So verhandeln Sie 2025 erfolgreich mit Ihrer Dienststellenleitung

Wie sind Ihre Verhandlungen mit Ihrer Dienststellenleitung 2024 gelaufen? Teils so, teils so? Was ich in Verhandlungen immer wieder beobachte und sehr schade finde, ist, dass leider oft nicht der Recht bekommt, der die besten Argumente hat, sondern in einer Vielzahl der Fälle der beste Taktiker oder Verhandlungsführer. Damit das bei Ihnen nicht mehr passiert, zeige ich Ihnen auf den folgenden 2 Seiten, wie Sie Ihre Verhandlung geschickt führen und so Ihre sehr guten Argumente an den Mann bzw. Ihre Dienststellenleitung bringen.

Bereiten Sie sich auf die zu führenden Verhandlungen immer gut vor

Je besser vorbereitet Sie in Ihre Verhandlungen gehen, umso mehr können Sie für sich und Ihre Kollegen herausholen. Deshalb: Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken über die folgenden Fragen:

1. Was ist Ihr Ziel? Was wollen Sie für sich und Ihre Kollegen erreichen: Gezielte Förderung schwerbehinderter Menschen? Die Schaffung eines BEM? Oder neue PCs für den Personalrat?
2. Was will Ihre Dienststellenleitung? So wenig wie möglich – das ist die platte, aber zutreffende Antwort. So wenig wie möglich zahlen, so wenig wie möglich tun.
3. Wer ist Ihr Verhandlungspartner? Wir sprechen immer pauschal von der Dienststellenleitung. Entscheidend für Sie ist aber, wer die Verhandlungen konkret führen wird – ist Ihr Verhandlungspartner eher gemäßigt oder ein echter Haudegen, den Sie auch mal in die Schranken weisen müssen?
4. Welche Unterlagen benötigen Sie? Das sollten Sie im Vorfeld zweimal durchgehen. Denn können Sie erforderliche Unterlagen nicht vorlegen, wird dies Ihre Argumentationsposition erheblich schwächen. Außerdem kann es auch sein, dass Sie vor der Verhandlung Unterlagen von Ihrer Dienststellenleitung nachfordern müssen.
5. Womit können Sie überzeugen/locken? „Ich will …, ich will  …“ – wenn nur das von Ihnen kommt, erreichen Sie bald nichts mehr bei Ihrer Dienststellenleitung. Der Personalrat kriegt den Hals nicht voll, wird man dann sagen. Also gehen Sie lieber so an die Sache heran: „Ich möchte, aber ich gebe dir dafür …“ Wer auch etwas bekommt, gibt umso leichter.
6. Wo liegen die Vorteile beider Parteien? Das sollten Sie sich im Vorfeld überlegen. Denken Sie aber auch darüber nach, mit welchen Nachteilen Ihre Dienststellenleitung kontern wird. Machen Sie sich eine Plus-Minus-Liste – denn so können Sie am besten feststellen, mit welchem Vorteil Sie den Nachteil für Ihre Dienststelle parieren können, und behalten bei der Verhandlung die Oberhand.

Zeigen Sie sich unverbindlich freundlich

Egal wie unangenehm das Thema der Verhandlung ist, punkten Sie dennoch mit einem freundlichen Verhalten. Lassen Sie auch Ihre Dienststellenleitung aussprechen, zeigen Sie Interesse und unterbrechen Sie Ihr Gegenüber nicht. Umgekehrt muss sich auch Ihre Dienststellenleitung an diese Verhaltensregeln halten. Tut sie es nicht, sagen Sie: „Bitte lassen Sie mich meinen Gedanken zu Ende führen.“ Das gehört schließlich zum guten Ton und zu einer guten Dialog- und Diskussionskultur.

Stellen Sie die Sachlage dar

Schildern Sie als Erstes den Sachverhalt aus Ihrer Sicht: „Wir als Personalrat gehen von folgendem Sachverhalt aus: Herr Meier soll befristet auf die Stelle … gesetzt werden.“ Haben Sie die Sachlage dargelegt, fragen Sie bei Ihrem Dienststellenleiter nach, ob er die Dinge genauso sieht. So haben Sie sichergestellt, dass Sie wirklich über den gleichen Sachverhalt sprechen. Zudem kann sich Ihre Dienststellenleitung dann später nicht mehr darauf berufen, dass in Wahrheit ja alles ganz anders war. Dieses Hintertürchen haben Sie ihr geschlossen.

Was möchte Ihr Gegenüber?

Nur wenn Sie genau wissen, was Ihr Gegenüber möchte, können Sie gezielt agieren. Also: Fragen Sie nach allem, was für Ihre Verhandlung nützlich ist. Formulieren Sie offene Fragen. Also Fragen, die Ihr Gegenüber nicht mit Ja oder Nein beantworten kann. Muss Ihr Gegenüber länger ausholen, erhalten Sie mehr Informationen. Je länger Ihr Gegenüber spricht, umso größer ist die Chance, dass er Dinge preisgibt, die Sie nicht unbedingt hören sollten! Achten Sie aber darauf, dass Sie nicht mehrere Fragen nacheinander stellen, geben Sie Ihrem Partner Zeit zum Antworten.

