Nur wenn eine Mitarbeiterbefragung gut vorbereitet ist, wird sie erfolgreich sein und eine große Akzeptanz in der Belegschaft Ihrer Dienststelle erfahren.
Deshalb ist es wichtig, dass Sie auf die folgenden 6 Punkte bereits im Vorbereitungsstadium achten:
Regel 1: Ihren Dienstherrn gewinnen
Stimmen Sie jede Mitarbeiterbefragung rechtzeitig mit Ihrem Dienstherrn ab – auch wenn es rechtlich nicht erforderlich ist. Er sollte im gleichen Maße wie Sie die Aktion befürworten und im Idealfall sogar aktiv mitwirken.
Die rechtzeitige Information baut Vorbehalte ab. Ihre Dienststellenleitung muss hinter der Befragung stehen. So erhält die Aktion einen höheren Stellenwert. Bei Schwierigkeiten haben Sie einen größeren Rückhalt und es ist sichergestellt, dass es von dieser Seite keine taktischen Verzögerungen gibt.
Regel 2: Umfassende Information über Zweck
Die Akzeptanz Ihrer Befragung erreichen Sie nur dann, wenn Sie vorab Ihre Kolleginnen und Kollegen umfassend über Zweck und Ziel informieren. Die Informationen sollten die eigentliche Befragung, die damit gesteckten Ziele und die möglichen Folgen beinhalten.
Eine sorgfältige und gezielte Informationspolitik vor der Mitarbeiterbefragung schafft Vertrauen und eine aufgeschlossene Atmosphäre.
Die Belegschaft soll zum Thema Personalführung befragt werden. Hierzu legen Sie am Montag noch vor Arbeitsbeginn Fragebögen auf jeden Arbeitsplatz. In einer kurzen Anleitung werden die Mitarbeiter lediglich aufgefordert, den Fragebogen bis Dienstag, 12 Uhr, ausgefüllt an den Vorgesetzten weiterzuleiten.
Folge: Diese Befragung ist von vornherein zum Scheitern verurteilt. Vor jeder Mitarbeiterbefragung ist eine ausführliche Information über Sinn und Zweck erforderlich. Andernfalls ernten Sie nur Misstrauen und Skepsis. Die Belegschaft wird in so einem Fall – mit Recht – die Abgabe der Fragebögen verweigern.
Regel 3: Freiwilligkeit ist Trumpf
Eine vernünftige und aussagekräftige Mitarbeiterbefragung muss auf freiwilliger Basis erfolgen. Weder aus der Teilnahme noch aus der Nicht-Teilnahme dürfen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Vor- oder Nachteile erwachsen. Das sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit bei einer ehrlich gemeinten Umfrage sein. Leider scheuen einige Dienstherrn die Wahrheit.
Im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung zum Dienststellen-Image haben Sie erfahren, dass einige Vorgesetzte offensichtlich eine Strichliste führen, um auf diese Weise alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Teilnahme an der Befragung zu bewegen.
Folge: Die Freiwilligkeit muss tatsächlich gegeben sein. Es nützt nichts, wenn Kolleginnen und Kollegen das Gefühl vermittelt bekommen, dass mittelbar Druck zur Teilnahme an der Befragung ausgeübt wird.
Regel 4: Anonymität muss garantiert sein
Ganz entscheidend für den Erfolg der Mitarbeiterbefragung ist die Wahrung der Anonymität. Ihre Kolleginnen und Kollegen müssen wissen, dass der eigene Name – auch und gerade bei unbequemen Antworten – nicht identifizierbar ist. Denn nur wenn Sie diese Anonymität garantieren, können Sie eine optimale Umfragebeteiligung erhalten. Solange die Kolleginnen und Kollegen auch nur die geringste Befürchtung haben, mit den Antworten ihren Arbeitsplatz oder ihre Karrierechancen zu gefährden, werden Sie keine ehrlichen Antworten erhalten.
Brauchbare Ergebnisse aus Mitarbeiterbefragungen erreichen Sie daher nur, wenn die Antworten nicht mehr einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Dies gilt insbesondere bei mündlichen Interviews und bei einer Auswertung der Antworten mittels EDV, deren technische Funktion für die meisten Mitarbeiter nicht nachvollziehbar ist. Denn sonst fühlen sich die Kolleginnen und Kollegen hintergangen und werden sich wahrscheinlich nie wieder zu einer Mitarbeiterbefragung bereit erklären.
Regel 5: Ziehen Sie Konsequenzen aus den Ergebnissen der Befragung
Aus den Ergebnissen Ihrer Mitarbeiterbefragung müssen Sie – zusammen mit dem Dienstherrn – Konsequenzen in Form von Verbesserungsmaßnahmen ziehen. Ansonsten riskieren Sie den Verlust von Glaubwürdigkeit und wachsende Frustration bei der Belegschaft.
Regel 6: Wiederholung ist entscheidend
Nur wenn Befragungen regelmäßig wiederholt werden, entwickeln sie Potenzial. Sie erhalten jedes Mal wertvolle Informationen, mit denen Sie langfristige Strategien entwickeln können. Ein weiterer Vorteil für Sie: Natürlich können Sie nur so messen, ob die Veränderungen aus der Mitarbeiterbefragung tatsächlich etwas bewirken.
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