Derjenige im Personalrat, der das Protokoll auf den Sitzungen schreibt, wird Protokollführer oder auch Schriftführer genannt. Sie als Personalrat können entscheiden, ob Sie einen Protokollführer wählen. Gesetzlich vorgeschrieben ist die Wahl eines Schriftführers nicht.
Die Bestellung des Protokollführers
Wenn Sie ein Personalratsmitglied zum Protokollführer bestellen wollen, hat das durch einen Beschluss Ihres Gremiums zu geschehen. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass der Personalratsvorsitzende nicht berechtigt ist, eigenmächtig ein Personalratsmitglied als Schriftführer zu bestimmen.
Wird niemand bestimmt, ist allein der Vorsitzende verantwortlich für das ordnungsgemäße Verfassen des Protokolls. In aller Regel wird deshalb der Protokollführer aus den Reihen der Personalratsmitglieder bestimmt. Es ist auch sinnvoll, diese Aufgabe stets ein und demselben Mitglied zumindest für eine bestimmte Zeit zu übertragen. Möglich ist es aber auch, dass zu jeder Personalratssitzung ein anderes Mitglied die Protokollführung übernimmt.
Keine externe Schreibkraft
Aus § 47 Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) bzw. den entsprechenden Landespersonalvertretungsgesetzen ergibt sich der grundsätzliche Anspruch eines Personalrats auf Überlassung von Büropersonal. Die herrschende Meinung hält es deshalb in der Privatwirtschaft für zulässig, wenn eine Schreibkraft den Protokollführer des Betriebsrats unterstützt.
Für Personalräte hält das Bundesverwaltungsgericht die Teilnahme von Schreibkräften an Sitzungen des Personalrats zur Protokollführung wegen eines Verstoßes gegen das Gebot der Nichtöffentlichkeit für unzulässig (2.1.1992, Az. 6 PB 13/91, in jüngerer Zeit bestätigt durch das Oberverwaltungsgericht Nordrhein-Westfalen zur Einigungsstelle, 20.5.2010, Az. 16 A 296/09.PVL).
Die Aufgaben des Schriftführers
Nach § 43 Abs. 1 BPersVG ist über jede Verhandlung des Personalrats eine Niederschrift aufzunehmen, die mindestens den Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit, mit der sie gefasst sind, enthält. Das Protokoll ist von dem Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied zu unterzeichnen. Der Niederschrift ist eine Anwesenheitsliste beizufügen, in die sich jeder Teilnehmer der Sitzung eigenhändig einzutragen hat.
Feststellung der Richtigkeit des Protokolls
Die Richtigkeit des Protokolls wird nicht durch Beschluss, sondern durch die Unterschrift des Personalratsvorsitzenden und eines weiteren Mitglieds, in der Regel des Schriftführers, hergestellt. Dennoch ist es ratsam, dass der Personalratsvorsitzende den Protokollentwurf auf der nächsten Sitzung verliest und das Gremium anschließend darüber abstimmt, ob das Protokoll genehmigt wird.
Hat der Dienstherr oder ein Beauftragter einer Gewerkschaft an der Sitzung teilgenommen, ist ihm nach § 43 Abs. 2 BPersVG der entsprechende Teil des Protokolls zuzuleiten. Auf das gesamte Protokoll besteht kein Anspruch.
Wenn das Protokoll nicht stimmt
Einwendungen gegen das Protokoll sind unverzüglich schriftlich oder elektronisch zu erheben und dem Protokoll beizufügen.
Recht auf Einsichtnahme
Natürlich haben sämtliche Mitglieder Ihres Personalrats das Recht, die Unterlagen des Gremiums und seiner Ausschüsse jederzeit einzusehen – auch die Protokolle der Sitzungen. Das Recht auf Einsichtnahme kann dabei weder durch einen Personalratsbeschluss noch durch die Geschäftsordnung eingeschränkt werden. Auch Einschränkungen mit dem Verweis auf den Datenschutz sind nicht rechtmäßig.
Schulung des Protokollführers
Der Protokollführer fertigt nicht nur das Sitzungsprotokoll, sondern übernimmt in der Regel mit seiner Unterschrift – neben dem Personalratsvorsitzenden – auch die Verantwortung für dessen Richtigkeit und Vollständigkeit. Um dieser Verantwortung gerecht werden zu können, ist die Teilnahme an einem Seminar „Protokoll- und Schriftführung“ für die Schriftführer des Personalrats erforderlich. Das gilt nicht nur für den „ersten“ Schriftführer, sondern auch für dessen Stellvertreter. Jedenfalls gibt es für den Bereich der Privatwirtschaft dazu Rechtsprechung: Landesarbeitsgericht (LAG) Hamm, 5.12.2008, Az. 10 TaBV 25/07, und LAG Düsseldorf, 6.2.2009, Az. 9 TaBV 329/08.
Diese Bestandteile sollte ein Protokoll haben
Verwenden Sie im Personalrat am besten einen Vordruck für Ihre Protokolle. Mit einem solchen Standardvordruck stellen Sie sicher, dass keine wesentlichen Punkte übersehen werden und dass das Protokoll eine einheitliche und übersichtliche Struktur bekommt.
IST DAS PROTOKOLL VOLLSTÄNDIG?
- Ort der Sitzung
- Datum
- Beginn
- Leitung der Sitzung
- Schriftführer
- Anzahl der erschienenen Personalratsmitglieder
- Entschuldigt fehlende Personalratsmitglieder (mit Angabe der Gründe)
- Teilnahmeberechtigte Ersatzmitglieder
- Zuordnung, welches Ersatzmitglied für welches verhinderte Personalratsmitglied anwesend ist
- Weitere Teilnehmer der Sitzung
- Frage und Feststellung, ob die Einladung und die Tagesordnung rechtzeitig zugegangen sind
- Änderungsanträge zur Tagesordnung (wenn ja, das Abstimmungsergebnis)
- Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung
- Wortlaut der gefassten Beschlüsse mit Abstimmungsergebnis
- Ende der Personalratssitzung
- Unterschrift des Personalratsvorsitzenden
- Unterschrift eines weiteren Personalratsmitglieds
- Anwesenheitsliste
| MUSTER: ANWESENHEITSLISTE | ||||
| Ordentliche Personalratsmitglieder | Name | Vorname | Zu folgenden TOP anwesend | Unterschrift |
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| Ersatzmitglieder | ||||
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| … | ||||
| Sonstige Teilnehmer | ||||
| … | ||||
| … | ||||
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