Warum Mitarbeiterbefragungen der Schlüssel zur Entwicklung der Dienststelle sind

Wissen Sie, warum Mitarbeiterbefragungen so wichtig sind? Nun, sie sind wie ein Fenster, das uns einen klaren Blick ins Innere unserer Behörde gewährt. Erinnern Sie sich, dass Sie vielleicht selbst einmal ein Problem oder eine Anregung hatten und nicht wussten, wie Sie dies kommunizieren sollten? Genau dafür sind Mitarbeiterbefragungen da: Sie geben uns eine Plattform, um Gedanken, Ideen und sogar Bedenken zu teilen, ohne dass sich Beschäftigte unbehaglich fühlen.

Außerdem helfen diese Befragungen, die Arbeitsumgebung zu verbessern. Erst das Feedback ermöglicht es, gezielt an den Stellen anzusetzen, die verbessert werden müssen, sei es in Sachen Teamwork, Kommunikation oder Arbeitsbedingungen.

Mitarbeiterbefragungen sind auch für Sie als Personalrat ein wichtiges Instrument, um ein aktuelles Stimmungsbild Ihrer Kolleginnen und Kollegen zu erhalten. Speziell dann, wenn sich Unzufriedenheit in der Belegschaft andeutet, kann sich eine solche Befragung bezahlt machen.

Mitarbeiterbefragungen sollten allerdings nicht nur zum Selbstzweck durchgeführt werden. Ziel ist es vielmehr, aus dem Ergebnis der Befragung tatsächlich Maßnahmen abzuleiten, um die Stimmung innerhalb der Belegschaft wieder zu verbessern. Die Befragungen geben Ihnen ein besseres Bild beispielsweise über

• die konkreten Arbeitsbedingungen der Kolleginnen und Kollegen,
• das aktuelle Betriebsklima,
• das Verhältnis von Führungsmannschaft zu Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder
• die Identifikation mit den Behördenzielen.

Das ist Sinn und Zweck einer Mitarbeiterbefragung

Jede Mitarbeiterbefragung hat 4 unterschiedliche Funktionen:

1. Diagnosefunktion

Mit einer Mitarbeiterbefragung erhalten Sie allgemeine Informationen über die gegenwärtige Situation in der Dienststelle. Zudem dient sie als allgemeine Stärken-Schwächen-Analyse und Bestandsaufnahme. Sie können dann den genauen Verbesserungsbedarf ermitteln und in Form konkreter Projekte umsetzen.

2. Evaluationsfunktion

Im Rahmen des Evaluationsprozesses erhalten Sie ein aktuelles Bild über Veränderungen und Entwicklungen in der Behörde. Sie haben so die Chance, eine allgemeine Beurteilung der angewandten Managementstrategien und -instrumente durchzuführen.

3. Kontrollfunktion

Sie dürfen die Durchführung und Umsetzung von Maßnahmen überprüfen. Dabei erhalten Sie auch ggf. neue Informationen über ein geändertes Verhalten von Vorgesetzten und Führungskräften.

4. Interventionsfunktion

Die Interventionsfunktion erlaubt es Ihnen, direkt Verbesserungsprozesse zu initiieren.

Ihre Ziele bei einer Mitarbeiterbefragung

Jeder Mitarbeiterbefragung geht Ihre Zieldefinition voraus, das heißt die Ermittlung des Erfolgs, den Sie mit der Mitarbeiterbefragung erreichen wollen. Im Vordergrund jeder Mitarbeiterbefragung stehen zunächst die beiden grundsätzlichen Ziele

• Verbesserung der Arbeitszufriedenheit und
• Optimierung der Kultur in der Behörde.

Denn wenn Ihre Kolleginnen und Kollegen mit der Arbeit, dem Arbeitsumfeld, der Zusammenarbeit mit den Vorgesetzten, der betrieblichen Weiterbildung, den Arbeitsabläufen und mit den Rahmenbedingungen zufrieden sind, überträgt sich dies automatisch auf die Kultur.

