So hängen Ihnen Ihre Zuhörer bei Ihrem Vortrag an den Lippen

In Ihrem Alltag als Personalrat ist es wichtig, dass Sie wirkungsvoll kommunizieren. Nur so werden Sie erreichen, dass Ihr Gegenüber versteht, welches Ziel Sie verfolgen und warum Sie es verfolgen. Das wiederum ist wichtig, um Ihre Gesprächspartner zu überzeugen. Als Personalrat müssen Sie das nur allzu häufig. Sei es, dass Ihr Dienstherr mal wieder gänzlich konträre Vorstellungen zu den Ihren hat oder Ihre Kolleginnen und Kollegen aus der Belegschaft nicht verstehen wollen, dass es auch in der Dienststelle oft um ein Geben und Nehmen geht. Wirkungsvolle Kommunikation funktioniert oft am besten mit einer Präsentation. Die will natürlich gut vorbereitet sein. Was Sie beachten sollten, habe ich hier für Sie zusammengefasst.

In der Kürze liegt die Würze

Die optimale Dauer einer Präsentation beträgt 20 Minuten. Denn über diesen Zeitraum halten Ihre Zuhörer – zumindest in der Regel – ihre höchstmögliche Aufnahmefähigkeit. Präsentieren Sie deshalb möglichst nie länger als 20 Minuten. Sollten Sie über ein Thema diskutieren wollen bzw. müssen, das mehr Zeit in Anspruch nimmt, berücksichtigen Sie bereits bei der Vorbereitung die üblichen Aufmerksamkeitsschwankungen.

Man geht davon aus, dass ein Vortragender zu Beginn seines Vortrags die höchste Aufmerksamkeit erhält. Diese sinkt dann in der Regel bis zur 10. Minute leicht und in der Folgezeit bis zur 30. Minute dann stärker ab. Danach steigt sie bis etwa zur 45. Minute wieder langsam an.

Aufmerksamkeit der Zuhörer erhalten

Um Ihr Publikum auch in Phasen sinkender Aufmerksamkeit bei der Stange zu halten, gestalten Sie Ihren Vortrag bzw. Ihre Präsentation am besten möglichst vielfältig. Berücksichtigen Sie die im Folgenden aufgelisteten 7 Punkte und erhalten Sie sich die notwendige Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer.

1. Visualisieren Sie, wenn es passt

Je mehr Informationen wir verarbeiten müssen, desto schneller ermüden wir. Viele Menschen nehmen in diesen Fällen die Informationen, die über Bilder mitgeteilt werden, eher auf. Deshalb sollten Sie bei Ihren Vorträgen und Präsentationen versuchen, Informationen zumindest teilweise zu visualisieren. Das erleichtert manchmal den Aufnahmeprozess und verlangsamt die Ermüdung. Immer mehr Aufmerksamkeit gewinnt ein bewegtes Bild. Bauen Sie – wo es passt – einen kurzen Fotostream oder Minifilm ein.

2. Setzen Sie auf unterschiedliche Lernkanäle

Wissenschaftlichen Ergebnissen zufolge können sich Menschen nur an 10 % der Informationen erinnern, die sie gelesen haben. Die Erinnerung steigt angeblich aber auf 20 %, wenn dieselbe Botschaft zusätzlich gehört wird. Bilder sollen die Informationsaufnahme um weitere 10 % steigern. Zusätzliche 20 % sind nach den Studien wohl möglich, wenn ein Mensch die aufgenommene Information selbst weitergeben kann. Ein Lernkanal ist ein Weg, über den man sich Informationen zu einem bestimmten Thema beschafft. Beispiele für Lernkanäle sind:

• Lesen
  
• Anhören
  
• Handeln
  
• Austausch mit anderen
  

3. Integrieren Sie einen roten Faden

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Vortrag oder Ihre Präsentation einen roten Faden hat. Fügen Sie Bilder zur Orientierung ein, anhand derer Ihre Zuhörer schnell und einfach feststellen können, welche Punkte bereits behandelt sind und welche noch ausstehen. Solche Bilder bieten Vorteile: Ein kurzzeitig unaufmerksamer Zuhörer kann schnell herausfinden, wo beim Thema Sie gerade sind. Zudem können Ihre Zuhörer in für sie langatmigen Abschnitten die Restdauer Ihrer Ausführungen abschätzen.

4. Fassen Sie jeden inhaltlichen Abschnitt noch einmal zusammen

Geben Sie am Ende eines jeden Abschnitts eine kurze Zusammenfassung. Damit haben unaufmerksame Teilnehmer die Gelegenheit, mit neuer Aufmerksamkeit in Ihren Vortrag zurückzufinden.

5. Lassen Sie Wortbeiträge und kurze Diskussionen zu Ihrem Vortrag zu

Sprechen erfordert mehr Aufmerksamkeit als passives Hören. Lassen Sie deshalb Wortbeiträge und kurze Diskussionen zu Ihrem Vortrag zu. Weisen Sie aber gleich zu Beginn eines Vortrags darauf hin, dass Sie diese stoppen werden, wenn sie überhandnehmen, bzw. dass Sie sie bis zur Abschlussdiskussion zurückstellen.

6. Zum kritischen Hinterfragen auffordern

Fordern Sie Ihre Teilnehmer auf, bestimmte Aussagen zu hinterfragen. Dieses Vorgehen bietet vor allem den Vorteil, dass die kritische Auseinandersetzung dort stattfindet, wo Sie vorbereitet sind.

