„Dürfen Teile von Personalratsunterlagen vor der Übergabe geschwärzt werden?“

Frage: Ich wende mich heute mit der Frage an Sie, ob das derzeit bestehende Gremium für das nachfolgende Gremium die Personalratssitzungsprotokolle in vollem Umfang übergeben muss. Dürfen bestimmte Teile, wie zum Beispiel der Bericht des Personalratsvorsitzenden, geschwärzt werden?

Maria Markatou: Eine ordentliche Übergabe beim Gremienwechsel ist sehr wichtig.

Wenn die Amtszeit eines Personalrats endet, übernimmt ein neues Gremium. Damit der neue Personalrat handlungsfähig ist, braucht er alle wichtigen Unterlagen. In der Praxis kommt jedoch immer wieder die Frage auf: Müssen Protokolle wirklich komplett übergeben werden? Oder dürfen bestimmte Inhalte – etwa der Bericht der oder des Vorsitzenden – geschwärzt werden?

Was der alte Personalrat dem neuen übergeben muss – und was nicht geschwärzt werden darf

Ein Gremienwechsel darf nicht dazu führen, dass wichtige Informationen verloren gehen. Der Personalrat ist ein dauerhaftes Organ, auch wenn sich seine Zusammensetzung ändert. Damit der neue Personalrat seine Aufgaben sofort wahrnehmen kann, braucht er vollständige Unterlagen – ohne Lücken, ohne Schwärzungen.

Der alte Personalrat hat deshalb die Pflicht, alle relevanten Unterlagen vollständig zu übergeben. Nur so ist eine kontinuierliche und verlässliche Interessenvertretung möglich.

Diese Unterlagen müssen übergeben werden

1. Dienstvereinbarungen

Alle gültigen Dienstvereinbarungen, die mit der Dienststellenleitung abgeschlossen wurden, gehören zur Übergabe. Sie regeln verbindlich viele Fragen des Arbeitsalltags.

2. Protokolle der Personalratssitzungen

Ein besonders wichtiger Punkt: Die Protokolle aller Sitzungen während der Amtszeit müssen übergeben werden. Sie dokumentieren die Diskussionen und Beschlüsse des alten Gremiums und geben dem neuen Personalrat Orientierung.

3. Wahlunterlagen

Dazu gehören Wahlausschreiben, Vorschlagslisten, Wahlniederschrift und weitere Unterlagen aus dem letzten Wahlverfahren. Sie dokumentieren die Legitimation des Gremiums und können für spätere Fragen wichtig sein.

4. Informationen zu laufenden Verfahren und Themen

Der neue Personalrat muss wissen, welche Themen aktuell sind – z. B. laufende Beteiligungsverfahren, geplante organisatorische Veränderungen, offene Beschwerden oder aktuelle Eingaben von Beschäftigten.

5. Schriftverkehr und sonstige Unterlagen

Auch wichtige Schreiben an die oder von der Dienststellenleitung, interne Memos oder Antworten auf Anfragen von Beschäftigten gehören zur Übergabe – jedenfalls dann, wenn sie für die Gremienarbeit von Bedeutung sind.

Was ist mit geschwärzten Protokollen?

Immer wieder wird versucht, bestimmte Inhalte in Protokollen zu schwärzen – zum Beispiel, weil es sich um einen persönlichen Bericht der oder des Vorsitzenden handelt oder weil das alte Gremium einzelne Inhalte als „vertraulich“ einstuft.

Doch das ist so nicht zulässig. Die Protokolle sind kein persönliches Eigentum einzelner Mitglieder oder der oder des Vorsitzenden. Sie sind Unterlagen des Personalrats als Ganzem – und damit gehören sie auch vollständig dem nachfolgenden Gremium.

Der Bericht der oder des Vorsitzenden ist regelmäßig Bestandteil der Sitzung und Teil der Gremieninformation. Auch dieser Abschnitt darf deshalb nicht geschwärzt werden. Es sei denn, es handelt sich um Informationen, die mit der eigentlichen Personalratsarbeit nichts zu tun haben – etwa rein private Inhalte. Solche Fälle sind aber sehr selten.

Warum eine vollständige Übergabe so wichtig ist

Die Protokolle zeigen dem neuen Gremium, welche Themen besprochen wurden, welche Beschlüsse gefasst wurden und wie bestimmte Entwicklungen zu bewerten sind. Wer sie kürzt oder schwärzt, nimmt dem neuen Personalrat die Möglichkeit, sich ein umfassendes Bild zu machen – und gefährdet damit die Arbeitsfähigkeit des Gremiums.

Was tun bei Lücken oder Schwärzungen?

Wenn der neue Personalrat feststellt, dass Protokolle oder andere Unterlagen geschwärzt oder unvollständig sind, sollte er zunächst das Gespräch mit dem alten Gremium suchen – sofern dieses noch existiert. Ziel sollte immer eine einvernehmliche Nachbesserung sein.

Bleiben Unterlagen unvollständig oder sind sie nicht mehr korrigierbar, kann der neue Personalrat dies dokumentieren – etwa durch eine Notiz im eigenen Protokoll. Eine rechtliche Auseinandersetzung – etwa vor dem Verwaltungsgericht – ist theoretisch möglich, aber in der Praxis selten und meist wenig erfolgversprechend, wenn der alte Personalrat nicht mehr im Amt ist.

Deshalb gilt: Am besten ist es, rechtzeitig klare Absprachen über die Übergabe zu treffen – möglichst noch vor Ende der Amtszeit.