So bestimmen Sie beim Thema Urlaub mit

Regeln zum Urlaub sind nicht nur eine Sache zwischen Ihren Kollegen und der Dienststellenleitung. Sie als Personalrat bestimmen mit, gem. § 78 Abs. 1 Nr. 11 und § 80 Abs. 1 Nr. 6 Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG). Worauf Sie hier besonders achten sollten, lesen Sie in diesem Beitrag.

Ein Mitbestimmungsrecht haben Sie aber nicht nur nach dem BPersVG, sondern auch nach den jeweiligen Landesgesetzen:

Übersicht: Urlaub und Landesrecht

Sie haben kein Mitbestimmungsrecht bei der Dauer des Urlaubs. Denn diese ergibt sich aus dem Gesetz, Tarif- oder Arbeitsvertrag.

Wenn eine Einigung nicht möglich ist

Ein Kollege meldet Urlaub an, der Dienstherr genehmigt: Das ist oft Wunschdenken. Sobald sich 2 oder mehr Personen abstimmen müssen, gibt es oft Ärger. Kann Ihre Dienststellenleitung sich nicht mit Ihrem Kollegen einigen, sind Sie als Schlichter gefragt. Hier sollten Sie die gleichen Maßstäbe anlegen, die auch Ihr Dienststellenleiter bei seiner Entscheidung anlegen muss. Grundsätzlich ist Ihre Dienststellenleitung verpflichtet, den Urlaubswünschen ihrer Mitarbeiter nachzukommen. Den Urlaub ablehnen kann sie nach § 7 Abs. 1 Satz 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) nur in 2 Ausnahmefällen: wenn dringende dienstliche Belange dem Urlaubswunsch entgegenstehen oder ein anderer Mitarbeiter Urlaubswünsche hat, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen.

1. Einwand: Dienstliche Belange

Ihre Dienststellenleitung darf den Urlaubswunsch nicht einfach pauschal abwehren und behaupten, dass der Urlaubszeitpunkt den dienstlichen Interessen widerspricht. Sie muss konkret werden: fristgebundene Arbeiten, Unterbesetzung zu besonders arbeitsreichen Zeiten – etwas in der Art muss sie vortragen.

2. Einwand: Sozial vorrangige Mitarbeiter

Wollen mehrere Kollegen gleichzeitig in Urlaub gehen, müssen die Urlaubswünsche gegeneinander abgewogen werden:

• Hat einer der Kollegen Kinder und kann deswegen nur in den Schulferien verreisen?
  
• Wenn ja, wie viele Kinder hat er und wie alt sind sie? Ältere fahren oft schon allein in den Urlaub.
  
• Wie oft wurde dem Kollegen schon zur beliebtesten Ferienzeit Urlaub gewährt?
  
• Ist der Kollege verheiratet und muss er sich deswegen mit seinem Ehepartner abstimmen?
  
• Wie lange ist der Kollege schon in der Dienststelle beschäftigt und wie erholungsbedürftig ist er?
  

Lassen Sie sich beide Standpunkte darlegen und gehen Sie dann die oben genannten Ablehnungsgründe durch. Geben Sie anschließend Ihre Meinung bekannt.

Wollen Sie sich nicht klar auf eine Seite stellen, versuchen Sie es mit einem Kompromiss. Beispiel: Mitarbeiter A bekommt an Ostern Urlaub, Mitarbeiter B an Pfingsten. Und in den großen Ferien geht B in der ersten Hälfte in Urlaub und A in der zweiten.

Während des Vermittlungsverfahrens haben Ihre Dienststellenleitung und Ihr Kollege jedoch immer die Möglichkeit, sich zu einigen.

Streit durch Planung vermeiden

Lassen Sie am Jahresanfang eine Urlaubsliste herumgehen, auf der alle Kollegen ihre Urlaubswünsche eintragen. So sehen Sie schon früh, wo es zu Überschneidungen kommen kann. Sprechen Sie die „Kontrahenten“ im Vorfeld an und versuchen Sie, einen Kompromiss zu finden. Haben sich die Kollegen auf einen Zeitpunkt geeinigt, übertragen Sie die Daten in den Urlaubsplan. Ihr Dienstherr kann dann genau sehen, wann er für Aushilfen sorgen muss. Bei der Aufstellung des Urlaubsplans haben Sie ein Mitbestimmungsrecht nach § 80 Abs. 1 Nr. 6 BPersVG. Sie können von Ihrem Dienstherrn den Abschluss einer Dienstvereinbarung über den Urlaubsplan verlangen.

Muster-Dienstvereinbarung: Erholungsurlaub

Hier habe ich für Sie eine Muster-Dienstvereinbarung vorbereitet:

Dienstvereinbarung Urlaub

Zwischen der … (Dienststelle) und dem Personalrat wird die nachfolgende Dienstvereinbarung zum Thema Urlaub geschlossen:

Präambel

Ziel der Dienstvereinbarung ist die Einführung eines einheitlichen Systems bei der Planung des Erholungsurlaubs der Beschäftigten.