7. Aha-Erlebnisse schaffen, wo es geht

Versuchen Sie, Ihr Publikum mit Aha-Erlebnissen zu ködern. Ein Scherz, ein Zitat oder auch eine provokante These können in Lethargie verfallene Zuhörer wieder ins Gespräch bzw. in den Vortrag zurückholen.

So gehen Sie in schwierigen Situationen eines Auftritts vor

Sie kennen zahlreiche Situationen, die Ihnen Angstschweiß auf die Stirn treiben. Erinnern Sie sich daran, was genau geschah, als Sie das letzte Mal unter Lampenfieber litten. Was Sie bei häufigen Symptomen im Zusammenhang mit Lampenfieber tun können, lesen Sie im Folgenden.

• Herzklopfen/Pulsrasen

Schließen Sie die Augen und machen Sie Entspannungsübungen. Atmen Sie einige Male tief ein und aus. Sagen Sie sich: „Ich bin ganz ruhig“ oder „Ich bin ganz entspannt“. Wiederholen Sie das mehrmals und spüren Sie, wie sich Ihr Puls beruhigt.

• Belegte oder zittrige Stimme

Stellen Sie vor Ihrem Auftritt fest, dass Ihre Stimme rau klingt, hilft häufig Stimmbandpflege. Hüsteln und gurgeln Sie dazu mit Wasser. Einige fügen dem Wasser zudem Eukalyptusöl hinzu.

Um Ihre Stimmbänder zu lockern und geschmeidig zu machen, trinken Sie ein halbes Glas warmes Leitungswasser. Eine zittrige Stimme können Sie zudem kontrollieren, indem Sie etwas lauter sprechen.

• Zitternde Hände

Wenn Sie bei Ihren Vorträgen normalerweise Karteikarten als Gedächtnisstütze nutzen, sorgen Sie dafür, dass diese möglichst klein sind. Optimal sind postkartengroße Karteikarten. Bei größerem Papier fällt ein mögliches Zittern stärker auf.

Geben Sie zudem Ihren Händen etwas zu tun, indem Sie Ihre Aussagen möglichst oft durch Gesten unterstreichen.

• Schweißausbruch

Kleiden Sie sich möglichst nach dem Zwiebelprinzip, also so, dass Sie etwas (z. B. ein Jackett) ausziehen können. Wählen Sie ein helles Hemd bzw. eine helle Bluse – Schweißflecken fallen auf hellem Gewebe weniger auf als auf dunklem. Halten Sie immer ein Stofftaschentuch bereit, um sich den Schweiß von der Stirn zu wischen. Trinken Sie auch zwischendurch, das kühlt ab.

• Rotwerden

Machen Sie sich bewusst, dass Sie ein Erröten viel stärker wahrnehmen als Ihr Publikum. Schließlich sitzen die Teilnehmer entfernt von Ihnen und nur Sie selbst spüren, dass Ihnen warm ist. Ignorieren Sie es am besten. Fangen Sie gar nicht erst mit Puder oder Foundation an, wahrscheinlich „verschlimmbessern“ Sie so nur.

• Nervosität

Akzeptieren Sie Ihre Nervosität als etwas Normales. Nervosität ist ein Schutzmechanismus. Den können und sollten Sie nicht abstellen. Ihr Körper reagiert so, als würde er bedroht, und produziert Adrenalin. Dieses Hormon erhöht die innere Gespanntheit und Konzentration und trägt zu herausragenden Leistungen bei. Sie werden sehen: Ihre Nervosität wird in der Regel bereits nach den ersten Sätzen verschwinden. Schließlich werden Sie sich an die Situation gewöhnen.

• Konzentrationsschwierigkeiten

Schwierigkeiten, sich zu konzentrieren, sind meist auf einen Sauerstoffmangel zurückzuführen. Atmen Sie deshalb tief ein und langsam wieder aus. Stellen Sie sich dazu möglichst an ein offenes Fenster. Wenn Sie die Gelegenheit dazu haben, hilft auch Bewegung. Laufen Sie vor Ihrem Auftritt die Treppe auf und ab oder machen Sie ein paar Kniebeugen oder andere leichte Gymnastikübungen. Das lockert auf.

• Blackout (Vergesslichkeit)

Das Gefühl vor einer Präsentation, sich an nichts erinnern zu können, entsteht aus der intensiven Beschäftigung mit sich selbst. Gedanken wie „Was denken die anderen von mir?“ blockieren Sie. Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie zu sagen haben. Trainieren Sie Ihr Gedächtnis und nutzen Sie Vortragshilfen.

Verlieren Sie trotzdem den Faden, nehmen Sie sich die Zeit und gucken Sie auf Ihren Spickzettel. Das ist völlig legitim.

• Selbstzweifel

Selbstzweifel führen in einen Teufelskreis. Sie haben Angst, zu versagen, Ihre Unsicherheit nimmt zu. Sie versagen wirklich, Ihre Versagensangst steigt usw. Durchbrechen Sie diesen Teufelskreis, indem Sie sich ablenken. Erinnern Sie sich an Ihren letzten Erfolg und gehen Sie diesen in Gedanken durch. Oder denken Sie an eine Begebenheit, Person oder Sache, die für Sie wertvoll ist. So vertreiben Sie Ihre negativen Gedanken.