten und Stellung nehmen. Beschlüsse als solche sind hier aber nicht möglich.

Wer schreibt, der bleibt: Protokollieren ist wichtig

Protokolle sind immer lästig. Es gibt auch keine Pflicht, über eine Personalversammlung ein Protokoll zu führen. Sie sollten dies aber schon aus Beweiszwecken tun. Denn nach einer Woche weiß niemand mehr, was beschlossen wurde, wer zuständig war …

Mit einem guten Protokoll vermeiden Sie auch lästige Streitereien im Nachhinein. Sie sichern sich also ab!

Eröffnung, Begrüßung, Schluss – das müssen Sie beachten

Wenn Sie in die Versammlung starten, dann fragen Sie erst, ob gegen die Tagesordnung Einwendungen oder ob Ergänzungswünsche bestehen. Eventuell sind Änderungen nötig. Über die Änderung oder Ergänzung der Tagesordnung ist zwingend abzustimmen. Sie muss von der Mehrheit angenommen werden. Denken Sie hier bitte immer dran!

Danach geben Sie eine kurze Einführung über den Ablauf der Versammlung (insbesondere wenn die vorher bekannt gegebene Tagesordnung verändert wurde) und rufen den ersten Tagesordnungspunkt auf. Kommen keine neuen Wortmeldungen und Gesichtspunkte mehr, dann beenden Sie die Diskussion zu diesem Thema. Ziehen Sie ein Fazit und wiederholen Sie noch einmal kurz die wichtigsten Beiträge.

Anschließend gehen Sie zum nächsten Tagesordnungspunkt über. Haben Sie alle Punkte abgehandelt, dann schließen Sie die Personalversammlung. Sie haben es mit dem Schluss geschafft und können sich entspannen!