Dass Ihnen als Personalrat ein eigenes E-Mail-Postfach zusteht, ist klar. Aber muss Ihr Dienstherr es gewährleisten bzw. so einrichten, dass Sie auch extern Zugriff auf das Postfach haben? Nun, die Antwort des Landesarbeitsgerichts (LAG) Mecklenburg-Vorpommern ist typisch juristisch: Es kommt drauf an (19.1.2022, Az. 3 TaBV 10/21). Die Entscheidung ist zwar für den Betriebsrat ergangen, ist auf Sie als Personalrat aber übertragbar.
Ihr Sachaufwand umfasst angemessene Räume, Geschäftsbedarf und die in der Dienststelle üblicherweise genutzte Informations- und Kommunikationstechnik.
Der Arbeitgeber dieses Falls hatte für alle Mitglieder des 7-köpfigen Betriebsrats interne E-Mail-Adressen eingerichtet. Die Mitglieder des Betriebsrats verteilen sich auf die beiden Pflegeeinrichtungen des Arbeitgebers in R. Anfangs erfolgte der Zugriff auf das E-Mail-Postfach sowohl innerhalb der Betriebsräume als auch von außerhalb über die privaten Geräte der Betriebsratsmitglieder.
Später untersagte der Arbeitgeber den externen Gebrauch aus Datensicherheitsgründen komplett. Den Betriebsratsmitgliedern, die alle im Schichtsystem arbeiteten, war damit der Zugriff von außerhalb des Betriebs bei Nutzung privater Geräte nicht möglich. Sie verlangten die Einrichtung eines externen Zugangs, was der Arbeitgeber ablehnte. Also zog der Betriebsrat vor Gericht.
Arbeitgeber muss Sachmittel stellen
Das LAG Mecklenburg-Vorpommern gab dem Betriebsrat recht. Nach § 40 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Arbeitgeber dem Betriebsrat für die Sitzungen, die Sprechstunden und die laufende Geschäftsführung in erforderlichem Umfang Räume, sachliche Mittel, Büropersonal sowie Informations- und Kommunikationstechnik zur Verfügung zu stellen. Hierzu zählen grundsätzlich auch die Einrichtung und Konfiguration von E-MailKonten. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts betrifft dies nicht nur die interne Kommunikation, sondern vielmehr auch externe Kommunikationsmöglichkeiten.
FAZIT
Auch Ihr Dienstherr hat eine Kostentragungspflicht
Eine § 40 BetrVG entsprechende Regelung ist § 47 Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG). Personalräte haben einen umfassenden Anspruch auf den Ersatz von Sachkosten. Dazu zählen auch elektronische Postfächer für die interne, aber eben auch für die externe Kommunikation. Als Personalrat müssen Sie Zugriff auf Ihr Postfach haben. Gerade in Corona- und Homeoffice-Zeiten ist dies wichtiger denn je.
Personal für den Personalrat – Sie müssen argumentieren
§ 47 BPersVG regelt übrigens auch, dass Ihnen Ihr Dienstherr Büropersonal „in erforderlichem Umfang“ stellen muss. Er nennt also keine Kennzahlen (so viele Kräfte zu so vielen Stunden), sondern überlässt es wiederum Ihnen, Ihren Bedarf argumentativ zu begründen. Je größer Ihr Gremium ist, desto größer wird aber sicher auch Ihr Bedarf sein.
Wenn Sie einen größeren Bedarf geltend machen wollen, listen Sie Ihre aktuellen Tätigkeiten auf und auch die Zeit, die dabei mit Schreibkram vergeudet wird, den die Bürokraft erledigen könnte. So können Sie Ihren Bedarf gut geltend machen. So hat z. B. das Verwaltungsgericht Ansbach einer Personalvertretung mit 9 Mitgliedern und einer vollen Freistellung in einer Dienststelle mit 529 Beschäftigten und mehreren Außenstellen Büropersonal im Umfang von 20 Wochenstunden zugebilligt (23.3.2010, Az. AN 8 P 10.00006).
Darf’s ein bisschen mehr sein?
Haben Sie schon eine Kraft, benötigen Sie diese aber für mehr Stunden, dann begründen Sie ganz genau, worin Ihr Mehrbedarf liegt. Was Sie gut nachvollziehbar darstellen, kann der Dienstherr schlecht als nicht erforderlich abweisen.
Jeder Personalrat hat die Pflicht, die Kosten niedrig zu halten
Ist eine Schulung (und damit die Kosten) wirklich erforderlich und wurden alle Formalitäten eingehalten, bedeutet das immer noch nicht, dass Ihre Dienststellenleitung für alle Kosten aufkommen muss. Diese müssen nämlich auch verhältnismäßig sein.
Sie erhalten innerhalb von 24 Stunden Ihre Antwort!