Abmahnung: Was bedeutet das genau?

Als Beschäftigter haben Sie und Ihre Kollegen bestimmte Pflichten: etwa Ihre Arbeitspflicht als Hauptleistungspflicht oder die Wahrung des Dienstfriedens als Nebenpflicht. Verstoßen Sie gegen Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis, kann Ihr Dienstherr dies schriftlich oder mündlich in Form einer Abmahnung sanktionieren.

Eine Abmahnung soll dazu führen, dass Ihr Kollege das beanstandete Fehlverhalten künftig unterlässt. Dies kann sie aber nur, wenn Ihrem Kollegen klar ist, dass Ihre Dienststellenleitung ihre Rüge ernst meint und ein solches Fehlverhalten nicht tolerieren will. Deshalb muss eine Abmahnung bestimmte formale und inhaltliche Voraussetzungen erfüllen. Welche das sind, habe ich Ihnen nachstehend zusammengestellt:

1. Beanstandung des Fehlverhaltens

Ihre Dienststellenleitung muss genau benennen, wo und wie der Kollege seine arbeitsvertraglichen Pflichten verletzt hat. Wichtig ist hierbei, dass sie die Art des beanstandeten Verhaltens nach Ort und Zeit ganz genau beschreibt. Pauschale Formulierungen machen die Abmahnung unwirksam!

Richtige Beanstandung	Falsche Beanstandung
Sehr geehrter Herr Kronkel, am 25.4.2023 um 11.30 Uhr haben Sie Ihre Kollegin Frau Krause mit den Worten „Krause, für den Rock bist du viel zu fett“ begrüßt.	Sehr geehrter Herr Kronkel, Sie haben Frau Krause beleidigt, wir mahnen Sie deswegen ab.

2. Hinweis auf die Pflichtverletzung

Als Nächstes muss Ihre Dienststellenleitung den Kollegen darauf hinweisen, dass und warum sie das beanstandete Verhalten nicht als vertragsgemäß ansieht. Zudem kommt es jetzt zur eigentlichen Abmahnung. Der Kollege muss wissen, was er falsch gemacht hat und warum ihm dies vorgehalten wird. In dem Beispiel von Herrn Kronkel und Frau Krause könnte es also so weitergehen: „Mit dieser Beleidigung haben Sie den Dienstfrieden gestört. Wir mahnen Sie deswegen ab.“

3. Warnung, dass das Arbeitsverhältnis gefährdet ist

Eine Abmahnung ist immer als ein Schuss vor den Bug zu werten. Auf gut Deutsch könnte man sagen: Noch einmal und du fliegst! Das muss Ihre Dienststellenleitung klar hervorheben und darauf hinweisen, dass eine Wiederholung oder Fortsetzung des beanstandeten Verhaltens eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses nach sich ziehen kann (Warnfunktion).

Richtig	Falsch
Im Wiederholungsfall müssen Sie mit einer Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses rechnen.	Im Wiederholungsfall behalten wir uns geeignete Maßnahmen vor.

Hier kommen Sie als Personalrat ins Spiel

Bei einer Abmahnung haben Sie kein Mitbestimmungsrecht (Ausnahmen finden sich in landesgesetzlichen Regelungen, siehe Seite 11). Ihre Dienststellenleitung kann eine Abmahnung aussprechen, ohne dass Sie zustimmen müssten. Sie müssen nicht einmal über eine Abmahnung informiert werden.

Aber: Bei einer Kündigung muss Ihre Dienststellenleitung Sie beteiligen. Prüfen Sie deshalb bei einer verhaltensbedingten Kündigung immer, ob ihr eine Abmahnung vorausgegangen ist.

Keine Kündigung ohne Abmahnung?

Eine verhaltensbedingte Kündigung setzt grundsätzlich eine vorherige Abmahnung voraus. Ohne Abmahnung ist die Kündigung unwirksam. Sie ahnen es sicher schon, dass jetzt die Ausnahmen von diesem Grundsatz kommen:

Eine 2. Chance

Die Kündigung ist immer die schärfste Waffe des Arbeitgebers mit der drastischsten Konsequenz für den Arbeitnehmer. Deswegen soll diesem auch immer die Möglichkeit zur Besserung gegeben werden. Eine Möglichkeit dazu ist die Abmahnung.

