Als Personalratsvorsitzender müssen Sie viele unterschiedliche Aufgaben bearbeiten. Gerade bei umfangreicheren Aufgaben und kritischen Problemstellungen ist es sinnvoll, Projekte zu definieren. Mit den folgenden Tipps meistern Sie Projekte ab sofort noch erfolgreicher.
Der Erfolg eines Projekts hängt von vielen unterschiedlichen Faktoren ab: etwa von der Politik in der Dienststelle, technischen Risiken, Konflikten im Team und auch von nachträglichen Änderungswünschen.
1. Schritt: Einsatz eines Projektteams sinnvoll?
Ab wann Sie eine Aufgabe eher als Projekt statt als Routine bearbeiten, werden Sie individuell entscheiden – abhängig von den Gegebenheiten in Ihrem Gremium. Prüfen Sie, ob ein Projektteam für die bevorstehenden Aufgaben sinnvoll ist.
Grundsätzlich gilt: Ein Projektteam ist sinnvoll, wenn zu erwarten ist, dass die Bewältigung der Aufgaben über die normale Arbeit des Vorsitzenden hinausgeht. Meist geht es um völlig neue oder sehr komplexe Aufgaben.
2. Schritt: Gute Planung ist ein Muss
Die richtige Planung ist entscheidend für ein erfolgreiches Projektmanagement. Denn nur dann, wenn Sie Ihre Einzelziele kennen, können Sie Ihr Team richtig steuern. Zudem bietet eine sorgfältige Planung die beste Grundlage für die Projektkontrolle. Im Zusammenhang mit der Planung sollten Sie dann auch spätestens die Zusammensetzung des Teams festlegen.
Definieren Sie zunächst die Ziele des Projekts. Überlegen Sie sich, wie Sie die bevorstehende Aufgabe im Rahmen der Ausschussarbeit am besten lösen können. Fragen Sie sich, was das Ziel ist, und erstellen Sie eine Grobplanung, wie Sie dieses Ziel erreichen wollen. Legen Sie dazu auch Zwischenziele mit den jeweiligen Anforderungen fest.
Achten Sie darauf – gerade wenn Sie Ergebnisziele definieren –, dass diese vollständig sind. Zudem dürfen sich Ziele nicht widersprechen und sollten messbar sein.
Halten Sie die Ziele außerdem stets schriftlich fest. Am besten unterscheiden Sie dabei noch zwischen den unbedingt zu erreichenden Zielen und etwaigen Wunschzielen.
3. Schritt: Erstes offizielles Ausschusstreffen
Steht die detaillierte Planung, ist es Ihre Aufgabe, den Ausschuss so zu führen, dass Sie als Personalrat am Ende die für die Arbeitnehmer möglichst günstigste Lösung erreichen. Führen Sie das erste offizielle Ausschusstreffen unbedingt in Form eines Kick-off-Meetings durch.
Das heißt: Sorgen Sie dafür, dass wirklich alle Beteiligten erscheinen. Bringen Sie alle Teilnehmer zum Projektstart auf den gleichen Informationsstand.
4. Schritt: Projektkontrolle
Kontrollieren Sie den Projektverlauf regelmäßig anhand der Planung und der festgelegten Zwischenziele. Jedes Zwischenziel darf erst überschritten werden, wenn die vorher formulierten Anforderungen tatsächlich erfüllt wurden. Aktualisieren Sie zudem Ihre Planung und passen Sie Ziele flexibel an, wenn sich neue Aspekte ergeben.
Prüfen Sie Ihr Projektmanagement zum Abschluss kritisch. Halten Sie schriftlich fest, was Sie beim nächsten Projektmanagement verbessern sollten.
Sie erhalten innerhalb von 24 Stunden Ihre Antwort!