Die Personalversammlung wird definiert als Zusammenkunft von Beschäftigten Ihrer Dienststelle. Sie als Personalrat sind Veranstalter und laden zur Personalversammlung ein. Beim Bund und den meisten Bundesländern ist gesetzlich festgelegt, dass Personalversammlungen mindestens einmal im Kalenderhalbjahr stattzufinden haben. Meines Erachtens reicht dies auch. Es können aber auch mal nicht turnusmäßige Versammlungen nötig werden. Insbesondere sind auf Wunsch des Dienststellenleiters oder eines Viertels der wahlberechtigten Beschäftigten außerplanmäßig Personalversammlungen durchzuführen. Wie Sie zur Personalversammlung einladen können, habe ich Ihnen hier als Muster-Formulierung zusammengestellt:
Einladung für Ihre Kollegenschaft in der Dienststelle
Der Personalrat
Einladung zur Personalversammlung am … in der Dienststelle, Raum …
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
hiermit laden wir euch ausdrücklich zur nächsten Personalversammlung ein, die am … um … Uhr stattfindet.
Die Tagesordnungspunkte sind wie folgt:
- Eröffnung der Versammlung und Begrüßung durch den Personalratsvorsitzenden
- Tätigkeitsbericht des Personalrats
- Bericht der Dienststellenleitung
- Bericht der Gewerkschaft
- Bericht der SBV
- Bericht der JAV
- Sonstiges
- Schlusswort des Vorsitzenden
Wichtig für Euch: Die Teilnahme an der Personalversammlung wird wie Arbeitszeit vergütet, dies gilt auch für Teilzeiter.
Bitte kommt zahlreich!
Euer Personalrat
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4 Hinweise zur Raum- und Termingestaltung
Als Personalrat haben Sie immer viel zu tun. Im Vorfeld der Personalversammlung können Sie daher ganz schön ins Schleudern geraten. Diese 4 Merkpunkte erleichtern Ihnen die Arbeit:
- Fassen Sie schon mal grob Zeit und Ort der Personal- oder der Teilversammlung ins Auge. Besprechen Sie sich dann mit Ihrem Dienststellenleiter oder dem dafür zuständigen Beschäftigten (z. B. Verwaltungs- oder Zentralabteilungsleiter).
- Eine turnusmäßige Versammlung müssen Sie grundsätzlich zeitlich so festlegen, dass alle Beschäftigten der Dienststelle während der Arbeitszeit daran teilnehmen können.
- Bei der Auswahl des Ortes sollten Sie Folgendes beachten: Die Versammlung muss in einem geeigneten Raum stattfinden. Es dürfen hier weder gesundheitsgefährdende Umstände noch eine schlechte Wahrnehmung der Redner zu befürchten sein. Kontrollieren Sie, ob genügend Sitzplätze und ausreichend Mikrofone für Frage- und Diskussionsmöglichkeiten vorhanden sind. Was das Erscheinungsbild betrifft, wirken oft schon ein paar Blumen Wunder.
- Ort, Zeit und Tagesordnung der Personalversammlung sind allen Teilnahmeberechtigten mitzuteilen.
Lassen Sie sich hier nicht von Ihrer Dienststellenleitung mit dem Grundsatz der Nichtöffentlichkeit auskontern. Denn ist es zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig, dürfen Externe zumindest zeitweise an der Versammlung teilnehmen. Denken Sie hier z. B. an die Gewerkschaften.
Einladung für die Dienststellenleitung
Einladung zur Personalversammlung am …
Sehr geehrte/r Herr/Frau
wir möchten Sie hiermit zur nächsten Personalversammlung am … um … Uhr in Raum …. einladen.
Die Tagesordnungspunkte sind wie folgt:
- Eröffnung der Versammlung und Begrüßung durch den Personalratsvorsitzenden
- Tätigkeitsbericht des Personalrats
- Bericht der Dienststellenleitung
- Bericht der Gewerkschaft
- Bericht der SBV
- Bericht der JAV
- Sonstiges
- Schlusswort des Vorsitzenden
Bitte reservieren Sie den oben genannten Raum für den Versammlungszeitpunkt.
Mit freundlichen Grüßen
Personalratsvorsitzender
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