Als Personalrat unterliegen Sie der Schweigepflicht. Grundsätzlich ist das allen klar. Dennoch: Beim Mittagstisch wird laut diskutiert, man führt dienstliche Gespräche in der Bahn, der Laptop ist im Zug auf Dienstreisen für jeden einsehbar … All das führt schneller zu Schweigepflichtverletzungen, als einem lieb ist. Lesen Sie hier, wie Sie gegensteuern können.
Welchen Umfang Ihre Schweigepflicht hat
Zu schweigen ist über Angelegenheiten und Tatsachen, die Ihnen bei Ausübung Ihres Amts bekannt werden. Erfasst werden vor allen Dingen
• Tatsachen, die die Persönlichkeitssphäre eines Beschäftigten betreffen,
• konkrete Angaben zur Bezahlung eines Beschäftigten und
• der Prozess der Willensbildung in einer Personalratssitzung – Ihr Ergebnis können Sie mitteilen, aber nicht den Inhalt der Diskussion/Beratung, schon gar nicht die einzelnen Diskussionsbeiträge Ihrer Mitglieder.
Die Schweigepflicht bezieht sich jedoch nicht auf Angelegenheiten, die offenkundig sind. Das sind Tatsachen oder Informationen, die jedermann kennt oder die auch außerhalb der Dienststelle bekannt oder jederzeit erkennbar sind.
Angelegenheiten oder Tatsachen, bei denen weder der Dienststellenleiter noch ein Beschäftigter ein nennenswertes Interesse hat, dass sie geheim bleiben, haben nur ein geringes Gewicht. Sie fallen daher ebenfalls nicht unter die Schweigepflicht.
Was ist zu tun, wenn Ihnen ein Schweigepflichtverstoß vorgeworfen wird? Gehen Sie nach der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung vor, dann handeln Sie als Gremium richtig:
Schritt 1: Ermitteln Sie den Sachverhalt
Soll wirklich ein Personalratsmitglied gegen seine Schweigepflicht verstoßen haben, ist es nun am restlichen Gremium, den Sachverhalt präzise zu ermitteln. Versuchen Sie, die Fakten zu recherchieren. Sprechen Sie mit Ihrem Kollegen, aber auch mit den übrigen Beteiligten. Vielleicht hatten diese ihr Einverständnis mit der Weitergabe der Daten gegeben oder den Sachverhalt selbst schon in der Dienststelle publik gemacht. Dann hätte kein Bedürfnis nach Geheimhaltung mehr bestanden.
Das Ergebnis Ihrer Ermittlungen halten Sie anschließend schriftlich fest.
Sprechen Sie das Thema Schweigepflicht immer wieder in Ihren Personalratssitzungen an, gerade wenn Sie neue bzw. junge Personalräte im Team haben. Je präsenter das Thema ist, desto eher lassen sich Verstöße vermeiden.
Schritt 2: Beraten Sie im Gremium
Spätestens in der nächsten Sitzung des Personalrats sollte dann das Thema „Verstoß gegen die Schweigepflicht“ auf die Tagesordnung. Die in Schritt 1 erlangten Ermittlungsergebnisse sind auch dem restlichen Gremium zugänglich zu machen – am besten vor der Sitzung. Gemeinsam beraten Sie dann über folgende Punkte:
• War die Angelegenheit oder Tatsache ihrer Bedeutung nach geheim zu halten? Falls nein, kann keine Verletzung der Schweigepflicht vorliegen.
• Hatte die Angelegenheit nur geringe Bedeutung? Hier wäre ein Verstoß gegen die Schweigepflicht nicht so dramatisch.
• War die Tatsache offenkundig? Dann durfte über die Tatsache gesprochen werden.
• Bezieht sich die Tatsache auf die Persönlichkeitssphäre eines Beschäftigten? Hier wird es brenzlig, denn alles aus der Persönlichkeitssphäre unterliegt der absoluten Geheimhaltung.
