Zu einer gut vorbereiteten Personalratssitzung gehören eine ordnungsgemäße Einladung sowie eine zweckorientierte Themenauswahl. Doch wie stellen Sie fest, wer wann genau anwesend ist?
Sie als Personalratsvorsitzende/-r leiten die Sitzungen. Dabei geht es vor allem um die Feststellung der Anwesenheiten, die sich während der Sitzung laufend ändern können. Lassen Sie gleich zu Beginn eine Anwesenheitsliste mit dem Datum der Sitzung herumgehen. Sie kann bei Bedarf auch als Nachweis für die Gültigkeit von Beschlüssen herangezogen werden.
Anwesenheitszeiten vermerken
Um spätere Schwierigkeiten zu vermeiden, ist es sinnvoll, wenn die Anwesenden auch ihre genauen Anwesenheitszeiten notieren. Das heißt: Kolleginnen und Kollegen, die den Sitzungssaal früher verlassen müssen, notieren ihr zeitigeres Gehen. Achten Sie darauf, dass Kollegen, die später kommen, sich noch in die Liste eintragen.
Damit Sie eventuelle Ungereimtheiten später nachvollziehen können, z. B., wenn sich bei Beschlüssen beim Addieren der Stimmen unterschiedliche Summen ergeben, notieren Sie sich das Kommen und Gehen Ihrer Kollegen während der Sitzung am besten auf Ihrer Tagesordnung neben dem jeweiligen Tagesordnungspunkt.
Das müssen Sie nach der Sitzung tun
- dafür sorgen, dass das Protokoll erstellt wird
- im Auge behalten, dass die Kollegen, die während der Sitzung Aufgaben übernommen haben, diese auch erledigen
- Ihrer Dienststellenleitung etwaige Beschlüsse bekannt geben
Wie Sie einen rechtssicheren Beschluss fassen, können Sie anhand der Checkliste prüfen:
Checkliste: Wirksamer Personalratsbeschluss
- Sämtliche Personalratsmitglieder wurden ordnungsgemäß zur Sitzung geladen.
- Für verhinderte Personalratsmitglieder wurden Ersatzmitglieder geladen.
- Die Vertrauensperson der Schwerbehindertenvertretung wurde eingeladen.
- Der Vertreter der Jugend- und Auszubildendenvertretung wurde eingeladen.
- Die Tagesordnung wurde den Kollegen aus dem Gremium rechtzeitig mitgeteilt.
- Der Personalrat war beschlussfähig.
- Der Personalratsvorsitzende hat die Beschlussfähigkeit festgestellt.
- Der Beschluss wurde – während einer Sitzung gefasst. – angenommen. – ins Protokoll aufgenommen.
Können Sie diese Fragen alle mit „Ja“ beantworten, ist Ihr Personalratsbeschluss wirksam.
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Muster: So könnte Ihre Anwesenheitsliste aussehen
| Name des Personalratsmitglieds | Anwesenheitszeit von … | … bis … | Unterschrift bzw. Verhinderungsgrund | Name des Ersatzmitglieds |
| Vertreter der JAV: | ||||
| Vertreter der SBV: | ||||
| Vertreter der Gewerkschaft: | ||||
| sonstige Teilnehmer der Sitzung: |
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