Die richtige Vorbereitung sichert den Erfolg

Als Personalrat sollten Sie sich vor jeder Mitarbeiterbefragung darüber bewusst sein, dass Sie auch mit Widerständen rechnen müssen. Speziell dann, wenn Mitarbeiterbefragungen in Ihrer Behörde noch nicht etabliert sind.

Zur schnellen, effektiven Durchführung der Mitarbeiterbefragung bietet sich für Sie eine Projektgruppe im Personalrat an, die Sie mit der Vorbereitung und Durchführung der Befragung betrauen.

Keine Befragung ohne Sie

Auch wenn Mitarbeiterbefragungen auf den ersten Blick kein juristisches Thema sind, muss Ihr Dienstherr dennoch Ihre Mitwirkungsrechte im Auge behalten. Denn Sie könnten ein Mitbestimmungsrecht beispielsweise nach § 80 Abs. 1 Nr. 21 Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) haben.

Wenn Sie die Mitarbeiterführung anonym durchführen

Findet die Mitarbeiterbefragung anonym statt, unterliegt sie grundsätzlich nicht Ihrer erzwingbaren Mitbestimmung. Ihr Dienstherr muss dann bei der Vorbereitung einer Mitarbeiterbefragung lediglich eine Informationspflicht erfüllen. Allerdings handelt es sich um eine Bringschuld, die der Arbeitgeber möglichst rechtzeitig und umfassend erfüllen muss.

• Rechtzeitig ist die Information in aller Regel dann, wenn der Informationsfluss so organisiert ist, dass Ihre Änderungs- und Ergänzungswünsche auch tatsächlich noch berücksichtigt werden.
• Umfassend bedeutet, dass Ihr Dienstherr Ihnen alle erforderlichen Unterlagen vorlegt, damit Sie Ihre Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen können. Der Anspruch wird sich aus § 62 BPersVG ergeben.
  

Die Fragebögen der Mitarbeiterbefragung sind keine Personalfragebögen im Sinne des § 80 Abs. 1 Nr. 15 BPersVG. Sie können also bei den Fragebögen der Mitarbeiterbefragungen keine Mitbestimmungsrechte geltend machen. Personalfragebögen sollen persönliche Daten erheben, die den Befragten unmittelbar betreffen, wie beispielsweise seine persönlichen Verhältnisse sowie Kenntnisse und Fähigkeiten. Darum geht es aber bei Mitarbeiterbefragungen in der Regel nicht.

Das gilt für die Ergebnisse

Auch wenn es um die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragungen geht, stehen Ihnen Mitwirkungsrechte zu. Sie können von Ihrem Dienstherrn immer dann Auskunft über die Auswertung einer in Ihrer Dienststelle durchgeführten Befragung verlangen, wenn die Wahrscheinlichkeit besteht, dass die dabei gewonnenen Erkenntnisse Ihre Aufgaben betreffen.

Wann Sie doch ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht haben

Nach § 80 Abs. 1 Nr. 18 BPersVG haben Sie ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht, wenn es um die Ordnung in der Dienststelle und das Verhalten der Kolleginnen und Kollegen geht.

Ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht besteht auch aus § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG, wenn Ihr Dienstherr mithilfe technischer Einrichtungen Daten über das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erheben oder verarbeiten will. Dies umfasst auch die manuell erhobenen Daten in der EDV, die später technisch ausgewertet werden sollen.

Das gilt, wenn Sie selbst eine Befragung durchführen möchten

Als Personalrat dürfen Sie auch selbst Mitarbeiterbefragungen durchführen. Allerdings darf Ihr Dienstherr prüfen, was Sie konkret beabsichtigen. Es muss sich bei der Mitarbeiterbefragung um eine Aktion handeln, die in direktem Zusammenhang mit Ihren Aufgaben als Personalrat steht.

Checkliste: Beispiele für Themen für eine Mitarbeiterbefragung

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