„Schwierige“ Mitarbeitende – was können Sie als Personalratsvorsitzender tun?

Als Personalratsvorsitzende oder -vorsitzender sprechen Sie mit vielen Menschen mit ganz unterschiedlichen Anliegen. Manche Gespräche sind konstruktiv, sachlich und lösungsorientiert. Andere dagegen kosten Zeit, Geduld – und manchmal auch Nerven. Was aber tun, wenn Kolleginnen oder Kollegen regelmäßig fordernd, aggressiv, misstrauisch oder unkooperativ auftreten?

Sie sollten mit solchen Situationen professionell umgehen können, ohne Ihre Fürsorgepflicht zu vernachlässigen oder sich vereinnahmen zu lassen.

Haltung bewahren – Neutralität statt Sympathie oder Ablehnung

Zunächst gilt: Als Vorsitzender oder Vorsitzende vertreten Sie die Interessen aller Beschäftigten – auch der „anstrengenden“. Ihre Aufgabe ist es nicht, zu urteilen, sondern Anliegen aufzunehmen, zu prüfen und gemeinsam mit dem Gremium verantwortungsvoll zu bearbeiten. Auch wenn Ihnen der Ton oder das Auftreten einzelner Kollegen missfällt: Bleiben Sie sachlich, vermeiden Sie persönliche Reaktionen und wahren Sie die professionelle Distanz. Das wird Ihnen sicherlich nicht immer leichtfallen, es gehört jedoch zu Professionalität dazu.

Gesprächsführung: Grenzen setzen, Struktur geben

Gespräche mit schwierigen Personen verlaufen oft chaotisch oder emotional. Hier hilft es, klare Rahmenbedingungen zu setzen:

• Bleiben Sie ruhig und freundlich, aber bestimmt.
  
• Legen Sie zu Beginn das Ziel des Gesprächs fest.
  
• Halten Sie sich an sachliche Themen – keine Nebenschauplätze.
  
• Wiederholen Sie Kernaussagen, um Klarheit zu schaffen.
  
• Beenden Sie Gespräche, wenn der Ton respektlos wird.
  

Eine klare, respektvolle Kommunikation ist die beste Grundlage, um Eskalationen zu vermeiden.

Aktives Zuhören – das Gegenüber ernst nehmen, ohne alles zu übernehmen

Auch wenn der Ton rau ist oder die Inhalte überzogen wirken: Oft steckt hinter dem Verhalten unsicherer oder schwieriger Kolleginnen und Kollegen ein echtes Bedürfnis nach Gehör und Anerkennung.

Zeigen Sie durch aktives Zuhören, dass Sie das Anliegen ernst nehmen – ohne dabei jede Aussage zu übernehmen.

Typische Techniken:

• Paraphrasieren: „Wenn ich Sie richtig verstanden habe, geht es Ihnen vor allem um …?“
  
• Gefühle benennen: „Das scheint Sie wirklich zu belasten.“
  
• Nachfragen: „Was wünschen Sie sich konkret vom Personalrat?“
  
• Schweigen zulassen, um dem Gegenüber Raum zu geben.
  

Diese Gesprächstechniken helfen dabei, die Gesprächsdynamik zu entschärfen, Vertrauen aufzubauen – und gleichzeitig bei der eigenen sachlichen Haltung zu bleiben.

Keine Alleingänge – das Gremium einbinden

Gerade bei wiederholt auffälligem Verhalten ist es wichtig, sich Rückendeckung im Gremium zu holen. Besprechen Sie belastende Fälle im internen Kreis, dokumentieren Sie Gesprächsverläufe stichwortartig und holen Sie sich Unterstützung durch weitere Mitglieder bei Gesprächen.

So vermeiden Sie, persönlich in einen Konflikt gezogen zu werden – und sichern eine objektive, demokratische Meinungsbildung.

Wiederholungstäter: Klare Linie fahren

Manche Personen suchen regelmäßig den Personalrat auf, ohne dass sich etwas an der Situation ändert. Typisch sind dabei:

• ausufernde Monologe
  
• ständiges Wiederholen von Vorwürfen
  
• Ablehnung jeder Lösungsmöglichkeit
  
• ständiges Abschweifen vom Thema
  
• manipulative Aussagen wie: „Das haben Sie mir doch letztes Mal versprochen!“
  
• Verweigern von schriftlichen Angaben oder Nachweisen
  

Hier gilt stets: Prüfen Sie, ob ein Gespräch überhaupt noch zielführend ist. Machen Sie deutlich, was der Personalrat leisten kann – und was nicht. Verweisen Sie bei Bedarf an andere Stellen, etwa den Personalservice, die Sozialberatung oder externe Beratungsstellen.

Selbstschutz ist kein Egoismus

Vergessen Sie nicht: Auch Ihre eigene Belastbarkeit hat Grenzen. Der Umgang mit schwierigen Menschen kann emotional ermüden – vor allem, wenn Sie immer wieder mit Wut, Misstrauen oder Ohnmacht konfrontiert werden. Tauschen Sie sich mit Kolleginnen und Kollegen aus, reflektieren Sie Ihr eigenes Verhalten und gönnen Sie sich auch Pausen.