Als Mitglied des Personalrats haben Sie sicherlich mit vielen E-Mails zu kämpfen, manchmal mit zu vielen. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, habe ich Ihnen hier 4 Tipps zusammengestellt, mit denen Sie die E-Mail-Flut bekämpfen können.
Warten Sie ab
Erhalten Sie E-Mails in Kopie, sollten Sie zunächst nicht antworten. Jedenfalls so lange, wie Sie mit dem Projekt nichts zu tun haben. So halten Sie sich unnötige E-Mail-Korrespondenz vom Hals.
Ohne Struktur geht nichts
Tipp Nr. 1: Strukturieren Sie Ihr E-Mail-Programm, um die Nachrichten zu sortieren. Legen Sie z. B. für jedes Projekt im E-MailProgramm einen eigenen Ordner an und verschieben Sie die eingehenden Nachrichten in diese Ordner. Das erspart Ihnen mühseliges Suchen nach E-Mails.
Verschieben Sie auf morgen
Tipp Nr. 2: Für Nachrichten, die Sie nicht direkt beantworten müssen, können Sie die Erinnerungsfunktion Ihres E-Mail-Programms nutzen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie einige Tage, bevor der Absender Ihre Antwort erwartet, an die E-Mail erinnert werden.
Drücken Sie sich klar aus
Tipp Nr. 3: Sorgen Sie für klare Verhältnisse. Ihre E-Mails sollten einfach und leicht verständlich sein und keinen Raum für Interpretationen lassen. Denn: Je klarer Sie Ihre E-Mails formulieren, desto weniger wird – per E-Mail – nachgefragt. Möglichst kurze Sätze, wenige Fachausdrücke und nur eine Botschaft pro E-Mail ist der richtige Weg.
Atmen Sie noch mal durch
Tipp Nr. 4: Stellen Sie sich immer die Frage: Ist wirklich eine E-Mail nötig oder kann ich die Frage auch kurz per Telefon klären? Auch wenn es altmodisch ist: Telefonieren geht schneller, als E-Mails zu schreiben.
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