1. Kein Fehlverhalten – keine Abmahnung

Die Abmahnung ist eine Reaktion Ihrer Dienststellenleitung auf ein arbeitsvertragliches Fehlverhalten – sozusagen ein Warnschuss vor einer verhaltensbedingten Kündigung. Ausgehend von diesem Warnzweck wird damit auch deutlich, warum vor einer betriebsbedingten oder personenbedingten (z. B. krankheitsbedingten) Kündigung keine Abmahnung nötig ist: Denn in diesen Fällen gibt ja nicht das Verhalten des Mitarbeiters Anlass zur Trennung, sondern von ihm nicht beeinflussbare Umstände.

Eine Abmahnung würde hier gar nichts bringen. Ein Alkoholiker wird nicht trocken, nur weil er eine Abmahnung erhält. Hier hat es Ihre Dienststellenleitung mit einem echten Krankheitsbild zu tun. Also: Nur vor einer verhaltensbedingten Kündigung ist grundsätzlich eine Abmahnung erforderlich.

2. Das Fehlverhalten ist zu schwerwiegend

Auch in diesem Fall kann eine Abmahnung verzichtbar sein. Dies etwa dann, wenn ein Kollege Ihre Dienststellenleitung bestiehlt. In diesem Fall kann sie direkt verhaltensbedingt kündigen, ohne den Kollegen zunächst abmahnen zu müssen. Das Vertrauensverhältnis wird hier so nachhaltig gestört, dass der Dienststellenleitung nicht mehr zugemutet werden kann, das Arbeitsverhältnis aufrechtzuerhalten, und auch der Kollege nicht mehr damit rechnen kann, dass das Arbeitsverhältnis fortgeführt wird.

3. Der Mitarbeiter genießt keinen Kündigungsschutz

Auch bei einem leichteren Fehlverhalten des Mitarbeiters, z. B. verspätete Krankmeldung, kann eine Abmahnung entbehrlich sein. Dies ist der Fall, wenn der Arbeitnehmer keinen Kündigungsschutz genießt (Bundesarbeitsgericht, 21.2.2001, Az. 2 AZR 579/99). Denn in einem solchen Fall benötigt Ihre Dienststellenleitung gar keinen Kündigungsgrund. Wenn sie aber schon ohne Grund – also jederzeit – kündigen kann, würde das Erfordernis einer vorherigen Abmahnung dieser Möglichkeit zuwiderlaufen.

WICHTIG: Fristlose erfordert trotzdem Abmahnung

Vor einer fristlosen verhaltensbedingten Kündigung ist im Regelfall eine Abmahnung notwendig, selbst wenn der Mitarbeiter nach obigen Kriterien keinen Kündigungsschutz hat. Behalten Sie dies bei fristlosen Kündigungen im Hinterkopf.

Wer ist zum Ausspruch einer Abmahnung berechtigt?

Der Kreis der abmahnberechtigten Personen ist wesentlich größer als derjenige der kündigungsberechtigten: Zum Ausspruch einer Abmahnung sind grundsätzlich alle Mitarbeiter befugt, die verbindliche Anweisungen bezüglich des Orts, der Zeit sowie der Art und Weise der arbeitsvertraglich geschuldeten Arbeitsleistung erteilen dürfen.

FAZIT

Vorgesetzter ohne Kündigungsbefugnis darf abmahnen

Auch wenn ein Vorgesetzter ohne besondere Befugnis nicht zum Ausspruch einer Kündigung berechtigt ist, darf er dennoch eine Abmahnung erteilen. Die Kündigungsbefugnis ist für eine Abmahnung nicht erforderlich.

Reaktionsmöglichkeiten: So können Ihre Kollegen auf eine Abmahnung reagieren

Wird einem Kollegen gekündigt, kann er gegen die Kündigung Kündigungsschutzklage erheben. Auch eine Abmahnung muss er nicht einfach so hinnehmen, wenn er sich ungerecht behandelt fühlt. Ihre Kolleginnen und Kollegen haben folgende Reaktionsmöglichkeiten:

Keine Auswirkungen mehr

Fordern Sie nach Beendigung des Dienstverhältnisses die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte. Auch Ihr Dienstherr hat schließlich kein Interesse mehr an ihrem Verbleib in der Akte. Sie hat keine Auswirkungen mehr auf das Dienstverhältnis.