§ 1 Geltungsbereich

Die Dienstvereinbarung gilt für die Beschäftigten der Dienststelle.

§ 2 Grundsatz

Erholungsurlaub wird den Beschäftigten unter Beachtung der jeweiligen gesetzlichen bzw. tarifvertraglichen Bestimmungen gewährt. Dabei werden die Belange der Dienststelle sowie die Interessen der Beschäftigten gegeneinander abgewogen und angemessen berücksichtigt.

§ 3 Urlaubspläne

Jeweils ab dem 1.11. eines jeden Jahres werden in der Dienststelle Urlaubspläne für das folgende Jahr ausgelegt, in welche die Beschäftigten ihren Urlaubswunsch eintragen. Dabei sind folgende Angaben zu machen: Name, Vorname, Familienstand, Anzahl schulpflichtiger Kinder, Referats- bzw. Dezernatszugehörigkeit, gesamter bestehender Urlaubsanspruch im folgenden Jahr und eventuell bestehender Resturlaubsanspruch.

§ 4 Eintrag in den Urlaubsplan

Der Eintrag in die ausliegenden Urlaubspläne hat bis spätestens zum 30.1. des folgenden Jahres zu erfolgen. Die Beschäftigten werden aufgerufen, sich mit den anderen Kollegen ihres Referats oder Dezernats vor der Eintragung abzusprechen, um Überschneidungen bei Urlaubswünschen zu vermeiden. Beschäftigte, die wegen Krankheit, Urlaubs, Dienstreise oder aus anderen Gründen eine Eintragung nicht fristgerecht vornehmen können, nehmen die Eintragung unmittelbar nach ihrer Rückkehr vor. Versäumt ein-/e Mitarbeiter/-in, sich fristgemäß in die Liste einzutragen, wird sie/er vom Vorgesetzten in die nach Eintragung der anderen Mitarbeiter der Dienststelle verbleibende Urlaubszeit eingeplant. Der Vorgesetzte muss ihm bekannte wirtschaftliche und persönliche Gegebenheiten der/des betroffenen Beschäftigten berücksichtigen.

§ 5 Urlaubsgewährung

1. Die Beschäftigten reichen ihre konkreten Urlaubswünsche schriftlich spätestens 2 Wochen vor Urlaubsantritt beim unmittelbaren Vorgesetzten oder seinem Abwesenheitsvertreter zur Genehmigung ein. Die Dienststellenleitung hat den Urlaubsantrag unverzüglich zu prüfen und darüber zu entscheiden. Dabei sind die Urlaubswünsche aller Beschäftigten zu berücksichtigen.
2. Bei Überschneidungen von Urlaubswünschen gilt Folgendes: Für die Zeit der Schulferien haben Urlaubswünsche Erziehungsberechtigter von schulpflichtigen Kindern Vorrang gegenüber Wünschen anderer Mitarbeiter.
3. Urlaub wird nur in vollen Tagen gewährt.
4. Mit der schriftlichen Genehmigung ist der Urlaub für den beantragten Zeitraum verbindlich vereinbart.

§ 6 Ablehnung eines Urlaubsantrags

Die Ablehnung eines fristgemäß gestellten Urlaubsantrags kann nur aus dringenden dienstlichen Gründen erfolgen.

§ 7 Interessenabwägung bei Entscheidung

Überschneiden sich die Urlaubswünsche mehrerer Beschäftigter und lässt sich eine Einigung nicht herstellen, nimmt die Dienststellenleitung eine Abwägung anhand folgender Kriterien vor:

• gesundheitliche Erholungsbedürftigkeit, Alter
  
• Bindung an Schulferien oder Urlaub des Ehegatten
  
• früheres Zurückstehen hinter Urlaubsbegehren anderer Beschäftigter
  
• Dauer der Dienstzugehörigkeit des Beschäftigten
  

§ 8 Krankheit während des Urlaubs

Wird der Beschäftigte während des Urlaubs krank, hat er der Dienststellenleitung unverzüglich eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen. Nur dann werden die Urlaubstage gutgeschrieben. Hält sich der Beschäftigte bei Beginn der Arbeitsunfähigkeit im Ausland auf, muss er die Dienststellenleitung, bei Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung auch diese, unverzüglich über seine Arbeitsunfähigkeit, deren voraussichtliche Dauer und über die Adresse am Aufenthaltsort informieren. Die dadurch entstehenden Kosten trägt die Dienststelle. Seine Rückkehr ins Inland hat der Beschäftigte unverzüglich mitzuteilen. Solange ein Beschäftigter seinen Mitteilungspflichten nicht nachkommt, erhält er keine Entgeltfortzahlung.

§ 9 Übertragung von Urlaub

Hier gilt § 26 TVöD.

§ 10 Inkrafttreten und Beendigung

Diese Dienstvereinbarung tritt zum … in Kraft.

Ort, Datum, Unterschriften

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