Sind Sie arbeitsunfähig, erhalten Sie für einige Wochen Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Klingt einfach, in der Praxis entsteht aber oft Streit darüber, wie lange der Dienstherr genau zahlen muss. Um dies genau zu berechnen, verlangen Dienstherren dann oft Einblick in Gesundheitsdaten von Beschäftigten. Aber wie weit darf der Einblick in den Gesundheitszustand gehen? Wann ist die Verarbeitung von Gesundheitsdaten erlaubt? Was sagt der Datenschutz? Die Landesdatenschutzbeauftragte in NRW hat eine Art Anleitung verfasst. Die wesentlichen Inhalte daraus lesen Sie hier.
Die Verarbeitung ist erlaubt, wenn sie zur Prüfung der Entgeltfortzahlungspflicht erforderlich ist
Grundsätzlich dürfen Dienstgebende Gesundheitsdaten nur dann verarbeiten, wenn sie zur Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten erforderlich sind. Bei der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ergibt sich diese Erforderlichkeit aus der gesetzlichen Verpflichtung von Dienstherren zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG). Rechtsgrundlagen sind § 26 Abs. 3 Bundesdatenschutzgesetz i. V. m. Art. 9 Abs. 2 Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Die Verarbeitung erfolgt zur Ausübung von Rechten und zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis. Die zusätzlich notwendige Rechtsgrundlage i. S. v. Art. 6 Abs. 1 DSGVO ist im Fall von Gesundheitsdaten Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO in Verbindung mit dem Arbeitsvertrag. Die Verarbeitung ist dann erlaubt, wenn sie „für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist“, erforderlich ist.
Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist: … b) die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen; […]
Die Erforderlichkeit entscheidet über die Erhebung
Die Verarbeitung ist aber für die Dienststellenleitung nur insoweit zulässig, als sie tatsächlich erforderlich ist. Der bloße Verdacht, dass es sich um eine Fortsetzungserkrankung handeln könnte, reicht nicht aus. Es muss vielmehr eine konkrete Vermutung im Einzelfall vorliegen, dass die Erkrankungen zusammenhängen. Eine solche Vermutung kann sich aus dem zeitlichen Zusammenhang von Erkrankungen (immer nach dem Urlaub oder nach Feiertagen) ergeben oder aufgrund von Hinweisen Dritter.
Dienstgebende müssen vor der Datenerhebung von Gesundheitsdaten auch mildere Mittel prüfen. So kann es in bestimmten Fällen ausreichend sein, bei der Krankenkasse eine Einschätzung einzuholen, ob aus ihrer Sicht eine Fortsetzungserkrankung vorliegt. Eine weitere datenschonendere Alternative kann die Einschaltung des Betriebsarztes sein, der eine medizinische Einschätzung abgibt, ohne dass sensible Gesundheitsdaten direkt an den Dienstgebenden gelangen.
Der Betriebsarzt hat wie der Hausarzt eine Schweigepflicht. Trotzdem sollten Beschäftigte bei der Datenpreisgabe hier zurückhaltend sein. Vorsicht ist besser als Nachsicht.
Einwilligung durch Beschäftigte ist auch keine Lösung für den Dienstherrn
Auch eine ausdrückliche Einwilligung von Beschäftigten in die Offenlegung von Diagnosedaten rechtfertigt die Datenverarbeitung in der Regel nicht. Denn eine Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie freiwillig erfolgt. In einem Beschäftigungsverhältnis herrscht aber ein Über-/Unterordnungsverhältnis.
Gerade im Fall einer Erkrankung stehen Beschäftigte häufig unter Druck, weil sie befürchten, ohne Offenlegung ihrer Daten keine weiteren Lohnzahlungen zu erhalten. Deswegen kann von einer wirksamen Einwilligung nicht die Rede sein.
Achten Sie als Personalratsgremium auf die getrennte Aufbewahrung
Zu beachten ist außerdem, dass der Umgang mit Gesundheitsdaten bei Entgeltfortzahlungsansprüchen besonders hohe Anforderungen an Sicherheit und Vertraulichkeit stellt. Das heißt, dass Ihre Dienststellenleitung angemessene technische und organisatorische Maßnahmen treffen muss, um die Belegschaft zu schützen. Dazu gehört insbesondere, dass die betreffenden Daten getrennt von der eigentlichen Personalakte aufbewahrt werden. Auch eine gemeinsame Ablage mit den üblichen ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, wie sie nach § 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG vorzulegen sind, verbietet sich datenschutzrechtlich. Denn diese Bescheinigungen enthalten lediglich Informationen über Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit, nicht jedoch über Diagnosen oder chronische Leiden.
Sobald Gesundheitsdaten verarbeitet werden, ob durch ärztliche Gutachten oder durch den Betriebsarzt, sind sie getrennt und besonders geschützt zu speichern. Das sollten Beschäftigte immer kontrollieren, und Sie sollten Ihren Dienstherrn nochmals darauf hinweisen. Datenschutz ist ein sehr hohes Gut, da darf der Dienstherr nicht schludrig sein. Schlampereien und Rechtsverstöße sind hier auch bußgeldbewehrt!
