Trotz Dienstende bleibt das Einsichtnahmerecht in Personalakte – bei berechtigtem Interesse!

Während der laufenden Beschäftigung haben Beschäftigte einen Anspruch auf Einsichtnahme in die Personalakte. Endet das Beschäftigungsverhältnis, entfällt dieser Anspruch. Tritt ein ehemaliger Arbeitnehmer mit dem Wunsch auf Einsicht in die Personalakte an Ihre Dienststellenleitung heran, kann diese den Wunsch aber nicht kategorisch ablehnen. Vielmehr muss sie die Interessen abwägen. Gibt es objektiv nachvollziehbare Gründe für die Einsichtnahme, muss Ihre Dienststellenleitung die Einsicht erlauben. Etwa, wenn Ihr Kollege meint, dass dem Dienstherrn im Arbeitszeugnis ein Fehler unterlaufen ist, und er das anhand der Personalakte nachprüfen möchte. Hier noch eine Übersicht zum Einsichtnahmerecht für Sie:

Umfang des Einsichtnahmerechts

• Das Einsichtnahmerecht ist umfassend. Ihr Kollege darf seine gesamte Akte samt Nebenakten einsehen. Vor der Einsichtnahme dürfen keine Schriftstücke aus den Personalakten entfernt werden.
  
• Vermerke in Kurzschrift oder in fremder Sprache müssen für den Arbeitnehmer lesbar übersetzt werden. Auf Mikrofilm archivierte Unterlagen sind sichtbar zu machen.
  
• Andererseits muss Ihre Dienststellenleitung ausländischen Mitbürgern die Akte nicht in deren Muttersprache übersetzen lassen.
  
• Bei einer Aufgliederung in mehrere Akten sind in der Hauptakte Hinweise auf Sonderakten oder an anderer Stelle abgelegte Vorgänge anzubringen.
  
• Darüber hinaus hat der Mitarbeiter einen Anspruch auf Auskunft darüber, was alles an Personalunterlagen über ihn vorhanden ist.
  
• Dem Einsichtsrecht unterliegen auch die vor Abschluss des Arbeitsverhältnisses gesammelten Unterlagen, wie z. B. Bewerbungsunterlagen und Einstellungsbeurteilungen.
  

Einsichtsrecht ab Begründung des Arbeitsverhältnisses

Das Einsichtsrecht entsteht grundsätzlich erst mit der Begründung des Arbeitsverhältnisses. Denn abgelehnte Bewerber erhalten ihre eingereichten Unterlagen im Normalfall ja zurück.

Einsichtsrecht nach Ende des Dienstverhältnisses

Endet das Arbeitsverhältnis, endet auch das Einsichtsrecht. Bei einem konkret dargelegten und berechtigten Interesse kann ein ausgeschiedener Mitarbeiter aber einen Einsichtsanspruch geltend machen, z. B., falls er noch Daten zur Vorbereitung seines Beihilfeantrags benötigt. Ein interessanter Fall aus diesem Bereich stammt aus dem Jahr 2010:

Ein Beschäftigter war von Anfang 2006 bis Ende Juni 2007 bei einer Versicherungsgesellschaft als Leiter des Schadensbüros beschäftigt. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses führte die Arbeitgeberin die Personalakte des Beschäftigten weiter. Im Rahmen eines Zeugnisrechtsstreits wurde dem Beschäftigten mangelnde Loyalität vorgeworfen. Also verlangte er Einsicht in seine Personalakte. Anhand der von der Arbeitgeberin geführten Personalakte müsse er erfahren, welcher Sachverhalt damit gemeint sei. Es bestehe der Verdacht, dass seine Personalakte Unrichtiges enthalte. Zudem ergebe sich sein Anspruch aus § 34 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Arbeitgeberin verweigerte die Einsichtnahme mit der Begründung, dass für die Klage kein Rechtsschutzbedürfnis bestehe. Der Zeugnisrechtsstreit sei beendet. Objektive Anhaltspunkte für eine fortwirkende Benachteiligung habe der Kläger nicht vorgetragen.

Der Beschäftigte gewann. Arbeitnehmer können auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein berechtigtes Interesse daran haben, den Inhalt ihrer fortgeführten Personalakte auf ihren Wahrheitsgehalt zu überprüfen. Der Anspruch folgt allerdings nicht aus § 34 BDSG. Die dort geregelten Ansprüche auf Auskunft und Einsicht gelten noch nicht für nur in Papierform dokumentierte personenbezogene Daten. Ein entsprechendes Änderungsgesetz befindet sich zurzeit in der parlamentarischen Beratung. Anspruchsgrundlage ist die vertragliche Rücksichtnahmepflicht des Arbeitgebers (§ 241 Abs. 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)).

Die Rücksichtnahmepflicht gebietet es, auf das Wohl und die berechtigten Interessen des Arbeitnehmers Rücksicht zu nehmen. Hierzu zählt auch das aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers resultierende Recht auf informationelle Selbstbestimmung (Bundesarbeitsgericht, 16.11.2010, Az. 9 AZR 573/09).