Rund um die Dienstvereinbarung

In fast jeder Ausgabe von „personalrat aktuell“ bilde ich Ihnen eine Dienstvereinbarung ab. Gerade in jüngster Zeit aber werde ich häufig gefragt, was Dienstvereinbarungen eigentlich sind, wann man diese schließen kann … Grund genug für mich, Ihnen hier alles rund um die Dienstvereinbarung aufzulisten.

Mit einer Dienst­vereinbarung können Sie Ihren Dienstgeber binden. Er muss eine geschlossene Dienstvereinba­rung einhalten und umsetzen. Tut er dies nicht, dann können Sie dies gerichtlich durch­setzen!

Überprüfen Sie Ihre Dienstverein­barungen jährlich, ob diese noch dem aktuellen Gesetzes­tand entsprechen oder ob es Anpas­sungsbedarf gibt.

Kündigen Sie auch Dienstverein­barungen immer schriftlich. Schon allein zu Doku­mentierungs- und Beweiszwecken. Wer schreibt, der bleibt!

Was ist eigentlich eine Dienstvereinbarung?

Bei der Dienstvereinbarung handelt es sich um eine Form der Mitbestimmung. Sie und Ihr Dienstherr treffen zu einem bestimmten Sachverhalt eine vertragliche Regelung, die dann generell für die Beschäftigten in der Dienststelle gilt. Die Möglichkeit zum Ab­schluss von Dienstvereinbarungen finden Sie in § 63 Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG). Um für die Einhaltung der für die Dienststelle geltenden Dienstvereinbarungen sorgen zu können, hat Ihnen der Gesetzgeber in § 62 Nr. 2 BPersVG ein Überwachungsrecht eingeräumt. Dieses sollten Sie auch nutzen!

Welchen Vorteil bringt der Abschluss einer Dienstvereinbarung?

Es gibt dienstrechtliche Bereiche, die Ihre Mit­bestimmung erfordern. Denken Sie z. B. an den Urlaubsplan oder die interne Stellenaus­schreibung oder die Wiedereinarbeitung von Mitarbeitern, die aus der Elternzeit zurück­kehren. Sie können hier wählen: Entweder sie legen hier einmal ein Verfahren in einer Dienstvereinbarung fest, nach dem dann ge­handelt wird, oder Sie müssen bei jedem Ein­zelfall umfassend mitbestimmen. Ich denke, hier lohnen sich Dienstvereinbarungen auf alle Fälle, denn einmal geregelt 1.000-fach ge­nutzt spart Ihnen Zeit, Nerven und Ressour­cen, die Sie anderweitig einsetzen können.

Sind Dienstvereinbarungen in allen Beteiligungsangelegenheiten zulässig?

Nein, hier macht das BPersVG klare Vorgaben. Nur in den Angelegenheiten des § 78 Abs. 1 Nr. 12 bis 15, des § 79 Abs. 1 Nr. 4 und 5 so­wie des § 80 Abs. 1 BPersVG (siehe § 63 Abs. 1 BPersVG), also soweit vom BPersVG (oder dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst) ausdrücklich vorgesehen, sind Dienstverein­barungen erlaubt. Im Gesetz oder im Tarifver­trag erscheint das Wort Dienstvereinbarung.

Sie können auch keine Einzelmaßnahmen in einer Dienstvereinbarung regeln. Verein­bart werden immer generelle und auf Dau­er angelegte Regelungen, z. B. den Gesund­heitsschutz. Sie können keine Anhörung zur Kündigung des Kollegen X in einer Dienstver­einbarung regeln. Schließen Sie eine Dienst­vereinbarung in einem dafür nicht vorgese­henen Bereich, ist diese Dienstvereinbarung unwirksam.

Was bedeuten Gesetzesvorrang und Tarifvorbehalt konkret?

Ist eine Angelegenheit bereits durch ein Ge­setz oder einen Tarifvertrag geregelt, kann über diese Angelegenheit keine Dienstverein­barung mehr geschlossen werden. Mit Gesetz sind Gesetze im materiellen Sinne, also auch Rechtsverordnungen oder Satzungen öffent­lich-rechtlicher Körperschaften, gemeint.

Ein Tarifvertrag blockiert die Dienstverein­barung dann, wenn die Dienststelle vom Gel­tungsbereich des Tarifvertrags umfasst wird und auch der Dienstgeber tarifgebunden ist. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass schon die Tarifüblichkeit die Dienstverein­barung sperrt. Eine Dienstvereinbarung ist schon dann unmöglich, wenn ihr Gegenstand üblicherweise tarifvertraglich geregelt wird – ob im konkreten Fall eine Regelung besteht, ist hier unerheblich. Tarifüblich heißt, dass re­gelmäßig für eine bestimmte Dienststelle ent­weder unmittelbar oder durch Bezugnahme im Einzelarbeitsvertrag durch Tarifverträge Regelungen getroffen werden.