Dienstgebende dürfen Daten nicht sammeln und unbegrenzt speichern
Die Daten dürfen zudem nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für die Prüfung des Entgeltfortzahlungsanspruchs erforderlich sind. Ist die Prüfung abgeschlossen, sind die Daten zu löschen. Darüber hinaus kann sich die Speicherfrist etwa aus tarifvertraglichen oder gesetzlichen Verjährungs- und Ausschlussfristen ergeben. Auch wenn der*die Dienstgebende meint, ein „Betrugsmuster“ zu erkennen, berechtigt das nicht zur längeren Speicherung.
Die Weitergabe von Gesundheitsdaten an Dritte ist zudem im Regelfall ausgeschlossen. Dies gilt auch innerhalb der Dienststelle.
Beschäftigte dürfen ihre Personal- und Nebenakte einsehen. Zur Einsicht darf ein Mitglied des Personalrats mitgenommen werden, Beschäftigte dürfen Kopien machen – allerdings auf eigene Kosten. Das Einsichtsrecht würde ich zur Kontrolle regelmäßig (einmal im Jahr) nutzen.
Weitergabe bei Rechtsstreit
Anders sieht es aus, wenn sich Dienstgebende gegen geltend gemachte Ansprüche verteidigen müssen. Dann ist die Weitergabe an interne Jurist*innen sowie an externe Rechtsanwält*innen oder den Arbeitgeberverband zulässig. Dies ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe f DSGVO. Die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen ist ein berechtigtes Interesse, das eine Weitergabe erlaubt. Aber: Weitergegeben werden dürfen nur Daten, die tatsächlich erforderlich sind.
Auch die Beschäftigten sollten sich in einem Gerichtsverfahren oder in einer juristischen Auseinandersetzung genau mit ihrem Rechtsbeistand absprechen, welche Daten dem Gericht gegenüber und damit auch gegenüber der Dienststellenleitung preisgegeben werden sollen und welche nicht. Ich würde sagen: Geben Sie nur das preis, was zur Rechtsdurchsetzung notwendig ist. Mehr muss das Gericht für seine Entscheidung nicht wissen – mehr müssen Sie also auch nicht sagen.
Big Brother gibt es im deutschen Arbeitsrecht Gott sei Dank noch nicht
Dienststellenleitungen sind im Zusammenhang mit der Entgeltfortzahlung durchaus berechtigt, bestimmte Gesundheitsdaten zu verarbeiten – allerdings nur dann, wenn dies wirklich erforderlich ist und keine milderen Alternativen bestehen. Eine pauschale Erhebung von Diagnosen oder die Abfrage nach chronischen Vorerkrankungen außerhalb des Entgeltfortzahlungszeitraums ist unzulässig. Besonders sensible Gesundheitsdaten müssen zudem sicher und in einer Nebenakte verwahrt, frühzeitig gelöscht und dürfen nicht beliebig weitergegeben werden. Fragen Sie bei Ihrem Dienstherrn nach, ob er sich immer daran hält!
Mahnen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen immer zur Vorsicht
Erinnern Sie Ihre Kollegen daran, dass sie während der Arbeitsunfähigkeit alles tun dürfen, was nicht genesungswidrig ist. Es hat aber auch schon Fälle gegeben, da haben sich Beschäftigte krankschreiben lassen, um dann feiern zu gehen. Später sind Partyfotos in sozialen Netzwerken aufgetaucht – was folgte, war die fristlose Kündigung (etwa Landesarbeitsgericht Sachsen, 30.5.24, Az. 4 Sa 17/23). Da können Sie als Personalrat auch nichts mehr machen! Also: Wenn Krankschreibung, dann bitte nur, wenn man arbeitsunfähig ist!
Das regelt der TVöD bezüglich der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
Nach § 22 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) haben Beschäftigte Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall:
- Beschäftigte erhalten bis zu 6 Wochen (42 Kalendertage) Entgeltfortzahlung, wenn sie ohne Verschulden arbeitsunfähig sind.
- Krankengeldzuschuss: Nach Ablauf der 6 Wochen erhalten sie einen Krankengeldzuschuss; das ist der Unterschied zwischen ihrem Nettoentgelt und dem Krankengeld der gesetzlichen Krankenkasse.
- Besonderheiten: Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht auch in den ersten 4 Wochen des Arbeitsverhältnisses. Beschäftigte in der freien Wirtschaft müssen eine Wartezeit von 4 Wochen hinter sich bringen.
- Verschulden: Ein Verschulden liegt nur dann vor, wenn die Arbeitsunfähigkeit vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt wurde.
- Die Höhe der Entgeltfortzahlung bestimmt sich nach § 21 TVöD.
Gesundheitsdaten und Entgeltfortzahlung sind immer ein sensibles und auch ein heikles Thema. Seien Sie und die Belegschaft deshalb immer vorsichtig damit, was Sie preisgeben, und kontrollieren Sie die Dinge lieber dreimal, damit am Ende nichts beim Dienstherrn landet, das dort gar nicht landen sollte!
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