• Steht die Angelegenheit im Zusammenhang mit Angaben über die Bezahlung eines Beschäftigten? Auch hierüber darf nicht gesprochen werden.
• Sind Informationen über den Prozess der Willensbildung innerhalb des Personalrats weitergegeben worden? Nur Ihr Beratungsergebnis darf mitgeteilt werden, nicht aber der Inhalt der Besprechungen und der Willensbildung.
Schritt 3: Fassen Sie einen Beschluss
Nachdem Sie die unter Schritt 2 genannten Punkte eingehend diskutiert haben, ist darüber zu beschließen, ob nach Ihrer Ansicht tatsächlich ein Verstoß gegen die Schweigepflicht vorliegt oder nicht. Sind Sie im Gremium der Meinung, dass kein Verstoß vorliegt, hat sich die Sache zunächst erledigt. Kommen Sie aber zu dem Schluss, dass eine Verletzung der Verschwiegenheitspflicht vorliegt, müssen Ihrem Beschluss Konsequenzen folgen.
Schritt 4: Liegt eine grobe Pflichtverletzung vor?
Ein Verstoß gegen die Schweigepflicht ist kein Kavaliersdelikt. Er kann dazu führen, dass Sie ein Mitglied des Personalrats ausschließen müssen. Der Verstoß muss dann aber schwerwiegend sein.
Fragen Sie sich hierzu: Ist der Verstoß von solchem Gewicht, dass er das Vertrauen in eine künftige ordnungsgemäße Amtsführung zerstört oder zumindest stark erschüttert? Gehen Sie hierzu vom Standpunkt eines objektiv urteilenden, verständigen Beschäftigten aus.
Amtsverschwiegenheit ist ein hohes Gut
Erinnern Sie sich an die Fragen von Schritt 2. Hatte die Sache keine herausragende Bedeutung, wird auch kein schwerwiegender Verstoß vorliegen bzw. ist das Vertrauen in die Amtsführung nicht erschüttert. Wurden aber Tatsachen aus dem persönlichen Bereich preisgegeben, wiegt der Verstoß schon schwerer – das Vertrauen in die Amtsführung kann zerrüttet sein.
Voraussetzung für einen Ausschluss ist aber auch ein schuldhaftes Verhalten Ihres Personalratskollegen. Er muss vorsätzlich oder fahrlässig gehandelt haben.
Sind Sie im Gremium der Ansicht, dass ein Ausschluss gerechtfertigt ist, müssen Sie auch hierüber einen formellen Beschluss fassen. Dann ist beim Verwaltungsgericht ein Ausschlussantrag zu stellen. Diesen Ausschlussantrag können auch die in der Dienststelle vertretene Gewerkschaft, 1/4 der Wahlberechtigten oder der Dienststellenleiter stellen.
Schritt 5: Das Ausschlussverfahren
Den Ausschlussantrag müssen Sie in der Amtsperiode stellen, in der auch der Verstoß begangen wurde. Ergeht ein entsprechender Beschluss vor Gericht, endet das Amt des Personalratsmitglieds mit der Rechtskraft des Beschlusses.
Wenn Ihre Dienststellenleitung auf Sie zukommt
Auch Ihre Dienststellenleitung kann den Verstoß gegen die Schweigepflicht eines Personalrats wahrnehmen und auf Sie zukommen. Entweder sie hält die Sache für nicht so dramatisch und spricht den Personalrat erst im Monats- oder Vierteljahresgespräch an. Oder aber die Sache ist doch so dringend, dass Ihre Dienststellenleitung Ihren Vorsitzenden um ein Gespräch bittet.
Als Personalrat sollten Sie nun genau so vorgehen wie oben beschrieben. Stellen Sie fest, dass Ihre Dienststellenleitung recht hat und Sie den Verstoß Ihres Kollegen auch als schwerwiegend ansehen, stellt sich die Frage, wer weitere Konsequenzen trifft: Sie oder Ihre Dienststellenleitung?