Achten Sie hier aber auch auf die Feinheiten, denn oft enthalten Gesetze Öffnungsklau­seln, in deren Rahmen Sie dann wieder eine Dienstvereinbarung schließen können. Und: Die Dienstvereinbarung ist nur blockiert, soweit die gesetzliche oder tarifvertragliche Regelung abschließend ist. Wo immer der Ge­setz- oder Tarifgeber Raum gelassen hat, kön­nen Sie eine Dienstvereinbarung schließen.

Und wie kommt eine Dienstvereinbarung zustande?

Der Dienststellenleiter kann Ihnen in einer mitbestimmungspflichtigen Angelegenheit den Abschluss einer Dienstvereinbarung vor­schlagen. Oder Sie schlagen Ihrem Dienst­herrn den Abschluss einer Dienstvereinba­rung im Rahmen Ihres Initiativrechts vor.

Für wen gelten Dienstvereinbarungen?

Vom persönlichen Geltungsbereich umfasst werden in der Regel alle betroffenen Beschäf­tigten der Dienststelle bzw. des Bereichs, für den die Dienstvereinbarung abgeschlossen wird. Werden in der Dienstvereinbarung nur Angelegenheiten einer bestimmten Gruppe geregelt, erstreckt sich der Geltungsbereich auch nur auf diese.

Welche Auswirkung hat eine Dienstvereinbarung auf die Beschäftigten?

Die Dienstvereinbarung gilt unmittelbar für die einzelnen Beschäftigten, werden aber nicht Bestandteil des Dienstvertrags. Sie wirkt quasi von außen, wie ein Gesetz.

Wann endet die Wirksamkeit einer Dienstvereinbarung?

Eine Dienstvereinbarung endet entweder durch Erreichen einer vereinbarten Befris­tung, durch Kündigung oder durch den Ab­schluss einer ablösenden Regelung.

Ist eine Dienstvereinbarung rechtlich überprüfbar?

Auf jeden Fall. Sie als Personalrat können die Wirksamkeit der Dienstvereinbarung gericht­lich feststellen lassen, den Dienstherrn zur Umsetzung verpflichten und Ihre Kollegen können Individualrechte aus der Dienstver­einbarung immer einklagen.

Wenn Sie eine Dienstvereinbarung schließen wollen, sind diese Vorüberlegungen Pflicht

Sie können im Rahmen Ihres Initiativrechts auf Ihre Dienststellenleitung zugehen und den Abschluss von Dienstvereinbarungen for­dern. Umgekehrt kann aber auch Ihre Dienst­stellenleitung auf Sie zukommen und den Ab­schluss einer Dienstvereinbarung zu einem bestimmten Thema anregen. Ganz egal, wer auf wen zuerst zugeht: Sie als Personalrat bzw. das ganze Personalratsgremium sollten nicht ohne Vorüberlegungen in die Verhandlungen über eine Dienstvereinbarung hineingehen. Sonst laufen Sie Gefahr, nicht das Optimum für Ihre Kolleginnen und Kollegen zu errei­chen.

Wenn Ihre Dienststellenleitung auf Sie zukommt

Selbst wenn Sie in vielen Punkten vertrau­ensvoll zusammenarbeiten, sollten Sie sich immer vergegenwärtigen, dass Sie und Ihre Dienststellenleitung in unterschiedlichen Lagern stehen. Sehen Sie deswegen bei einer von der Dienststellenleitung vorgeschlagenen Vereinbarung genau hin. Achten Sie insbeson­dere auf die folgenden Punkte:

• Hat die Dienststellenleitung schon einen fertigen, von Ihnen nur noch zu unterzeich­nenden Entwurf der Dienstvereinbarung in der Tasche? Das ist nicht Sinn der Sache, sie muss sich mit Ihnen und den Interessen der Beschäftigten auseinandersetzen. Sa­gen Sie ihr dies und bitten Sie sich Bedenk­zeit und Beratungstermine mit ihr aus.
• Wurden Sie seitens der Dienststellenlei­tung rechtzeitig und umfassend informiert? Ihnen sollten sämtliche Informations- und Entscheidungsunterlagen zur Verfügung stehen, über die auch die Dienststelle zu ihrer Entscheidungsfindung verfügt.
• Entstehen durch die Dienstvereinbarung für die Beschäftigten nicht hinnehmba­re Nachteile, z. B. durch Änderung von Arbeitsabläufen oder Mehrbelastungen (etwa wegen Umbauarbeiten am Gebäude werden einzelne Mitarbeiter in ein entle­genes Gebäude ausgelagert)? Dies sollten Sie nur hinnehmen, wenn Ihre Dienststel­lenleitung wirklich dringende Bedürfnisse hierfür vorweisen kann oder Sie an anderer Stelle deutliche Verbesserungen aushan­deln können.
• Gibt es andere Regelungen, von denen die Dienstvereinbarung abweichen würde (z. B. Verwaltungsanordnungen, Richtli­nien, gerichtliche Entscheidungen, Tarif­verträge, Rechtsverordnungen und Gesetze etc.)? Die Dienstvereinbarung darf nicht gegen höherrangiges Recht verstoßen (Ge­setze, Tarifverträge), der Entwurf müsste dann angepasst werden.

