Als Personalrat haben Sie ohnehin immer viel zu tun. Die Planung der Personalversammlung kann Sie daher noch zusätzlich belasten. Damit Sie sich bei der Raumplanung leichter tun, habe ich Ihnen hier einige Punkte zusammengestellt:
Gute Planung ist die halbe Miete
Fassen Sie schon mal grob Zeit und Ort der Personal- oder der Teilversammlung ins Auge. Besprechen Sie sich dann mit Ihrem Dienststellenleiter oder dem dafür zuständigen Beschäftigten (z. B. Verwaltungs- oder Zentralabteilungsleiter).
Und wenn Sie schon bei der zeitlichen Planung sind: Weder Marathon- noch Galopp-Versammlungen taugen etwas. Setzen Sie sich ein vernünftiges Zeitmaß. Legen Sie die Versammlung lieber zu Arbeitsbeginn als kurz vor Feierabend.
Wann sind die meisten Beschäftigten vor Ort?
Eine turnusmäßige Versammlung müssen Sie grundsätzlich zeitlich so festlegen, dass alle Beschäftigten der Dienststelle während der Arbeitszeit daran teilnehmen können. Fragen Sie sich bei Ihrer zeitlichen Planung einfach, wann die meisten Beschäftigten vor Ort sind. Natürlich innerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit. Wenn dann noch die Belange der Dienststelle nicht dagegensprechen, die Versammlung innerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit abzuhalten, dann nur zu! Sie müssen dabei aber auch Rücksicht auf die Dienststelle nehmen. Wenn es der Betrieb der Dienststelle erfordert, sollten Sie auf eine Zeit außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit umschwenken.
Welcher Ort eignet sich für die Versammlung?
Bei der Auswahl des Ortes sollten Sie Folgendes beachten: Die Versammlung muss in einem geeigneten Raum stattfinden. Es dürfen hier weder gesundheitsgefährdende Umstände (Zugluft, Feuchtigkeit etc.) noch schlechte Akustik zu befürchten sein. Die Akustik muss stimmen. Denken Sie auch an die Technik – ist Ihre Präsentation für alle gut sichtbar? Kontrollieren Sie, ob genügend Sitzplätze und ausreichend Mikrofone für Frage- und Diskussionsmöglichkeiten vorhanden sind. Was das Erscheinungsbild betrifft, wirken oft schon ein paar Blumen Wunder.
Präsentieren Sie sich als Gremium
Lassen Sie in der Versammlung selbst möglichst mehrere Personalratsmitglieder zu Wort kommen. Berücksichtigen Sie die Aufgabenverteilung im Personalrat: Der mit dem Gesundheitsschutz befasste Kollege berichtet über den Gesundheitsschutz, alles andere wäre kontraproduktiv. Haben Sie zwischendurch ausnahmsweise eine Teilversammlung abgehalten, dann berichten Sie in der Vollversammlung hierüber.
Ort, Zeit und Tagesordnung der Personal-, Teil- oder Abteilungsversammlung sind allen Teilnahmeberechtigten per Einladung mitzuteilen – am besten 2 Wochen vor der Versammlung.
Gehen Sie mit Kritik immer souverän um
Wird in der Versammlung Kritik der Belegschaft an Ihnen oder am Gremium laut, dann wischen Sie diese nicht einfach vom Tisch. Sachliche Kritik muss immer ernst genommen werden. Bagatellisieren Sie nicht und nehmen Sie sie nicht als persönliche Beleidigung. Und bleiben Sie in Ihrer Darstellung immer ehrlich. Werden z. B. unerledigt gebliebene Vorgänge aus vergangenen Personalversammlungen erneut aufgegriffen, dann erklären Sie die Ursachen der Verzögerung wahrheitsgetreu. So bleiben Sie transparent und vermeiden unnötige Kritik. Was Sie aber nicht tolerieren sollten, ist beleidigende, unsachliche Kritik. Hier dürfen Sie den Kritiker getrost in seine Schranken weisen.
Wir leben leider in einer Zeit, in der das gesunde Diskutieren oder Debattieren mit dem Austausch von Argumenten nicht mehr sehr großgeschrieben wird. Entweder du folgst meiner Meinung oder du bist im Unrecht. Lassen Sie so etwas bei sich in der Personalversammlung nicht zu. Nur der Diskurs führt zu Zielen und Ergebnissen, die der ganzen Dienststelle zugutekommen! Zu einer gesunden Diskussionskultur gehört es auch, Manieren großzuschreiben. Wenn sich also jemand etwa unbeholfen ausdrückt oder sich verspricht, unterbinden Sie jegliches Lustigmachen sofort. Das ist fehl am Platz.
Aus Fehlern lernen
Nach einer Personalversammlung sollten Sie im Gremium über den Verlauf der Versammlung sprechen und Ablauf, Geschehnisse oder Anregungen selbstkritisch analysieren. Vor allem sind Fehler und Mängel, die eventuell auftraten, zu besprechen und in der nächsten Personalversammlung zu vermeiden. Niemand ist perfekt, aber von Versammlung zu Versammlung können Sie mehr Routine erlangen und die Herausforderungen souveräner meistern.
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