1. Entfernung aus der Personalakte verlangen

Ihr Kollege kann die Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus der Personalakte verlangen, wenn er z. B. den Sachverhalt falsch bewertet oder wiedergegeben sieht. Es läuft hier auch keine Frist, die Ihr Kollege einhalten müsste.

Er kann die Abmahnung aber auch stehen lassen und diese zu einem späteren Zeitpunkt angreifen, z. B. erst dann, wenn der Dienstherr eine Kündigung wegen eines gleich gelagerten Fehlverhaltens ausgesprochen hat. Im Kündigungsschutzprozess können die Richter die Abmahnung angreifen und argumentieren, dass die Kündigung unwirksam ist, weil der Kollege niemals wirksam abgemahnt wurde.

2. Gegendarstellung ist zur Personalakte zu nehmen

Zudem dürfen Ihre Kolleginnen und Kollegen zu einer erteilten Abmahnung immer eine Gegendarstellung abgeben. Ihr Dienstherr ist dann verpflichtet, diese Erklärung gemeinsam mit der Abmahnung zur Personalakte zu nehmen. Dies gilt unabhängig davon, ob er die Gegendarstellung sachlich für zutreffend hält.

3. Beschwerde beim Personalrat

Der Kollege kann sich auch bei Ihnen als Personalrat beschweren und zusammen können Sie dann die Abmahnung und den Sachverhalt, der zur Abmahnung geführt hat, durchgehen. Sind auch Sie der Meinung, dass die Abmahnung zu Unrecht erteilt wurde, können Sie den Dienstherrn bitten, diese zu entfernen. Einen Anspruch haben Sie aber nicht. Es handelt sich um einen Individualanspruch des Kollegen, den dieser auch selbst durchsetzen muss.

4. Öffentlicher Widerruf kann grundsätzlich nicht verlangt werden

Einen öffentlichen Widerruf kann der betroffene Kollege grundsätzlich nicht von Ihrem Dienstherrn verlangen. Hat dieser aber Dritte über die Vorwürfe in Kenntnis gesetzt, kann Ihr Kollege schon verlangen, dass diese Dritten dann auch darüber informiert werden, dass an den Vorwürfen nichts dran war. Denn es wäre ja unfair, wenn die ungerechtfertigten Vorwürfe haften bleiben würden.

5. Abmahnung nach Beendigung des Dienstverhältnisses entfernen

Hat ein Kollege eine Abmahnung erhalten, die in der Personalakte liegt, bleibt sie grundsätzlich auch in der Akte, wenn das Beschäftigungsverhältnis endet. Argument: Die Abmahnung spielt für das neue Dienstverhältnis bzw. für den ausgeschiedenen Kollegen keine rechtliche Rolle mehr, er ist nicht durch die Abmahnung belastet und kann er laut Landesarbeitsgericht (LAG) Niedersachsen deswegen auch keine Entfernung wegen Beendigung des Dienstverhältnisses verlangen (4.5.2021, Az. 11 Sa 1180/20).

WICHTIG: Recht auf Vergessenwerden

Es wurde aber auch schon geurteilt, dass Beschäftigte nach Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis nach Art. 17 Datenschutz-Grundverordnung die Löschung der Daten und entsprechend die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen können (LAG Hamm, 13.09.2022, Az. 6 Sa 87/22, und LAG Sachsen-Anhalt, 23.11.2018, Az. 5 Sa 7/17). Höchstrichterlich entschieden ist das aber noch nicht.

So prüfen Sie jede Abmahnung

Möchten Sie mit Ihrem Kollegen prüfen, ob seine Abmahnung wirksam erteilt wurde oder erteilt werden kann, dann gehen Sie nach folgendem Schema vor:

Ohne Abmahnung geht es meist nicht

Denken Sie immer daran, dass die Abmahnung grundsätzlich Voraussetzung einer verhaltensbedingten Kündigung ist.