Manche Gesetze und Tarifverträge enthalten sogenannte Öffnungsklauseln. Mit diesen Klauseln wird ein Abweichen von der tarif­lichen oder gesetzlichen Regelung erlaubt. Achten Sie hierauf, bevor Sie vorschnell den Text der Dienstvereinbarung ändern.

Wenn Sie die Initiative ergreifen

Auch hier ist eine Vorarbeit unverzichtbar. Denn sonst könnte Sie Ihre Dienststellenlei­tung leicht austricksen bzw. zu Zugeständnis­sen verleiten, die Sie eigentlich nicht machen wollten. Überlegen Sie sich deshalb vorab im Gremium Antworten zu den folgenden Fragen:

• Worum geht es hier genau?
• Warum sollte eine Dienstvereinbarung ge­schlossen werden? (Gibt es aktuelle Prob­leme, etwa mit Mobbing, oder kommt es immer wieder zu den gleichen Schwierigkei­ten, z. B. bei der Wiedereingliederung Lang­zeiterkrankter? Gibt es keine Regelung, wer­den diese Schwierigkeiten nie abgestellt.)
• Was soll geregelt werden?
• Zu welchen Zugeständnissen sind Sie über­haupt bereit? Vor Verhandlungsbeginn sollten Sie eine „Ideallösung“ festlegen. Da­mit es aber innerhalb des Gremiums nicht dann zu Spannungen kommt, stecken Sie sich auch gleich eine Rückzugslinie, bis zu der sie dann höchstens abweichen.
• Was hat Ihr Dienststellenleiter von der Vereinbarung? Überlegen Sie sich Vorteile, die Sie dann in der Verhandlung einsetzen könnten, um an Überzeugungskraft zu ge­winnen.

Je besser Sie von Anfang an Bescheid wissen und je klarer Sie wissen, was Sie wollen, desto besser ist letztlich auch Ihre Verhandlungs­position.

Wollen Sie zu einem bestimmten Thema den Abschluss einer Dienstvereinbarung, müssen Sie an Ihre Dienststellenleitung herantreten und Ihren Wunsch erläutern.

3 Punkte, die Sie darüber hinaus überlegen müssen

Zusätzlich sollten Sie sich noch zu den folgen­den Punkten Gedanken machen:

1. Dauer der Dienstvereinbarung

Eine Dienstvereinbarung kann grundsätzlich ohne zeitliche Begrenzung laufen. Deswegen sollten Sie sich überlegen, ob Sie nicht eine Befristung vereinbaren wollen.

2. Kündigungsmöglichkeit/Nachwirkung

Überlegen Sie sich hier, wie lange die Kün­digungsfrist sein sollte. Das Gesetz schweigt hierzu. Bei Ihren Kollegen der privaten Wirt­schaft gilt bei Betriebsvereinbarungen eine Mindestkündigungsfrist von 3 Monaten. Die­se sollten Sie mindestens vereinbare , orien­tieren Sie sich also an den Betriebsräten.

MEIN TIPP: Kündigen Sie Dienstvereinbarungen besser schriftlich!

Anders als bei der Kündigung eines Mit­arbeiters ist für die Kündigung einer Dienstvereinbarung keine Schriftform vor­geschrieben. Legen Sie in der Dienstver­einbarung dennoch immer fest, dass diese nur schriftlich gekündigt werden kann. So können Sie im Zweifel beweisen, wann die Kündigung erfolgt ist und auch wer gekün­digt hat. Denn auch darüber wird im Ein­zelfall schon mal gestritten..

Dienstvereinbarungen haben keine Nachwir­kung. Denken Sie darüber nach, ob Sie eine solche vereinbaren wollen. Bis eine neue Re­gelung zum Thema gefunden wird, gilt die ge­kündigte Dienstvereinbarung dann fort.

3. Überprüfung und gegebenenfalls An­passung der Dienstvereinbarung

Vereinbaren Sie auch Eckpunkte (etwa nach 6 Monaten), nach denen Sie überprüfen, ob die Dienstvereinbarung wirklich nutzwertig war oder Verbesserungsbedarf besteht.

Fassen Sie immer die Eckpunkte zusammen

Die Kernpunkte Ihres Brainstormings sollten Sie schriftlich in einer Art Thesenpapier zu­sammenfassen. So vergessen Sie nichts und außerdem sind eine gute Vorbereitung und Struktur schon mal die halbe Miete.

Die Erforderlichkeit einer Dienstvereinbarung werden Sie z. B. dann erkennen, wenn etwa Mitarbeiter sich gehäuft über bestimmte Rege­lungen oder schleppende Abläufe beschweren.