Bleiben Sie sachlich

Jeder, der schon einmal in Verhandlungen war, weiß, wie sehr einen der Gesprächspartner in diesem Moment nerven kann und dass man zwar zuhört, sich aber dabei „seinen Teil denkt“, wenn mal wieder nur um den heißen Brei herumgeredet wird. Auch wenn Sie innerlich kochen – vermeiden Sie, dass Sie „überkochen“. Wer unsachlich wird, vergibt die Chance auf einen erfolgreichen Verhandlungsabschluss. Also: Lenken Sie sich ab – trinken Sie einen Schluck Wasser oder kneten Sie einen Radiergummi. Gut sind auch sogenannte Handschmeichler, die Sie während der Verhandlung in der Hand behalten können. Das beruhigt! Es gibt sehr schöne Handschmeichler aus Holz.

Verhandlungssicherheit durch Sprache zeigen

Um Ihre Ziele durchzusetzen, müssen Sie in den Verhandlungen die nötige Sicherheit ausstrahlen. Sicherheit zeigt sich vor allen Dingen auch in Ihrer Sprache. Befolgen Sie die folgenden Regeln:

Fassen Sie sich kurz und sprechen Sie bewusst in kurzen Sätzen. Sie wirken so viel eindrucksvoller auf Ihr Gegenüber und geben den Inhalten deshalb mehr Gewicht. Ihr Gegenüber kann Ihnen auch viel besser folgen. Bei Schachtelsätzen neigt Ihr Gegenüber schnell dazu, Sie zu unterbrechen oder innerlich abzuschalten.

Konjunktiv strahlt Unsicherheit aus. Vermeiden Sie ihn deshalb. Wer nur „würde“, weiß noch nicht so recht Bescheid, wer aber sicher „wird“, der weiß, was Sache ist, ist ein Macher und vermittelt Sicherheit, Bestimmtheit und Kompetenz.

Also sagen Sie nicht:

• „Das hätte folgende Vorteile …“, sondern „Das hat folgende Vorteile.“
  
• „Dadurch wäre der Arbeitsaufwand größer“, sondern „Dadurch ist der Aufwand größer.“
  
• „Sie könnten noch einmal prüfen …“, sondern „Bitte prüfen Sie das.“
  
• „Ich glaube, man könnte …“, sondern „Ich bin sicher, wir können …“
  
• „Ich möchte eventuell vorschlagen …“, sondern „Ich schlage vor …“
  
• „Dürfte ich Sie bitten …“, sondern „Bitte …“
  

Fronten abbauen, aber trotzdem Grenzen zeigen

Sie und Ihre Dienststellenleitung stehen naturgemäß auf verschiedenen Seiten. Deswegen entsteht zunächst eine Front zwischen Ihnen. Viele meinen deswegen, dass eine Lösung nur über eine Konfrontation zu finden ist. Dem ist aber nicht so. Gemeinsam lassen sich oft die besseren und vor allem für beide Seiten befriedigende Lösungen finden. Also teilen Sie Ihrer Dienststellenleitung mit: „Wir sehen natürlich neben unserem Standpunkt auch Ihren Standpunkt und wollen gemeinsam mit Ihnen eine Lösung finden …“ So machen Sie aus dem Konflikt eine Art Miteinander.

Starten Sie die Angebot-Nutzen-Argumentation

Nun müssen Sie Ihre Dienststellenleitung von der Nützlichkeit und den Vorteilen überzeugen, die sie gewinnt, wenn sie Ihren Zielen Raum lässt. Die Motive und Ziele Ihres Gegenübers kennen Sie bereits aus Ihrer Vorbereitung (siehe Seite 4). Jetzt können Sie so richtig auftrumpfen.

Wägen Sie die Argumente Ihres Gegenübers ab

Gehen Sie immer auf Ihren Verhandlungspartner ein, auch auf dessen Argumente. Greifen Sie ein Argument auf, bewerten Sie es und schwächen Sie es dann aber ab: „Dieses Argument hat sicher einiges für sich, und wir sind uns dahingehend einig, dass … Allerdings können wir Ihrer Forderung nur nachkommen, wenn Sie Ihrerseits …“ Sie wollen schließlich Ihre Position durchsetzen.

Bieten Sie Lösungen und Vorteile an

Mit dieser Taktik wickeln Sie Ihr Gegenüber um den Finger. Formulieren Sie hier in etwa so: „In meinen Augen erreichen wir eine faire Lösung, wenn wir die Abfindungssumme auf einen Betrag von … festlegen. Des Weiteren erhalten Sie von uns schriftlich … Das hat für Sie den Vorteil, dass …“ Sie sind so wieder in der „Geben-und-Nehmen-Schiene“.

Konkreten Nutzen herausstellen

Fassen Sie zum Abschluss noch einmal die Gesprächsergebnisse zusammen. Stellen Sie dabei die Vorteile für Ihre Dienststellenleitung in den Vordergrund: „Für Sie hat diese Lösung folgende Vorteile: …“ Trotz Ihrer Errungenschaft wird sich Ihre Dienststellenleitung nicht übervorteilt fühlen und Ihnen auch in der nächsten Runde wieder Zugeständnisse machen.

Fallen Sie nicht auf diese Tricks herein

Ihre Dienststellenleitung hat einige Tricks, um Sie zu überrumpeln. Ich habe Ihnen hier mal die gängigsten Tricks zusammengestellt – mit jeweils einer Gegenstrategie für Sie. So drehen Sie den Spieß einfach um.