Dürfen Ersatzmitglieder Unterlagen des Personalrats einsehen?

Frage: Ich bin bei den letzten Wahlen als Ersatzmitglied in den Personalrat gewählt worden. Durch die längerfristige Erkrankung unseres Vorsitzenden bin ich bereits häufiger als Ersatzmitglied tätig geworden und habe Personalratssitzungen besucht. Allerdings hatte ich nicht so viel davon, weil mir Informationen fehlten. Nun wollte ich in einem Fall Unterlagen einsehen, was mir jedoch nicht gestattet wurde. Wie ist die Rechtslage? Habe ich als Ersatzmitglied das Recht, in Personalratsunterlagen einen Blick zu werfen?

Die Mitglieder des Betriebsrats haben das Recht, die Unterlagen des Betriebsrats und seiner Ausschüsse jederzeit einzusehen.

§ 34 Abs. 3 BetrVG: Sitzungsniederschrift

Maria Markatou: Die Frage ist nicht mit einem einfachen Ja oder Nein zu beantworten. Schauen wir doch zunächst einmal, wie das Einsichtsrecht für die gewählten Mitglieder ausschaut. Auch das ist nicht klar geregelt.

Betriebsräte in der freien Wirtschaft haben es schon etwas einfacher. Ich möchte das deshalb hier darstellen, da die Regelungen für Personalräte ähnlich sind, auch wenn es gesetzlich so nicht geregelt ist. § 34 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) sagt nur eines ganz klar: Das Recht, die Unterlagen des Betriebsrats jederzeit einzusehen, haben nur die festen Mitglieder des Betriebsrats. In dem Moment, in dem ein Betriebsratsmitglied verhindert ist, rücken Ersatzmitglieder kraft Gesetzes nach und haben dann ein umfassendes Einsichts- und Informationsrecht.

Hiervon sind betroffen:

●   schriftliche Aufzeichnungen und Materialien, die das Gremium oder ein Ausschuss erstellt hat,

●   sämtliche auf Datenträgern gespeicherten Dateien sowie

●   Korrespondenz über das E-Mail-Postfach.

Zu den Personalräten in Bundes- und Landesbehörden

Der Personalratsvorsitzende muss sämtliche Informationen, über die er verfügt, ungekürzt und unverfälscht an die Gremiumsmitglieder weitergeben und diese auf denselben Wissensstand bringen, auf dem er sich selber befindet. Nach einer sehr alten, aber noch immer aktuellen Auffassung des Bundesverwaltungsgerichts (BVerwG) ist es zulässig, wenn der Vorsitzende bereits vor der Sitzung die Mitglieder weitergehend informiert.

Allerdings besteht hier nach der Rechtsprechung eben kein entsprechender Anspruch des einzelnen Personalratsmitglieds. Das BVerwG hat es vielmehr in das pflichtgemäß auszuübende Ermessen des Vorsitzenden gestellt, ob und in welchem Umfang dieser vor der Sitzung den Gremiumsmitgliedern Informationen zukommen lässt (29.8.1975, Az. VII P 2.74).

Aber: Das Ermessen des Personalratsvorsitzenden dürfte im Interesse einer optimalen Bewältigung der Personalratsarbeit zumindest bei umfangreichen und rechtlich oder tatsächlich komplizierteren Vorgängen regelmäßig dahin gehend reduziert sein, dass die Vorabinformation nicht nur gewährt werden kann, sondern von ihm zu gewähren ist.

Das Einsichtsrecht

Vor der Sitzung steht auch die Gewährung eines Einsichtsrechts im pflichtgemäß auszuübenden Ermessen des Vorsitzenden. Zumindest in umfangreichen oder komplizierten Angelegenheiten wird dieses im Einzelfall darauf reduziert sein, dass die Einsicht zu gewähren ist, wenn nicht schon mit der Tagesordnung Unterlagen zugesandt wurden. Vor allem darf einzelnen Mitgliedern Ihres Personalrast nicht ein ungerechtfertigter Informationsvorsprung gewährt werden.

Das Mitglied hat keinen Anspruch darauf, Akten ausgehändigt zu bekommen, wohl aber darauf, Kopien zu machen, und zwar indem es diese in Gegenwart des Vorsitzenden oder eines Vorstandsmitglieds selbst anfertigt oder aber indem der Vorsitzende die Ablichtung der vom Personalratsmitglied gewünschten Passagen durch die Geschäftsstelle des Personalrats veranlasst.

Grenze des Einsichtsrechts: die Erforderlichkeit

Das Ersatzmitglied, das nun nachgerückt ist, darf aber nicht in sämtliche Unterlagen schauen. Die Informationen sollten für die Punkte erforderlich sein, bei denen es während der Zeit des Nachrückens involviert ist. Insbesondere werden das Informationen zu den Punkten sein, die auf der Tagesordnung von Gremiumssitzungen stehen.