Frage: Wie für jeden Beschäftigten muss unser Dienstherr auch für die Anwärter und die Azubis Personalakten anlegen. Diese darf der Betroffene jederzeit einsehen, Kopien sind erlaubt. Das ist uns klar, jetzt will aber ein Azubi mich als Personalrat mitnehmen zur Einsicht. Worauf muss ich achten?
2. Personalakten dürfen nur mit Zustimmung der oder des Beschäftigten und nur von den von ihr oder ihm bestimmten Mitgliedern des Personalrats eingesehen werden. Dienstliche Beurteilungen sind auf Verlangen der oder des Beschäftigten dem Personalrat zur Kenntnis zu bringen.
§ 66 Abs. 2 BPersVG: Informationspflicht der Dienststelle
Maria Markatou: Da hat aber jemand wirklich Vertrauen zu Ihnen. Schön, dass Sie den Azubi begleiten dürfen. Ihr Hinzuziehungsrecht bei der Einsichtnahme in Personalakten ist übrigens in § 66 Abs. 2 Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) und den entsprechenden Landesgesetzen geregelt.
Achten Sie bitte darauf, dass die Personalakte ordentlich geführt wird. Das heißt: Es sollten nur Unterlagen enthalten sein, die wirklich das Beschäftigungsverhältnis betreffen, also
• Bewerbung,
• Ausbildungsvertrag,
• Beurteilungen,
• Zeugnisse sowie
• eventuell Abmahnungen und Gegendarstellungen hierzu.
Der Kreis der Einsichtsberechtigten muss klein gehalten werden: Nur die Personen dürfen Einsicht haben, die mit den Daten aus der Akte auch arbeiten müssen. Das gilt für alle Personalakten der Beschäftigten in der Dienststelle, nicht nur für die der Azubis.
Krankheitsdaten, Atteste, Beihilfeleistungen – solche Unterlagen müssen separat geführt werden. Auch das gilt für sämtliche Beschäftigte in Ihrer Dienststelle. Der Kreis der Einsichtsberechtigten muss hier noch kleiner sein als bei der normalen Personalakte. Es handelt sich schließlich um sensible Daten, die im Grunde niemanden etwas angehen! Fallen Ihnen als Personalrat Mängel auf, wenden Sie sich umgehend an den Dienstherrn und holen Sie auch den Datenschutzbeauftragten mit ins Boot! Hier muss zwingend Abhilfe geschaffen werden. Nicht umsonst hat der Gesetzgeber den Datenschutz im letzten Jahr verschärft. Regen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen an, ruhig öfter mal einen Blick in ihre Personalakte zu werfen. Der Datenschutz wird zwar immer strenger, aber dennoch wird er immer noch nicht streng genug eingehalten. Nur stetige Kontrolle kann da abhelfen.
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