Beide können Sie ja das Ausschlussverfahren betreiben. Einigen Sie sich mit Ihrer Dienststellenleitung, wer die Angelegenheit weiter verfolgen soll. Wenn Sie schon einer Meinung sind, können Sie auch am selben Strang ziehen. Für das betroffene Personalratsmitglied ist es vielleicht psychologisch besser, wenn Ihre Dienststellenleitung den Antrag stellt.
Bevor das Ausschlussverfahren eingeleitet wird, sollten Sie noch mal mit dem betroffenen Personalratskollegen sprechen. Konfrontieren Sie ihn damit, dass auch das restliche Gremium einen Verstoß gegen die Schweigepflicht annimmt und seinen Ausschluss befürwortet. Vielleicht ist er einsichtig und tritt freiwillig von seinem Amt zurück. So könnten sich beide Seiten den Ärger der gerichtlichen Auseinandersetzung sparen.
Vorsicht bei Tätigkeitsberichten!
Als Personalrat haben Sie in der Personalversammlung einen Tätigkeitsbericht zu erstatten, § 59 Bundespersonalvertretungsgesetz. Der Bericht muss einen vollständigen Überblick über Ihre Arbeit als Personalrat geben. Insbesondere auf die Beteiligungsangelegenheiten ist ausführlich einzugehen. Und damit wären wir schon beim Problem – denn durch die Berichterstattung darf kein Rückschluss auf Einzelpersonen möglich sein. Achten Sie deshalb auf Folgendes:
1. Je kleiner die Dienststelle ist, desto abstrakter und vorsichtiger müssen Sie über personelle Einzelmaßnahmen berichten.
2. Sie als Personalrat müssen vermeiden, dass trotz abstrakter Darstellung eines Sachverhalts jeder weiß, wer gemeint ist. Berichten Sie lapidar von 2 Versetzungen im September, sparen Sie sich Äußerungen zu den Abteilungen, dem Geschlecht usw. der Versetzten.
3. Stimmen Sie sich mit betroffenen Beschäftigten darüber ab, wie ein Sachverhalt/Problem im Tätigkeitsbericht dargestellt wird.
4. Inhalte von Personalakten dürfen Sie nie darstellen.
5. Im Tätigkeitsbericht dürfen Sie auch keine Aussagen zum personalratsinternen Willensbildungsprozess machen. Über gegensätzliche Auffassungen einzelner Mitglieder dürfen Sie nicht berichten – außer diese Mitglieder wünschen dies ausdrücklich.
6. Auch Angaben, die Ihnen ein Kollege vertraulich gemacht hat, dürfen Sie im Tätigkeitsbericht nicht erwähnen. Passen Sie hier unbedingt gut auf !
Checkliste ist hilfreich
Halten Sie diese Hinweise auch bei Publikationen des Personalrats ein! Dann kann in Sachen Schweigepflicht so gut wie nichts mehr schiefgehen! Nutzen Sie die folgende Checkliste, um zu prüfen, ob Sie in Ihrem Tätigkeitsbericht die Schweigepflicht beachtet haben.
TÄTIGKEITSBERICHT UND SCHWEIGEPFLICHT
- Berichten Sie so abstrakt und vorsichtig über personelle Einzelmaßnahmen, dass kein Rückschluss auf Personen möglich ist?
- Wird neutral berichtet, also keine Äußerungen zu den Abteilungen, dem Geschlecht des Betroffenen?
- Erfolgte eine Abstimmung mit dem Beschäftigten, wie ein Sachverhalt/Problem im Tätigkeitsbericht dargestellt wird?
- Werden keine Inhalte von Personalakten dargestellt?
- Gibt es keine Aussagen zum personalratsinternen Willensbildungsprozess? Gegensätzliche Auffassungen einzelner Mitglieder dürfen Sie nur auf deren ausdrücklichen Wunsch darstellen.
- Werden Angaben, die ein Beschäftigter Ihnen vertraulich gemacht hat, nicht erwähnt?
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