Gerade Sie als Vorsitzender des Personalrats führen ständig, fast täglich, Konfliktgespräche. Das müssen nicht immer unangenehme Gespräche sein, können es aber. Deshalb sollten Sie darauf vorbereitet sein. Fast alle Konfliktgespräche lassen sich in 8 Schritte einteilen, und zwar:
Konflikte laufen fast immer nach dem gleichen Schema ab. Bereiten Sie sich auf Gespräche gut vor.
1. Der Einstieg ins Gespräch
• Seien Sie in jedem Konfliktgespräch höflich und freundlich.
• Begegnen Sie Ihrem Gesprächspartner unvoreingenommen. Vermeiden Sie vorab eine persönliche Wertung.
• Gehen Sie auf Ihre Kolleginnen und Kollegen zu und begrüßen Sie sie. Danken Sie für das Kommen.
• Setzen Sie sich mit Ihrem Gesprächspartner an einen geeigneten Tisch. Damit geben Sie dem Gespräch etwas Wichtiges.
• Sorgen Sie für ein offenes und positives Gesprächsklima und stellen Sie gleich zu Beginn einen persönlichen Kontakt her.
2. Erklären Sie den Anlass des Gesprächs
• Beschreiben Sie kurz den Anlass des Konfliktgesprächs. Gehen Sie dabei auch schon kurz auf Ihre Gesprächsziele ein.
• Erläutern Sie, wie Sie das Gespräch gestalten wollen.
• Legen Sie den Zeitrahmen fest.
3. So führen Sie das Gespräch
• Erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Kolleginnen und Kollegen einen für beide Seiten akzeptablen Lösungsweg.
• Suchen Sie nach Ursachen für die unterschiedlichen Sichtweisen.
• Akzeptieren Sie die Sicht Ihrer Kolleginnen und Kollegen.
• Nehmen Sie klar Stellung zu ihrer Meinung.
• Seien Sie flexibel, ggf. Ihre Meinung zu ändern.
• Verlieren Sie das Gesprächsziel nicht aus den Augen.
4. Erkennen Sie die Position Ihrer Kolleginnen und Kollegen an
• Geben Sie ihnen Gelegenheit, ihre Position darzustellen.
• Machen Sie sich Notizen.
• Lassen Sie den Gesprächspartner ausreden.
5. Legen Sie Ihre eigene Position fest
• Haken Sie nach, wenn Ihnen etwas unklar ist.
• Stellen Sie Ihre eigene Sichtweise dar.
• Bestätigen Sie den Standpunkt Ihrer Kolleginnen und Kollegen oder korrigieren Sie ihn.
6. Sorgen Sie für positive Faktoren während des Gesprächs
• Geben Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit, sich über Gefühle frei zu äußern.
• Akzeptieren Sie Emotionalität.
• Sorgen Sie dafür, dass die sachliche Gesprächsebene nicht zu sehr verlassen wird.
• Gefühle dürfen nicht verletzen.
• Kommentieren Sie die Äußerungen nicht.
• Leiten Sie zum Kerngespräch über.
7. Sichern Sie den Gesprächsabschluss
• Fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen.
• Erörtern Sie noch einmal die Kompromisse und Differenzen.
• Halten Sie die Ergebnisse schriftlich fest.
8. Analysieren Sie das Gespräch
• Haben Sie Ihre Gesprächsziele erreicht?
• Welche weiteren Schritte müssen veranlasst werden?
• Ist ein Folgetermin notwendig und terminiert?
• Waren Sie mit sich während des Gesprächs zufrieden?
• Was würden Sie beim nächsten Mal ändern?
Ob Sie über ein Gespräch ein Protokoll erstellen oder nicht, sollten Sie von Fall zu Fall entscheiden. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile und hängen vom jeweiligen Anlass ab. In jedem Fall sollte ein Protokoll immer kurz gefasst sein und keine subjektiven Äußerungen zitieren, die später umstritten sein könnten.
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