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Wie strukturieren Sie Ihren Arbeitsalltag? Haben Sie ein System? Oder erledigen Sie einfach die Arbeiten, wie sie kommen? Und haben Sie sich überhaupt schon einmal mit der Struktur Ihres Arbeitsalltags befasst?
Falls nicht, sollten Sie dringend damit anfangen. Denn nur mit einer wirklich guten Planung, die dazu führt, strukturiert zu arbeiten, schaffen Sie all die Aufgaben, die Ihr Job Ihnen in der heutigen Zeit abverlangt. Und wenn Sie manchmal das Gefühl haben, dass Ihnen alles über den Kopf wächst, ist es dringend an der Zeit, gegenzusteuern. Alles andere macht Sie krank!
Mit der folgenden Methode bringen Sie Struktur in Ihren Alltag und schaffen so mehr Aufgaben pro Tag.
1. Die Wochenplanung hilft
Um Ihre Ziele zu erreichen, ist es wichtig, Ihre Arbeitskraft über die gesamte Woche hinweg strategisch zu bündeln und einzusetzen. Ansonsten wird es Ihnen schwerfallen, langfristige Ziele effizient anzugehen und zu verfolgen. Wenn sich Ihr Horizont nur auf den aktuellen Tag beschränkt, entsteht regelmäßig Hektik, denn alle Aufgaben müssen sofort erledigt werden. Damit machen Sie nun Schluss.
Gewöhnen Sie sich die Routine an, am Freitagmittag einen groben Plan für die folgende Woche zu erstellen.
2. Ändern Sie Ihre innere Einstellung
Korrigieren Sie auch Ihre innere Einstellung: Ihre Zeitplanung dient Ihnen als Werkzeug, um Ihre Aufgaben zu erfüllen – und nicht umgekehrt! Nehmen Sie am Montagmorgen Ihren am Freitag erstellten Wochenplan zur Hand.
Machen Sie sich Folgendes klar:
- Sie werden für anfallende Aufgaben in dieser Woche einen passenden Termin finden, um sie zu erledigen.
- Damit entsteht innerlich eine Befreiung von den starren Vorgaben des Terminkalenders, der Sie unter Druck setzt.
Passen Sie die Termine in Ihrem Kalender so an, dass er Ihnen hilft, Ihre Aufgaben zu erledigen.
3. Warum Sie jeden Tag planen sollten
Auf die Wochenplanung folgt die Tagesplanung, die Ihnen dank des Gesamtüberblicks deutlich leichter fallen wird.
8 bis 13 Uhr: Konzentrationsphase. In dieser Zeit sollten Sie komplexere Aufgaben bearbeiten. Eingehende Telefonate sollten Sie in dieser Zeit so kurz wie möglich halten – bieten Sie stattdessen einen Rückruf am Nachmittag an. Checken Sie nicht zu häufig Ihre E-Mails in diesem Zeitraum – bestenfalls überhaupt nicht!
Planen Sie eine kurze Zeitspanne vor der Mittagspause ein, in der Sie lüften und ein paar Schritte gehen.
13 Uhr: Mittagessen – ohne E-Mails oder Termine.
14 bis 15 Uhr: Nach dem Essen sollten Sie weniger anspruchsvolle Aufgaben angehen – beispielsweise kurze E-Mail-Anfragen oder Anrufe beantworten.
15 bis 17 Uhr: In dieser Phase empfiehlt es sich, Routinetätigkeiten einzuplanen. Falls Zeit übrig bleibt, nutzen Sie sie für spontan anfallende Aufgaben oder verschiedene Gesprächstermine.
In dieser Phase kurz vor dem Arbeitsende sind viele Menschen noch einmal besonders kreativ und schaffen sehr viel Arbeit. Das muss aber nicht so sein. Es kommt auf den Biorhythmus eines jeden Einzelnen an. Wichtig ist nur, dass Sie sich damit auseinandersetzen und Ihren Weg finden.
Denken Sie daran, in jeder Phase zu lüften und ausreichend zu trinken. Die Ernährung ist übrigens ebenfalls ein wichtiger Faktor für das Wohlbefinden. Genusserlebnisse können eine Hilfe dabei sein, vom stressigen Alltag zu entspannen und eine Auszeit für die Seele zu finden. Viel mehr noch dient eine gesunde Ernährung dazu, sich fitter und vitaler zu fühlen. Im Alltag spielen bezüglich der Ernährung vor allem Ausgewogenheit sowie ein Blick auf die Gesundheit eine Rolle.
Wenn Sie eine echte Struktur in Ihren Arbeitstag gebracht haben, sollen Sie noch einen Tipp beherzigen: Verplanen Sie nicht zu viel Ihrer Zeit, aber behalten Sie den Gesamtüberblick – dann steht Ihrem Wohlbefinden nichts mehr im Weg.
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