Dienstgeber müssen ihren Beschäftigten nach § 108 Gewerbeordnung (GewO) einen Lohnnachweis in Textform zur Verfügung stellen. Was das genau heißt, darüber hat das Bundesarbeitsgericht entschieden (28.1.2025, Az. 9 AZR 48/24).
Der Fall: Eine Verkäuferin klagte gegen ihren Arbeitgeber. In dessen Konzernbetriebsvereinbarung über die Einführung und Anwendung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs war geregelt, dass alle Personaldokumente, also auch die Lohnabrechnung, im digitalen Mitarbeiterpostfach bereitgestellt werden. Die Mitarbeiter können sie über einen passwortgeschützten Online-Zugriff abrufen.
Können Beschäftigte die Dokumente nicht privat abrufen, hat der Arbeitgeber zu ermöglichen, die Dokumente im Betrieb einzusehen und auszudrucken. Die Verkäuferin bestand darauf, ihr eine Papierabrechnung auszuhändigen. Der Fall landete vor Gericht.
Abrufbarer Lohnnachweis reicht
Das Urteil: Erteilt der Arbeitgeber Entgeltabrechnungen in einem digitalen Mitarbeiterpostfach, wahrt er damit grundsätzlich die von § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO vorgeschriebene Textform. Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf Abrechnung seines Entgelts ist eine sog. Holschuld. Der Arbeitgeber ist deshalb nicht für den Zugang der Abrechnung beim Arbeitnehmer verantwortlich. Es genügt die elektronische Ausgabe.
Digital ist also rechtmäßig, allerdings muss der Dienstherr auch an die Mitarbeiter denken, die keinen Online-Zugriff auf ihre Gehaltsabrechnungen haben. Diese Mitarbeiter müssen die Abrechnungen auf Papier erhalten oder die Erlaubnis, sie in der Dienststelle abzurufen und auch auszudrucken.
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