1. Genießt der Kollege Kündigungsschutz?

Nein: Es steht Ihrer Dienststellenleitung frei, den Kollegen weiterzubeschäftigen oder sich gleich ohne Abmahnung von ihm zu trennen. Wenn sie will, kann sie ihm ohne Angabe von Gründen und ohne vorherige Abmahnung kündigen. Sie muss nur die Kündigungsfrist einhalten.

Ja: weiter mit 2

2. Wie schwer wiegt das Fehlverhalten des Beschäftigten?

Leicht: Ist der Kollege bereits in der Vergangenheit negativ aufgefallen?

Nein: Ihre Dienststellenleitung sollte zunächst das persönliche Gespräch suchen. Sofern in Bezug auf das Fehlverhalten nicht nur bei diesem einzelnen Kollegen, sondern auf breiter Basis ein Unrechtsbewusstsein fehlt, sollte Ihre Dienststellenleitung die Gelegenheit nutzen, noch einmal alle Mitarbeiter in der Dienststelle auf ihre Pflichten aufmerksam zu machen.

Ja: Wurde der Kollege bereits in der Vergangenheit für dasselbe Fehlverhalten abgemahnt?

Ja: Vorausgesetzt, die Abmahnung liegt noch nicht allzu lange zurück, kann Ihre Dienststellenleitung jetzt kündigen. Beachten Sie aber, dass im Einzelfall bei kleineren Vergehen wie etwa Unpünktlichkeit auch mehrere Abmahnungen (bis zu 2) erforderlich sein können.

Nein: Ihre Dienststellenleitung kann abmahnen. Weiter mit 3.

Mittel: Ihre Dienststellenleitung kann abmahnen. Weiter mit 3.

Schwer: Handelt es sich um Vorfälle wie Diebstahl, Betrug oder Tätlichkeiten? Musste dem Kollegen also von Anfang an klar sein, dass Ihre Dienststellenleitung ein solches Fehlverhalten als Dienstgeber nicht hinnehmen würde?

Ja: Hier kann Ihre Dienststellenleitung meist ohne vorherige Abmahnung kündigen. Vorsicht: Die Gerichte entscheiden immer nach den Umständen im Einzelfall. Es bleibt ein Restrisiko für die Dienststellenleitung bestehen bzw. für Ihren Kollegen eine Restchance, in einem Kündigungsrechtsstreit zu obsiegen.

Nein: Ist eine Verhaltensänderung des Beschäftigten von vornherein nicht zu erwarten, weil der Kollege unmissverständlich mitgeteilt hat, dass er sein Verhalten fortsetzen wird?

Ja: Hier kann Ihre Dienststellenleitung ohne vorherige Abmahnung kündigen.

Nein: Ihre Dienststellenleitung kann abmahnen. Weiter mit 3.

3. Die Abmahnung ist erfolgt: Darauf sollten Sie achten

●  Aus der Betreffzeile des Abmahnungsschreibens sollte klar hervorgehen, dass es sich um eine Abmahnung handelt.

●  Ihre Dienststellenleitung sollte das Fehlverhalten des Kollegen genau beschreiben. Es muss klar werden, was er wann und wo genau getan oder unterlassen hat sowie welche Zeugen und Beweise es gibt.

●  Alle Angaben sollten inhaltlich korrekt und nachweisbar sein.

●  Das Verhalten des Kollegen sollte eindeutig als Pflichtverletzung gewertet werden. Auf entsprechende Paragrafen im Dienstvertrag sollte hingewiesen werden. Vorwürfe müssen demnach klar, nachweisbar und haltbar sein.

●  Für den Fall eines fortgesetzten Fehlverhaltens muss mit Kündigung gedroht werden.

●  Bei mehreren Abmahnungen zum gleichen Fehlverhalten: Hat Ihre Dienststellenleitung die letzte Warnung ausdrücklich mit „Letzte Abmahnung“ überschrieben?

●  Wurde das Abmahnungsschreiben persönlich übergeben und wurden der Empfang und die Kenntnisnahme quittiert? Wichtig: Ihr Kollege muss und sollte auch nichts quittieren!

Sind alle Punkte erfüllt, ist die Abmahnung rechtmäßig erteilt, kann zur Personalakte genommen werden und erfüllt im Fall eines erneuten einschlägigen Verstoßes die Kündigungsvoraussetzung. Der Kollege sollte sich dann nicht mehr dienstvertragswidrig verhalten.

So kann eine Zustellung vorgenommen warden

Eine Abmahnung, aber auch eine Kündigung kann ihre Wirkung nur entfalten, wenn sie dem Beschäftigten wirksam zugestellt wurde. Aber: Wie kann – neben der persönlichen Übergabe – überhaupt zugestellt werden?

Übersicht: Verschiedene Zustellungsarten
Zustellungsform	Vor–und Nachteile	Fazit
Zustellung per Boten (z. B. durch andere Mitarbeiter)	Sehr sicher und schnell: Der Bote kann den Einwurf in den Briefkasten des Arbeitnehmers bezeugen.	Sie ist deutlich sicherer als die Zustellung mit einfacher Post.
Zusendung mit einfachem Brief	Bequem: Der Zugang gilt mit Einwurf in den Briefkasten. Gut für den Betroffenen: Es gibt keinen Zugangsnachweis, wenn er den Zugang des Schreibens bestreitet.	Sie ist zwar bequem und schnell, aber im Gegensatz zur persönlichen Übergabe für den Dienstherrn an sich nicht rechtssicher genug.
Zusendung durch Einwurf-Einschreiben	Gut für den Betroffenen: Der Zustellvermerk gilt nicht als verwertbarer Nachweis des Zugangs.	Da der Vermerk des Postzustellers nur begrenzte Beweiskraft hat, ist diese Methode kaum besser als ein einfacher Brief.
Zusendung durch normales Einschreiben (bzw. Einschreiben mit Rückschein oder eigenhändig)	Ist der Arbeitnehmer beim Empfang zu Hause, quittiert er den Erhalt des Briefs. Bei Abwesenheit wird nur der Benachrichtigungszettel hinterlassen; der Zugang erfolgt dann erst mit der Abholung.	Der Zugang kann auch hier nicht sichergestellt werden. Insbesondere kann ein Arbeitnehmer die Abholung der Kündigung hinauszögern oder das Schreiben gar nicht bei der Post abholen.

Was kann alles abgemahnt werden?

Grundsätzlich kann Ihre Dienststellenleitung frei darüber entscheiden, ob und welches Fehlverhalten Ihrer Kolleginnen und Kollegen sie missbilligt und ob sie deswegen eine Abmahnung erteilt (Bundesarbeitsgericht, 14.12.1994, Az. 5 AZR 137/94). Trotzdem gibt es Sachverhalte, die wohl kein Arbeitgeber durchgehen lässt.

Insbesondere bei folgenden Vergehen wird meist eine Abmahnung ausgesprochen:

●  Alkohol-/Drogenkonsum

●  Ankündigung einer Krankheit

●  Anzeige- und Nachweispflichtverletzung (bei einer Krankmeldung)

●  Arbeitsverweigerung

●  Arbeitszeitmanipulation

●  ausländerfeindliches Verhalten

●  Diebstahl

●  diskriminierendes Verhalten

●  Drohung mit einer Strafanzeige

●  Konkurrenztätigkeiten

●  Mobbing

●  Unpünktlichkeit

●  sexuelle Belästigung

●  private Internet- und Telefonnutzung

●  Schlechtleistung

●  Störung des Friedens in der Dienststelle

●  Verstoß gegen dienstliche Regelungen

Bei schweren Pflichtverstößen (z. B. Diebstahl), die Ihre Dienststellenleitung zu einer fristlosen Kündigung berechtigen, kann unter Umständen eine Abmahnung entbehrlich sein. Nach neuester Rechtsprechung wird allerdings der Kreis der Pflichtverstöße, die auch ohne Abmahnung eine verhaltensbedingte Kündigung auslösen können, immer kleiner.

Verhältnismäßigkeit beachten

Bei absoluten Kleinigkeiten ist eine Abmahnung nicht angezeigt, weil hier der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz nicht gewahrt ist. In diesen Fällen ist eine Abmahnung unzulässig und eher eine Ermahnung zu empfehlen.